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Conservazione a norma corrispettivi elettronici

Conservazione a norma corrispettivi elettronici

Corrispettivi elettronici: conserva con YouDOX

Conservazione corrispettivi elettronici

 

Sull’imminente introduzione a partire dal 1° luglio 2019 dell’obbligo di invio dei dati dei corrispettivi telematici, un dibattito che occorre necessariamente alimentare è quello legato all’obbligatorietà o meno della loro conservazione a norma.

Di seguito, proviamo a fornire una possibile interpretazione.

– di Francesco Foglio | 07 giugno 2018

 

Natura del corrispettivo

Partiamo dalla definizione di “corrispettivo”. Fiscalmente e contabilmente il “corrispettivo” indica il ricavo “conseguito dai commercianti al minuto e da attività assimilate, per i quali non sussiste l’obbligo di emissione di fattura a meno che non venga espressamente richiesta dal cliente al momento dell’effettuazione dell’operazione” (vedi articolo 22 d.P.R. n. 633/72).

Il “corrispettivo”, dunque, non è un documento ma, semmai, un “elemento contabile di misura di una grandezza finanziaria”. In quanto tale, però, necessita di essere documentato. La funzione di documentazione del momento contabile è per l’appunto “certificata”, per imposizione normativa, dalla produzione di un documento: lo scontrino fiscale (vedi articolo 1 d.P.R. n. 696/1996), la ricevuta fiscale o la fattura (elettronica). L’attività di certificazione si rende necessaria ai fini degli adempimenti fiscalmente previsti oltre che per le attività di monitoraggio e controllo delle competenti Autorità fiscali.

Ciò premesso, senza scendere ulteriormente nel dettaglio della normativa fiscale, proviamo a calare il concetto di certificazione – documentale – del “corrispettivo”, nell’àlveo dell’attuale normativa.

Il D.L. n. 119/2018 ha stabilito che a partire dal 1° luglio 2019 è fatto obbligo, per determinate categorie di contribuenti, di “inviare telematicamente i dati dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate”. La proposizione ancorché mal formulata – ciò che viene inviato è il documento che certifica l’esistenza di un “corrispettivo” e non il “corrispettivo” in quanto tale – probabilmente riprende ciò che linguisticamente, nel gergo comune, si è da sempre inteso essere il “corrispettivo”: un documento fisico tangibile generato a giustificativo di un’operazione contabile.

 

Memorizzazione e conservazione

Fin dall’emanazione del D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127 in tema di “Trasmissione telematica delle operazioni IVA e di controllo delle cessioni di beni effettuate attraverso distributori automatici”, emanato in attuazione delle disposizioni contenute nell’articolo 9, comma 1, lettere d) e g) della legge 11 marzo 2014, n. 23, ss.mm.ii., il Legislatore ha inteso riferirsi al concetto di “memorizzazione” elettronica dei dati dei corrispettivi, piuttosto che a quello di conservazione a norma.

Dal punto di vista meramente normativo, il concetto di “memorizzazione” ha origine nell’abrogata Deliberazione Cnipa n. 11/2004 che lo definiva come “processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’art. 10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, così come modificato dall’art. 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10” laddove, invece, il termine di “conservazione” (sostitutiva) si riferiva al “processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della presente deliberazione”.

Se nel CAD il concetto di “memorizzazione” è andato perduto, è nelle regole tecniche sui sistemi di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013) e sulla formazione del documento informatico (DPCM 13 novembre 2014) che lo troviamo ancora applicato, per altro, in ambiti differenti.

Se nelle prime è utilizzato in riferimento al supporto o a un componente del più ampio sistema di conservazione, nelle seconde è utilizzato quale operazione che, realizzata all’interno di un sistema di gestione informatica, è idonea a garantire le caratteristiche di immodificabilità e di integrità del documento formatosi secondo determinate caratteristiche.

Risulta quindi evidente come la “memorizzazione” non sia sinonimo o equivalente di “conservazione”, poiché quest’ultima non rappresenta solamente uno o più momenti di natura squisitamente tecnica o computazionale legati all’utilizzo del concetto di memoria informatica, ma si riferisce alla più ampia impalcatura tecnica e giuridica di processo disciplinata e regolamentata in modo puntuale dalla normativa italiana ed europea.

 

La formazione del corrispettivo informatico

Se possiamo considerare il “corrispettivo” o meglio, la sua rappresentazione documentale in metalinguaggio XML, quale documento informatico a tutti gli effetti, dobbiamo necessariamente chiederci – soprattutto per comprendere se sia necessario o meno conservarlo all’interno di un processo normato – attraverso quale modalità si forma.

Secondo quanto previsto dall’articolo 3 del DPCM 13 novembre 2014, il documento informatico può essere formato mediante una delle seguenti quattro modalità: redazione, acquisizione, registrazione informatica di informazioni o dati e generazione o raggruppamento di un insieme di dati o registrazioni.

Nel caso specifico del “corrispettivo” telematico, crediamo si possa affermare che questo sia formato mediante redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software (articolo 3, comma 1 lett. a) delle suddette regole tecniche)[1].

Le “Specifiche tecniche per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri di cui all’art. 2, comma 1, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127”, infatti, definiscono il c.d. modulo fiscale, di cui ciascun Registratore Telematico deve essere dotato, quale “componente hardware e software che gestisce la parte fiscale del Registratore Telematico […] in grado di produrre un file a cui è apposto un sigillo elettronico avanzato secondo le disposizioni del Regolamento UE n. 910/2014, che ne garantisce l’origine e l’integrità”.

Pertanto, il Registratore Telematico quale “dispositivo dotato di modulo fiscale e capacità di trasmissione telematica, corredato di identificativo fiscale univoco ed in grado di leggere, memorizzare e trasmettere i dati a valenza fiscale” rappresenta lo strumento tecnologico deputato alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica cui fa riferimento il comma 3 dell’articolo 2 D.Lgs. n. 127/2015 e come tale idoneo a garantire l’inalterabilità e la sicurezza dei dati.

Per quanto sia affermato che il Registratore Telematico è lo strumento di formazione del documento informatico “corrispettivo” idoneo a memorizzare “in memorie permanenti e inalterabili, elaborare, sigillare elettronicamente e trasmettere telematicamente i dati fiscali introdotti attraverso dispositivi di input” (vedi Provvedimento AdE 28 ottobre 2016), occorre poter stabile – con discreta certezza – se questa sia previsione sufficiente a soddisfare i requisiti di cui agli articoli 43 e 44 del CAD, dell’articolo 3, comma 4 del richiamato DPCM 13 novembre 2014 oltre che dell’articolo 3 del DM 17 giugno 2014.  

 

Conservazione sì conservazione no

Sopra abbiamo definito il “corrispettivo” come documento informatico a rilevanza fiscale munito di sigillo elettronico avanzato. Abbiamo inoltre definito che il Registratore Telematico, strumento tecnologico deputato alla produzione, alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica del “corrispettivo”, garantisce inalterabilità e sicurezza del dato “corrispettivo”.

Ciò detto occorre fare alcune considerazioni per comprendere in che modo la natura dello strumento Registratore Telematico e del suo prodotto “corrispettivo”, come sopra delineato, si sposi con le previsioni in tema di conservazione a norma attualmente vigenti.

Con riferimento alla natura del “corrispettivo” quale documento formato (recte prodotto) tramite l’utilizzo di appositi strumenti software, l’articolo 3, comma 4 del DPCM 13 novembre 2014 dispone che “le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; b) l’apposizione di una validazione temporale; c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; e) il versamento ad un sistema di conservazione”.

L’articolo 3 del DM 17 giugno 2014, poi, prevede che ai fini della loro rilevanza fiscale i documenti informatici debbano essere conservati in modo tale che: “a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove  tali informazioni siano obbligatoriamente previste […]”.

A quest’ultimo articolo sono collegate le previsioni di cui all’articolo 43 del CAD per cui “gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida”, oltre all’articolo 44 per cui “il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida”.

Anche se l’elenco non rispetta l’ordine gerarchico delle fonti, i principali elementi che ci consentono di costruire in modo logico una proposizione che possa dirci con discreta certezza quale linea possa prevalere, ci sono tutti.

Pertanto, se resta vero che:

. il “corrispettivo” è un documento informatico la cui formazione richiede, affinché ne siano determinate le caratteristiche di integrità e autenticità, che sia almeno versato in un sistema di conservazione. Non sembra infatti potersi affermare che il Registratore Telematico sia assimilabile a un sistema di gestione documentale né, tanto meno, che l’apposizione del sigillo elettronico avanzato sia sostitutivo della sottoscrizione con firma digitale o con firma elettronica qualificata (articolo 3, comma 4 del DPCM 13 novembre 2014);

. il “corrispettivo” è un documento informatico che, per via della sua rilevanza tributaria, deve essere conservato a norma in modo che “siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste” (articolo 3 del DM 17 giugno 2014);

. il sistema di conservazione a norma, cui deve essere sottoposto il documento informatico a rilevanza fiscale “corrispettivo”, debba porre in essere procedure tali da garantire la conformità ai documenti originali e in conformità alle Linee guida AgID assicurando, inoltre, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida AgID (articoli 43 e 44 CAD),

allora,

l’attività di mera “memorizzazione” del documento “corrispettivo” non può considerarsi di per sé sufficiente a rispondere alle molteplici esigenze di compliance previste dall’attuale normativa; sia in termini di processo applicato alla sua generazione sia al mantenimento nel lungo periodo delle caratteristiche di autenticità, leggibilità e reperibilità del documento. Ancor meno, per altro, pare sia possibile sostenere in termini di Funzioni e Ruoli specifici normati per il solo processo di conservazione e deputati al presidio delle attività di supervisione, monitoraggio e gestione dei flussi documentali e degli archivi di conservazione

[1] Escluderei che il “corrispettivo” possa ritenersi formato per acquisizione telematica (articolo 3, comma 1 lett. b) DPCM 13 novembre 2014), rappresentando questa la modalità di colloquio realizzata dal Registratore Telematico con l’Agenzia delle Entrate.

 

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Partnership DocuMI-Retitalia

Partnership DocuMI-Retitalia

 

Fatturazione elettronica e riconciliazione dei dati sul cassetto fiscale: il caso Retitalia SpA

Dall'emissione di fatture elettroniche in nome e per conto nell'ambito di contratti di netting alla riconciliazione dei dati presenti nell'area fatture e corrispettivi 

Retitalia SpA. Fondata nel 2005 grazie all’iniziativa dei più importanti operatori privati del settore petrolifero, Retitalia è oggi una delle realtà più dinamiche e innovative nel mercato italiano della distribuzione di carburanti, in grado di soddisfare le esigenze dei piccoli e medi clienti.

Nel corso degli anni, con l’ambizione di diventare una delle aziende di riferimento del settore e soddisfare una esigenza sempre più forte da parte dei propri Clienti e dei propri Partner, Retitalia ha consolidato la sua proposta, andando oltre la tradizionale offerta di prodotto petrolifero e concentrando le proprie energie anche nello sviluppo e nella fornitura di servizi altamente innovativi e personalizzati. 

Grazie all’esperienza qualificata della propria organizzazione, al dinamismo imprenditoriale, al desiderio di modernità dei suoi soci e alla partnership con le maggiori petrolifere, l’azienda è stata in grado di raggiungere in poco tempo una posizione di rilievo nel mercato nazionale, rafforzando la sua competitività.

DocuMI.  Conservatore accreditato AgID – Agenzia per l’Italia Digitale – qualificato art. 24 eIDAS, focalizzato sullo sviluppo di servizi digitali e soluzioni tecnologiche innovative, specializzato nel fornire servizi di fatturazione elettronica e conservazione a norma. 

Caratterizzate da un basso impatto di implementazione e dalla conseguente rapidità di integrazione, le soluzioni applicative proposte da DocuMI vantano un elevato livello di adozione in molteplici industry di mercato grazie alla loro flessibilità ed efficienza.

Grazie agli oltre 10 anni di esperienza, DocuMI è il digital partner scelto dalle medio-grandi aziende che hanno scelto di investire nella digitalizzazione dei processi di critical business e nell’outsourcing delle funzioni di back office avanzato con l'obiettivo di aumentare produttività e performance, migliorare i processi collaborativi e rispettare i più elevati standard di sicurezza e di compliance normativa.

“L'informatica ha un ruolo determinante in società come Retitalia, caratterizzate da volumi elevati in termini transazionali e da una competitività spinta nel mercato. È necessario supportare il business con strumenti innovativi che possano ottenere efficienza operativa nelle attività quotidiane o integrare nuovi servizi al portafoglio caratteristico dell’azienda."

Ing. Fabio Mattaboni, Direttore Sistemi Retitalia SpA

La fatturazione elettronica nell'ambito dei contratti di netting

 

Com’è noto dal 1°luglio 2018 i gestori degli impianti stradali di distribuzione carburante sono coinvolti nella fatturazione elettronica non solo dal lato passivo, ovvero per le fatture che ricevono dai fornitori, ma anche dal lato attivo, per le fatture emesse nei confronti delle compagnie petrolifere o altri intermediari nell'ambito dei contratti di “netting” e similari.

Il caso tipico è quello di una società petrolifera che stipula con i gestori degli impianti stradali di distribuzione di carburante un contratto di somministrazione in base al quale il gestore si impegna, a fronte di un corrispettivo, ad eseguire a favore della società petrolifera cessioni periodiche o continuative, consistenti nel rifornimento di carburante alle società aderenti al sistema delle tessere magnetiche/carte carburante, che a loro volta hanno stipulato un contratto di somministrazione con la stessa società petrolifera.

Nel rapporto tra gestore e società petrolifera il primo emette nei confronti di quest'ultima regolare fattura elettronica per le somministrazioni effettuate a favore della società beneficiaria delle forniture di carburante. La società petrolifera, a sua volta, emette fattura nei confronti della società che fruisce della somministrazione nei termini previsti dall’art. 6, comma 2, lettera a), del decreto IVA, in base al flusso di informazioni automatizzate di tutti i prelievi effettuati con l'utilizzo delle carte magnetiche.

L’esigenza di Retitalia SpA

Dall’emissione in nome e per conto alla quadratura dei flussi di contabilità

 

Risultando coinvolta dall’obbligo di fatturazione elettronica in partenza il 1° luglio 2018, Retitalia Spa necessitava di rispondere a molteplici esigenze legate ai diversi aspetti del nuovo processo di fatturazione.

Come evidenzia il Direttore dei sistemi Ing. Fabio Mattaboni, l’informatica ha un ruolo determinante in società come Retitalia, caratterizzate da volumi elevati in termini transazionali e una competitività spinta nel mercato:

“È necessario supportare il business con strumenti innovativi che possano ottenere efficienza operativa nelle attività quotidiane o integrare nuovi servizi al portafoglio caratteristico dell’azienda. La fatturazione elettronica ha consentito di introdurre efficienza operativa nelle attività di contabilizzazione e fatturazione con automatismi spinti che hanno liberato le risorse aziendali della manualità precedente”.

In primis vi era la necessità di comprendere e applicare coerentemente alla propria realtà il quadro normativo di riferimento, al fine di implementare in tempo utile un processo che risultasse compliant ancor prima che efficiente.

In parallelo alla comprensione e relativa applicazione della normativa si palesava la necessità di strutturare in tempi rapidi un processo di fatturazione elettronica attiva e passiva snello, sicuro e cost effective.

All’interno di questo perimetro, particolare focus veniva posto sull’esigenza di creare un efficace processo di predisposizione ed emissione delle fatture elettroniche in nome e per conto dei gestori degli impianti stradali di distribuzione di carburante che prevedesse, oltre all’invio, la messa a disposizione delle fatture elettroniche ai gestori stessi.

Naturalmente, a monte di tutto il processo, risultava indispensabile definire e applicare un rigoroso monitoraggio e una precisa quadratura della contabilizzazione relativa ai flussi delle carte carburante.

Compliance, efficienza e automation: la risposta DocuMI

L'emissione in nome e per conto dei gestori degli impianti

 

Forte della consolidata esperienza maturata in processi di fatturazione elettronica e conservazione a norma per realtà strutturate, DocuMI ha saputo rispondere in modo rapido e pragmatico alle esigenze di Retitalia Spa, abilitandola alla fatturazione elettronica nei tempi previsti e introducendo soluzioni innovative in grado di ridurre operatività, tempi e costi.

L’analisi preliminare delle procedure as is si è tradotta rapidamente nella definizione del processo di fatturazione elettronica attiva e passiva a regime, in primis per Retitalia stessa.

Presa in carico dei flussi documentali, controlli di completezza e validità formale sui documenti ricevuti, apposizione della firma digitale, invio tramite SdI e gestione delle notifiche d’esito, ricezione tramite codice destinatario dedicato, messa a disposizione delle fatture ricevute e conservazione a norma di fatture, notifiche ed allegati: un processo completo e automatizzato sia lato attivo che passivo supportato da strumenti di reportistica e monitoraggio.

In parallelo è stato implementato l’invio delle fatture elettroniche in nome e per conto dei gestori: questo processo prevede l’emissione da parte di Retitalia, attraverso DocuMI, delle fatture elettroniche dirette a Retitalia stessa da parte dei gestori degli impianti stradali di distribuzione carburante.

In aggiunta alla predisposizione e all’invio, DocuMI ha provveduto a mettere a disposizione dei gestori stessi le fatture, in formato XML e PDF, che Retitalia ha inviato in loro nome e per conto inviando loro una comunicazione via PEC.

Quadratura dei flussi passivi e riconciliazione dei dati sul cassetto fiscale

L'innovazione al servizio dei processi di contabilizzazione

 

La completa integrazione di processo ha consentito a DocuMI di sviluppare, sulla base di specifiche esigenze di Retitalia, due innovativi servizi per la quadratura dei flussi di fatturazione gestiti da e verso le società petrolifere.

 

Le fatture ricevute dalle società petrolifere

Con il passaggio alla fatturazione elettronica le società petrolifere dismetteranno via via i processi di invio dei flussi di contabilizzazione delle fatture emesse verso Retitalia, privando quest’ultima degli strumenti di quadratura necessari alla contabilizzazione delle stesse nei propri sistemi gestionali.

Per superare il problema, DocuMI ha sviluppato e integrato con le soluzioni gestionali di Retitalia un processo di “certificazione” di coerenza tra i flussi di contabilizzazione inviati dalle società petrolifere e le fatture ricevute dal Sistema di Interscambio, permettendo a Retitalia di validarne la correttezza del contenuto prima della contabilizzazione.

 

Le fatture emesse in nome e per conto dalle società petrolifere

Sul versante opposto, sempre con il passaggio alla fatturazione elettronica, Retitalia necessitava di potere scaricare dal proprio cassetto fiscale le fatture emesse in suo nome e per conto dalle società petrolifere.

L’esigenza, infatti, nasceva dalla considerazione che trattandosi di fatture attive emesse da un soggetto terzo, Retitalia non sarebbe potuta entrarne in possesso – ai fini della contabilizzazione – se non accendendo al proprio cassetto fiscale.

DocuMI, grazie allo sviluppo di servizi tecnologicamente avanzati e a meccanismi di automation, ha realizzato un servizio per l’automazione di processo che oggi consente a Retitalia di scaricare le fatture dal proprio cassetto fiscale massimizzando l’efficienza e l’efficacia di un’attività diversamente macchinosa e costosa sotto il profilo operativo.

Il processo di riconciliazione dei dati presenti sul cassetto fiscale DocuMI è completato e rafforzato dalla messa a disposizione di strumenti di reportistica dedicata finalizzati ad ottimizzare il processo amministrativo.

 

"La fatturazione elettronica ha consentito di introdurre efficienza operativa nelle attività di contabilizzazione e fatturazione con automatismi spinti che hanno liberato le risorse aziendali della manualità precedente”.

Ing. Fabio Mattaboni, Direttore Sistemi Retitalia SpA

Partnership DocuMI-Acut

Partnership DocuMI-Acut

 

Fatturazione elettronica e integrazione con gli ERP: il caso di successo di ACUT & YouDOX

Oltre 250 aziende e più di 30.000 fatture gestite a poco più di un mese dalla partenza: l’efficienza documentale incontra la gestione amministrativa

 

Acut. Trent’anni di esperienza nel mercato dei software gestionali e una spiccata predisposizione all’innovazione e all’avanguardia tecnologica. ACUT Servizi, con le proprie soluzioni gestionali rivolte alla piccola e media impresa manifatturiera, commerciale e di servizi, offre ai propri utenti un applicativo ERP di gestione globale dell’attività aziendale. Con la propria soluzione gestionale verticale studiata appositamente per il settore impiantistico, ACUT offre inoltre una soluzione software integrata alle aziende di tutta Italia che installano impianti.

DocuMI.  Conservatore accreditato AgID e operatore focalizzato sullo sviluppo di soluzioni tecnologiche innovative e in continua evoluzione, con la graduale entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria specializza la propria offerta su servizi di fatturazione elettronica e conservazione a norma. Caratterizzati da un basso impatto di implementazione e dalla conseguente rapidità di integrazione, le soluzioni applicative proposte da DocuMI vantano un elevato livello di adozione in molteplici industry di mercato.

In comune tra le due realtà, la ricerca di soluzioni ad alta efficienza operativa, oltre che una spiccata propensione al problem solving. Queste le basi della sinergia nata tra Acut e DocuMI nell’ottica della fatturazione elettronica.

In linea con la propria visione d’innovazione e avanguardia, con quasi un anno di anticipo rispetto all’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica in ambito b2b, Acut servizi arricchisce la propria soluzione gestionale con YouDOX, il software di fatturazione elettronica e conservazione a norma realizzato da DocuMI per la gestione delle operazioni legate all’invio, alla ricezione e ordinata archiviazione del documento fiscale. Questo gioco d’anticipo ha permesso ad Acut di cavalcare l’onda della fatturazione elettronica obbligatoria senza alcuno scoglio.

 

"L’obiettivo principale che ci siamo posti nella scelta è stato la ricerca di un partner e non di un fornitore, ovvero un’azienda con la quale lavorare in sinergia"

Pietro Pavan, ERP Project Manager ACUT

 

La soluzione integrata Acut-YouDOX per la fatturazione elettronica sfrutta il canale di comunicazione massivo accreditato da DocuMI presso il Sistema di Interscambio (SdI) e consente all’utente di inviare, ricevere e monitorare i flussi di fatturazione elettronica in una soluzione efficiente di continuità con il proprio sistema gestionale.

Una sinergia di successo quella tra YouDOX e la suite gestionale ACUT, che sta accompagnando centinaia di aziende ad affrontare la sfida della fatturazione elettronica e ha visto transitare quasi 30.000 fatture elettroniche attraverso SdI. Un caso esemplare di networking collaborativo che, in una prospettiva evolutiva, aprirà certamente la strada a un percorso di crescita ed evoluzione comune nella direzione di una completa dematerializzazione del patrimonio informativo aziendale.

"Oggi, a un mese e mezzo dall’entrata in vigore, le centinaia di aziende utenti emettono quotidianamente fatture elettroniche con i nostri sistemi e, grazie al connettore Acut-Youdox, le inviano, sia singolarmente che massivamente, monitorandone l’andamento sul portale YouDOX."

Fatturazione elettronica condomìni: facciamo il punto

Fatturazione elettronica condomìni: facciamo il punto

Fatturazione elettronica condomìni: facciamo il punto

Soggetto privo di soggettività tributaria o soggetto passivo d’imposta? Una riflessione sulle configurazioni possibili ed i relativi risvolti in ambito fatturazione elettronica condomini.

– di Francesco Foglio | 30 novembre 2018

Con il passaggio al regime obbligatorio della fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2019 – almeno così sembra essere al momento in cui scriviamo – al netto dei soggetti che “certamente” saranno esclusi[1], ci si chiede come debbano comportarsi i Condomìni nei confronti dei propri fornitori.

Tipicamente il condomìnio – la cui natura giuridica può essere considerata “ibrida” [2]– è un soggetto privo di soggettività tributaria, recentemente assimilato dall’Agenzia delle Entrate al consumatore finale [3] che, pertanto, è da considerarsi “trasparente” non assumendo mai la qualifica di soggetto passivo di imposta. Rispetto alla sua posizione tributaria, tuttavia, esistono alcune residuali eccezioni.

Il caso più interessante è quello di cui si è occupata inizialmente l’Agenzia delle Entrate con la Circolare 19 luglio 2007, n. 46/E e, successivamente, con la Risoluzione 10 agosto 2012, n. 84/E.

Si tratta infatti dei Condomìni che utilizzano una o più parti c.d. comuni – quelle di cui ciascun condomino è comproprietario pro-quota – per fini diversi da quelli strettamente condominiali e, nello specifico, per l’installazione di impianti fotovoltaici di potenza superiore ai 20 kw o comunque fino a 20 kw ma con cessione totale dell’energia prodotta. In questo caso, infatti, secondo quanto stabilito dall’Agenzia delle Entrate, il condomìnio è assimilabile a una società di fatto operante attività commerciale abituale e conseguentemente sul piano fiscale:

a) ai fini delle imposte dirette, tenuto ad applicare le norme previste dal TUIR per le società in nome collettivo ai sensi dell’art. 5, concernente “Redditi prodotti in forma associata”, il quale al comma 3, lett. b), dispone che “ai fini delle imposte sui redditi le società di fatto sono equiparate alle società in nome collettivo o alle società semplici secondo che abbiano oggetto o non abbiano per oggetto l’esercizio di attività commerciali”;

b) ai fini dell’IVA, considerato un soggetto passivo d’imposta ai sensi dell’art. 4, del DPR 26 ottobre 1972, n. 633 e, pertanto, obbligato ai relativi adempimenti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto.

In virtù di tale particolare natura, la società di fatto tra condòmini – nell’ambito della gestione dell’impianto fotovoltaico – dovrà emettere, relativamente all’energia che immette in rete, fattura nei confronti del Gestore dei Servizi Energetici. Fattura che, già a partire da marzo 2015, doveva necessariamente essere elettronica e veicolata tramite Sistema di Interscambio.

Questo è, a oggi, l’unico caso in cui sarà necessario richiedere l’attribuzione di partita iva quale “produttore e venditore di energia”.

Esaminato il caso “speciale”, veniamo a quello più generale relativo alla gestione della fatturazione elettronica.

Innanzitutto va precisato che non ci sono particolari obblighi in capo al condomìnio che, in ogni caso, potrebbe essere chiamato a ricevere in formato elettronico una fattura passiva da un proprio fornitore per la cessione di beni o la prestazione di servizi effettuate nei suoi confronti.

L’assimilazione al consumatore finale mette quindi il condomìnio nella facoltà e non nell’obbligo, di dotarsi di una PEC o di un codice destinatario – per il caso in cui si avvalga di un intermediario terzo – da comunicare ai propri fornitori. Per altro, come previsto dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 , n. 89757, il fornitore sarà tenuto a rilasciare al condomìnio (qui da intendersi come consumatore finale) “copia informatica o analogica della fattura elettronica, comunicando contestualmente che il documento è messo a sua disposizione dal SdI nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate”.

La qualifica di consumatore finale, inoltre, ha un’evidente ricaduta in ambito di conservazione a norma delle fatture elettroniche. Se il condomìnio dotato di partita iva è senza dubbio obbligato a conservare le fatture elettroniche emesse e ricevute, qual è invece la posizione del condomìnio dotato di solo codice fiscale per il caso di ricezione delle fatture elettroniche da propri fornitori?

Il comma 1 dell’articolo 21 d.P.R. n. 633/72 dispone che “[…] il ricorso alla fattura elettronica e’ subordinato all’accettazione da parte del destinatario […]”.

In tal senso la Circolare 24 giugno 2014, n. 18/E, aveva precisato che “Il destinatario della fattura elettronica può decidere o meno di “accettare” tale processo. In particolare, qualora non lo accetti ai fini fiscali, potrà materializzare il documento – garantendone la leggibilità – invece di stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica”. La stampa e la conservazione analogica della fattura ricevuta in elettronico, quindi, “rappresentano un comportamento concludente per esprimere l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come “elettronica”.

Sul punto, da ultimo, è intervenuta ancora l’Agenzia delle Entrate nelle recenti “Risposte alle domande più frequenti sulla fatturazione elettronica”. Nello specifico l’Agenzia ha precisato che “Gli operatori che rientrano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario e gli operatori identificati (anche attraverso rappresentante fiscale) in Italia non hanno […] neppure l’obbligo di conservare elettronicamente quelle ricevute nel caso in cui il soggetto non comunichi al cedente/prestatore la PEC ovvero un codice destinatario con cui ricevere le fatture elettroniche”.

Pertanto, se ragionassimo del pari sui Condomìni – equiparati al consumatore finale – l’obbligo di conservare a norma le fatture elettroniche si realizzerebbe solo nel caso in cui questi soggetti decidessero di comunicare una PEC o un proprio codice destinatario ai fornitori, di fatto accettando il processo di generazione/trasmissione della fattura elettronica.


[1] https://www.ilsole24ore.com/art/norme-e-tributi/2018-11-24/dai-medici-forfait-5-partite-iva-10-fuori-e-fattura-103229.shtml?uuid=AECpfqlG 
[2] Nonostante il Condominio sia privo di personalità giuridica, infatti, è comunque individuato quale soggetto che deve adempiere a particolari obblighi. Sono dotati di personalità giuridica tutti quegli enti che godono di autonomia patrimoniale perfetta, rispondendo cioè delle proprie obbligazioni tramite il proprio patrimonio e non tramite quello di chi li compone. Ciò spiega perché il Condominio non è soggetto di diritto né soggetto passivo autonomo cui imputare proventi o redditi derivanti dalle parti comuni, pur se identificato tramite codice fiscale ed individuato quale sostituto d’imposta e destinatario di altri obblighi fiscali.

[3] Così le recenti FAQ rilasciate da Agenzia delle Entrate https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/file/Nsilib/Nsi/Schede/Comunicazioni/Fatture+e+corrispettivi/FAQ+fe/Risposte+alle+domande+piu+frequenti+tutte/FR+risposte+alle+domande+piu+frequenti/FAQ+fatturazione+elettronica.pdf
https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/normativa+e+prassi/provvedimenti/2018/aprile+2018+provvedimenti/provvedimento

[4] https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/normativa+e+prassi/provvedimenti/2018/aprile+2018+provvedimenti/provvedimento+30042018+fatturazione+elettronica


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Partnership DocuMI-CEI Systems

Partnership DocuMI-CEI Systems

Inviare fatture elettroniche dal punto cassa: nasce la soluzione integrata YouDOX e CEI SYSTEMS

Dal 01/01/2019 sarà possibile emettere e gestire fatture elettroniche direttamente dai punti cassa CEI SYSTEMS grazie all’integrazione con il servizio YouDOX realizzato da DocuMI.

Dalla collaborazione DocuMI e CEI Systems, player affermati nei rispettivi mercati, nasce una soluzione integrata, evoluta e completa. 

Dal piccolo ristorante alle attività commerciali più articolate e complesse, la soluzione consentirà un processo di fatturazione elettronica snello, rapido e a norma.

L’esercente sarà in grado di creare ed inviare fatture elettroniche in modo semplice e veloce dal registratore di cassa, senza modificare la propria operatività e con la garanzia di essere in linea con la normativa di riferimento. 

Le fatture elettroniche generate dai punti cassa CEI Systems verranno controllate formalmente ed inviate da YouDOX ai destinatari tramite il Sistema di Interscambio, per poi essere conservate a norma per 10 anni con le relative notifiche d’esito restituite da SdI. 

DocuMI rappresenta infatti un canale accreditato al Sistema di Interscambio per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche oltre a rientrare nell’Albo dei Conservatori Accreditati AgID - Agenzia per l’Italia Digitale - esprimendo massima garanzia in termini di tutela e conservazione dei dati nonché di livelli di servizio.

La soluzione realizzata consentirà di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle fatture inviate, che potranno essere visualizzate e gestite in formato leggibile da più operatori simultaneamente.

Inoltre, l’esercente sarà in grado di ricevere le fatture elettroniche dai fornitori tramite il codice destinatario assegnatogli, evitando in questo modo le notevoli complessità legate all’utilizzo della PEC quale canale di ricezione.

Le fatture ed i relativi allegati saranno infatti disponibili per la gestione e la visualizzazione facilitata sia da parte dell’esercente che da parte dei soggetti a cui lo stesso ha affidato la contabilità: la soluzione permette di concedere l’accesso a soggetti terzi tramite la creazione di una sotto-utenza dedicata in pochi semplici passaggi.

Le fatture elettroniche passive potranno essere quindi scaricate massivamente nel formato XML per l’importazione nel sistema gestionale ai fini della contabilizzazione.

 

In vista dell’imminente scadenza di gennaio 2019, che rischia di trovare impreparate una buona parte delle realtà imprenditoriali italiane, la soluzione sviluppata rappresenta lo strumento ideale per affrontare l’obbligo con sicurezza ed efficienza, ma soprattutto con uno sguardo concreto rivolto ad un futuro che impone business sempre più digital e paperless.

 

CEI Systems è un’azienda specializzata nella progettazione, produzione e commercializzazione di sistemi per la gestione del punto cassa.

Sul mercato dal 1986, offre prodotti dedicati e specializzati principalmente per il food & beverage, ma anche per gli esercizi commerciali in genere.

Semplicità, affidabilità e durata nel tempo contraddistinguono le soluzioni CEI Systems, che completa l’elevata qualità dei prodotti commercializzati con un servizio di assistenza professionale ed un focus costante sulle esigenze del Cliente.

 

 

DocuMI è una realtà imprenditoriale specializzata nell’offerta di servizi documentali integrati e soluzioni tecnologiche di processo.

Trasversalmente a più mercati DocuMI rappresenta il Digital Partner di aziende e professionisti che vogliono investire nell’innovazione e nell’efficientamento dei processi di business.

La mission di DocuMI consiste nell’ottimizzare i processi amministrativi e di back office ad alto contenuto documentale attraverso soluzioni tecnologiche innovative ed una costante attività di ricerca e sviluppo, vero e proprio motore dell’attività aziendale.

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