Fatturazione elettronica europea: l’e-invoicing nel public procurement e nel cross border trade

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Fatturazione elettronica europea

Fatturazione elettronica europea: l’e-invoicing nel public procurement e nel cross border trade

L’evoluzione della normativa, gli standard ed il ruolo di PEPPOL nei processi di fatturazione elettronica europea

 

Ad oggi Enti pubblici e privati ​​che operano nei diversi Stati membri dell'UE devono implementare processi e sistemi complessi a causa delle differenze in standard tecnici e requisiti legali, che aumentano notevolmente i costi di setup e manutenzione dei sistemi di fatturazione elettronica.

A fronte di ciò come stanno evolvendo il panorama normativo, le soluzioni a disposizione ed il ruolo di PEPPOL per assicurare un efficiente scambio digitale di documenti nel public procurement e nel B2B?

 

Fatturazione elettronica europea: dall’emergenza sanitaria un’ulteriore spinta verso il mercato unico digitale

Nello scenario attuale appare inevitabile che il boost alla digitalizzazione già in atto, innescato ulteriormente dall’emergenza sanitaria in corso e dall’obbligo di distanziamento sociale, produrrà un’accelerazione nel percorso di implementazione della fatturazione elettronica europea.

E’ evidente, infatti, che l’efficienza riscontrata nella sempre più frequente gestione dei flussi documentali in modalità digitale, debba essere replicata anche nella gestione dei processi di fatturazione all’interno dell’Unione Europea, abilitando così workflow fluidi ed efficaci.

Attualmente ciascuno stato membro dell’Unione sta portando avanti in autonomia la regolamentazione, tecnico e normativa, dei processi di fatturazione elettronica tra soggetti pubblici e privati.

Nonostante l’eterogeneità dello scenario, il quadro normativo di riferimento, gli standard e i framework disponibili costituiscono una base sufficientemente chiara e completa per una reale e rapida diffusione di un modello standard di fatturazione elettronica in Europa.

Un modello unico di fatturazione elettronica europea promuoverà commercio transfrontaliero, organizzazione, innovazione ed efficienza, soprattutto nelle Pubbliche Amministrazioni. L'utilizzo della fatturazione elettronica nel settore pubblico, infatti, modernizzerà le Pubbliche Amministrazioni, fornendo agli Stati membri vantaggi significativi sotto forma di abbattimento dei costi, ridotto impatto ambientale, semplificazione delle procedure amministrative e maggiore trasparenza fiscale.

L’obiettivo è quello di trasformare 28 mercati nazionali in un unico mercato digitale, superando le attuali barriere alle transazioni online pubbliche e private.

 

La Direttiva 2014/55 e l’introduzione dello standard di fatturazione elettronica europea

La Direttiva 2014/55, pubblicata il 16 aprile 2014, stabilisce uno standard di fatturazione elettronica europea per garantire l'interoperabilità tra Stati membri con l'obiettivo di razionalizzare gli appalti pubblici ed il commercio elettronico transfrontaliero.

L'organismo responsabile della creazione di questo standard europeo è il Comitato europeo di standardizzazione (Comitato europeo di normalizzazione o CEN).

L'attuazione della norma europea ha l’obiettivo di promuovere l'utilizzo della fatturazione elettronica nel public procurement e nel cross border trade: gli Stati membri dovranno adottare, pubblicare e attuare le leggi e regolamenti per agire in conformità con la Direttiva stessa.

Dal 18 aprile 2019 vige l’obbligo per le Pubbliche Amministrazione e gli Enti aggiudicatori centrali di ricevere ed emettere fatture nei formati XML UBL (Universal Business Language) 2.1 e CII (Cross Industry Invoice) 16B, ovvero conformi alla norma tecnica europea EN 16931 del 2017.

A partire dal 18 aprile 2020, l’obbligo di adeguarsi allo standard europeo viene esteso anche alle Pubbliche Amministrazioni locali, ad eccezione delle forniture di beni o servizi nei settori della difesa e della sicurezza.

Da tale data, tutte le Pubbliche Amministrazioni europee devono obbligatoriamente essere in grado di gestire la fattura elettronica europea, così da superare le problematiche legate all’utilizzo di diversi sistemi di fatturazione nei singoli paesi.

Tale cambiamento apre le porte a moltissime aziende che, a fronte degli adempimenti necessari per partecipare ad una gara internazionale, sperimentavano non poche difficoltà nel trovare risorse e nell’affrontare i costi di completamento dell’iter e adeguamento dei processi.

L’Unione Europea ha quindi identificato nei formati XML UBL e nella rete Peppol gli strumenti necessari per semplificare le gare pubbliche comunitarie, garantendo l’interoperabilità a livello internazionale.

Ora sarà compito delle aziende adeguarsi e sfruttare la standardizzazione in atto per espandere il proprio business e migliorare il proprio posizionamento.

 

Lo standard europeo e la piattaforma PEPPOL

Al fine di garantire la massima interoperabilità tra tutti gli stati membri, il Comitato Europeo di standardizzazione di definire gli standard per la fatturazione elettronica europea.

Una volta riconosciuto uno standard europeo tutte le aziende saranno in grado vendere i loro prodotti e servizi in un singolo digital market europeo.
La decisione di limitare il numero di formati per l'implementazione di un modello di fatturazione elettronica europea ha lo scopo di semplificarne l’adozione e l’utilizzo.

Le due sintassi approvate dal CEN sono le seguenti:

  • UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML come specificato nello schema XML 16B (SCRDM – CII)
  • UBL come definito nella ISO/IEC 19845:2015

Pubbliche Amministrazioni europee e loro fornitori dovranno quindi scambiarsi fatture elettroniche il cui formato sia in linea con gli standard e le sintassi approvate.

L’infrastruttura di rete sviluppata per sfruttare a pieno lo standard UBL 2.1 e garantire l’interscambio di fatture aventi lo stesso formato in tutta Europa è la piattaforma PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line).

PEPPOL consente lo scambio di diverse tipologie documentali (fatture, ordini, ddt, listini) nell’ambito delle relazioni di business B2G e B2B in tutta Europa attraverso Access Point messi a disposizione da provider certificati, come DocuMI Srl.

Un esempio concreto di utilizzo dell’infrastruttura PEPPOL in Italia è rappresentato dall’invio e dalla ricezione di ordini elettronici da parte delle aziende fornitrici degli Enti appartenenti al SSN nazionale, obbligatorio dal 1° febbraio 2020.

In questo caso, infatti, gli ordini viaggiano su network Peppol, veicolati da provider abilitati che costituiscono gli Access point alla rete.

La logica di funzionamento della piattaforma PEPPOL è pertanto speculare a quella che regola lo scambio di fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio.

Così come nell’ambito dei processi di fatturazione elettronica in Italia le imprese hanno identificato specifici provider che gestiscono un canale accreditato al SdI, così le Pubbliche Amministrazioni centrali e locali e le imprese private aggiudicatrici dovranno rivolgersi ad Access Point certificati per gestire efficacemente invio, ricezione e monitoraggio delle fatture elettroniche europee.

In Italia PEPPOL è stato introdotto da AgID, che riveste il ruolo di PEPPOL Authority definendo le regole tecniche per l’interoperabilità dei sistemi, oordinando le attività necessarie all’adozione della piattaforma e certificando le aziende che mirano a diventare Access Point.

Oltre all’Italia PEPPOL è attualmente operativo nel Regno Unito, Francia, Norvegia, Paesi Bassi, Austria, Italia, Belgio e altri paesi.

Il vero obiettivo nel breve-medio termine, quindi, sarà quello di mettere a fattor comune le esperienze maturate a livello nazionale e nell’ambito del procurement pubblico europeo, per portare tali modelli nel settore privato e creare un unico grande mercato digitale.

 

DocuMI Srl è un International Certified Peppol Access Point abilitato a gestire l’invio e la ricezione di ordini elettronici in Italia via Peppol/NSO e l’invio di fatture elettroniche alle Pubbliche Amministrazioni Europee, con progetti di fatturazione attivi verso Croazia, Francia, Finlandia e Portogallo.

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