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La Business Intelligence di YouDOX

La Business Intelligence di YouDOX

 

E' nata la Business Intelligence di YouDOX

Tutta la potenza dell’innovazione al servizio del tuo processo decisionale

In un mondo sempre più permeato da informazioni non strutturate, tra innovazioni tecnologiche e prevalenza del lavoro immateriale, l’economia della conoscenza avrà un ruolo sempre più pervasivo. 

Secondo la nota espressione coniata dall’economista Peter Drucker, l’utilizzo delle informazioni genera valore, mentre l’utilizzo della conoscenza, dal punto di vista aziendale, è “una risorsa scarsa che consente, a chi la possiede, di trarre un vantaggio competitivo”.

La Business Intelligence YouDOX nasce esattamente con questo proposito: sfruttare i dati a disposizione dell’azienda per creare consapevolezza sull’efficienza, sui trend e sull’evoluzione futura del proprio business al fine di orientare efficacemente la strategia aziendale.

Come? Semplificando al massimo l’aggregazione e l’analisi dei dati rilevanti e fornendo informazioni strategiche a favore di un reale vantaggio competitivo sul mercato e del raggiungimento degli obiettivi di budget. 

Uno strumento appositamente sviluppato per garantire un monitoraggio efficace ed efficiente delle performance in modo semplice e immediato.

La Business Intelligence di YouDOX però va oltre la presentazione del dato in forma semplificata. YouDOX auto apprende ed aggiorna quotidianamente le specificità del business, rilevandone gli andamenti più significativi e fornendo dati e previsioni ponderate, per consentire decisioni veloci ed efficaci. 

L’utilizzo di modelli di auto-apprendimento e di previsione nel medio e lungo periodo, unitamente alla costante ricerca di insights strategici, consente alla Business Intelligence di YouDOX di delineare l'evoluzione futura del business, supportando le scelte strategiche funzionali al raggiungimento degli obiettivi finanziari aziendali.

L'evoluzione di YouDOX continua ponendo i dati al centro del processo decisionale  dell'impresa, liberando il potere dell'intuizione e consentendo di trasformare informazioni non strutturate in decisioni e azioni che migliorano il business. 

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Il Nodo Smistamento Ordini e la standardizzazione dei processi di procurement

Il Nodo Smistamento Ordini e la standardizzazione dei processi di procurement

Nodo Smistamento Ordini

L’ennesimo pezzo del complesso puzzle chiamato standardizzazione dei processi di procurement, sta per essere aggiunto.

Gli elementi ci sono pressoché tutti: un unico formato semantico/sintattico standard di comunicazione, un canale di trasmissione interoperabile su scala europea e un indirizzo politico chiaro circa le sorti verso cui deve dirigersi il procurement in ambito pubblico e privato.  

A Ottobre, infatti, per le aziende del Servizio Sanitario Nazionale, entrerà in vigore l’obbligo di inviare esclusivamente in formato elettronico i documenti attestanti lo scambio degli ordini per l’acquisto di beni o servizi e la loro esecuzione.

L’obbligo, nello specifico, dovrà essere attuato mediante l’utilizzo del Nodo Smistamento Ordini (NSO) integrato con altri sistemi di controllo e monitoraggio nell’ambito della finanza pubblica, quali la Piattaforma Crediti Commerciali (PCC), il Nodo di Smistamento Ordini (NSO) dei pagamenti e degli incassi (SIOPE+), il già conosciuto Sistema di Interscambio (SDI) e la Banca Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP).

 

– di Francesco Foglio | 19 giugno 2018

 

L’obbligo normativo

Con l’obiettivo di incentivare gli strumenti a disposizione della Pubblica Amministrazione per garantire trasparenza nella catena degli approvvigionamenti, la Legge di Bilancio 2018 (Legge 27 dicembre 2017, n. 2015, commi 411-415) ha introdotto l’obbligo di utilizzo del Nodo Smistamento Ordini (NSO) per lo scambio dei documenti elettronici attestanti l’acquisto di beni o servizi e la loro esecuzione, nell’ambito della sanità pubblica. L’obbligo, che riguarda le aziende del Servizio Sanitario Nazionale, i loro intermediari e i loro fornitori, entrerà in vigore a partire dal 1° ottobre 2019, così come sancito dal Decreto del Ministro dell’Economia del 7 dicembre 2018.

Pertanto, da 1° ottobre 2019, non sarà più possibile per le imprese che operano nel settore sanitario con aziende pubbliche, servirsi di modalità alternative di trasmissione. Ovviamente, resta salva la facoltà per gli operatori che saranno coinvolti a Ottobre, di anticipare l’utilizzo del sistema previo accordo tra parte acquirente e parte fornitrice.

 

Il ruolo di NSO

Come descritto nelle Regole Tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici pubblicate il 15 marzo 2019 e rilasciate in versione completa e definitiva il 9 maggio 2019, il Nodo di Smistamento Ordini (NSO) “gestisce la trasmissione in via telematica dei documenti informatici attestanti l’ordinazione (ordini di acquisto) e l’esecuzione (documenti di trasporto, stati di avanzamento dei lavori, ecc.) degli acquisti dei beni e servizi tra gli enti del Servizio sanitario nazionale, nonché i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti, e i loro fornitori di beni e servizi”. Analogamente al Sistema di Interscambio nell’ambito della fatturazione elettronica, quindi, il NSO ha la funzione di hub tecnologico per lo smistamento e la consegna, previe opportune verifiche, del documento “Ordine” al destinatario designato.

Nel dettaglio, pertanto, NSO si occuperà:

 

. della validazione del messaggio (i.e. l’ordine), garantendone la correttezza formale;

. dell’assegnazione all’ordine di un codice identificativo univoco (IdT – Identificativo della Transazione) che verrà utilizzato come “numero di protocollo” all’interno della Piattaforma Crediti Commerciali (PCC);

. dell’inoltro dell’ordine al fornitore (o al suo intermediario identificato);

. della restituzione al soggetto emittente gli esiti/notifiche associate;

. dell’inoltro dell’ordine di acquisto alla PCC, che acquisisce le informazioni contenute nelle transazioni, ne gestisce la coerenza e le utilizza per alimentare la Banca Dati delle Amministrazioni Pubbliche.

 

Le tipologie documentali

Attualmente sono quattro le tipologie documentali di Ordine che possono essere veicolate per il tramite del NSO. Nello specifico:

 

[2.3.3][1] Ordine

L’Ordine è il Documento rappresentativo dell’ordine di acquisto di beni e servizi emesso dal Cliente (Mittente) e indirizzato al Fornitore (Destinatario) predisposto nel formato descritto dalla specifica PEPPOL Order transaction 3.0.

 

[2.3.4] Ordine pre-concordato

 

L’Ordine pre-concordato è il Documento rappresentativo dell’ordine di acquisto di beni e servizi, emesso dal Fornitore (Mittente) invece che dal Cliente (Destinatario), in accordo con quest’ultimo, predisposto nel formato descritto dalla specifica PEPPOL Order Agreement transaction 3.0.

 

[2.3.5] Risposta

 

La Risposta è il Documento con cui il Fornitore (Mittente) accetta, declina o propone dei cambiamenti a un Ordine ricevuto dal Cliente (Destinatario), predisposta nel formato descritto dalla specifica PEPPOL Order Response transaction 3.0.

 

[2.3.6] Ordine di riscontro

 

L’Ordine di riscontro è il Documento con cui il Cliente (Mittente) conferma, declina o sostituisce (Ordine di riscontro sostitutivo) un Ordine pre-concordato (v. Paragrafo 2.4.5) oppure una Risposta inviati dal Fornitore (Destinatario). Conseguentemente, è predisposto nel medesimo formato, che è descritto dalla specifica PEPPOL Order transaction 3.0.

 

Il formato standard di comunicazione

Sempre nell’ottica di standardizzazione e interoperabilità dei flussi, il Legislatore ha previsto che tutte le tipologie documentali veicolate per il tramite del NSO dovranno essere realizzate utilizzando il meta linguaggio XML nella sua derivazione sintattica UBL. Di fatto, come specificato nelle già richiamate Regole Tecniche, i messaggi (recte Ordini) dovranno essere trasmessi sotto forma di file secondo la seguente modalità:

. un file in formato XML, contenente la Busta di trasmissione predisposta secondo la specifica PEPPOL Business Message Envelope (SBDH);

. il Corpo del messaggio che costituisce il Documento, ossia la parte del Messaggio che contiene i dati di business, costruito rispettando lo standard UBL v2.1.

 

Il canale di trasmissione/comunicazione

Per il NSO potranno essere utilizzati gli stessi canali di invio e ricezione previsti per la fatturazione elettronica, con “esclusione della cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione (“servizio SPCoop”), in corso di dismissione” [n.d.r. alla data di pubblicazione delle Regole Tecniche].

Nel dettaglio:

. posta elettronica certificata, analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, di seguito “servizio PEC”;

. cooperazione applicativa su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo HTTPS, di seguito “servizio SdICoop”;

. trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, di seguito “servizio SdIFtp” [n.d.r. questo Canale sarà attivo a partire dal mese di Settembre].

 

L’impatto sulla fatturazione elettronica

L’introduzione dell’obbligo normativo, infine, avrà anche un impatto sulla fatturazione elettronica emessa in relazione all’Ordine veicolato per il tramite del NSO.

Nello specifico, l’articolo 3, comma 3 del richiamato Decreto del Ministro dell’Economia del 7 dicembre 2018 prevede che “a decorrere dalla data di cui al comma 2 [1° ottobre 2019], sulle fatture elettroniche sono obbligatoriamente riportati gli estremi dei documenti secondo le modalità stabilite nelle linee guida di cui all’art. 2[2].

Inoltre, il comma 4 del medesimo articolo aggiunge che “a decorrere dalla data di cui al comma 2 [1° ottobre 2019], gli enti del SSN e i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti non possono dar corso alla liquidazione e successivo pagamento di fatture non conformi a quanto disposto al comma 3”.

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[1] I paragrafi citati fanno riferimento al documento contenente le Regole Tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici http://www.rgs.mef.gov.it/_Documenti/VERSIONE-I/e-GOVERNME1/apir/NSO-Regole-tecniche-IT-Ver_3_0.pdf

[2] Si vedano le Regole Tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici

DocuMI è ufficialmente Access Point PEPPOL

DocuMI è ufficialmente Access Point PEPPOL

DocuMI è Access Point PEPPOL

 

DocuMI Srl, provider tecnologico leader nell’erogazione di servizi di fatturazione elettronica, conservazione digitale e business intelligence, è ufficialmente Access Point PEPPOL.

L’accreditamento come Certified Access Point PEPPOL si aggiunge alla certificazione di conformità all’articolo 24 del Regolamento UE 910/2014 eIDAS, alla certificazione ISO/IEC 27001:2013 e all’iscrizione all’Albo dei Conservatori Accreditati AgID – Agenzia per l’Italia Digitale.

La possibilità di operare come Access Point PEPPOL Certificato abilita DocuMI a supportare tutte quelle realtà aziendali che necessitano di dematerializzare e gestire ordini e DDT in formato PEPPOL, assicurando performance elevate, semplificazione e compliance normativa.
Operativamente questo si traduce, per i Clienti DocuMI, nella possibilità di ricevere ordini dalle strutture sanitarie e dalle PA in formato PEPPOL che verranno resi disponibili al Cliente per la consultazione e il download, così come tradotti nel formato desiderato e inviati all’ERP aziendale attraverso canale SFTP o Web Services. Allo stesso modo, sfruttando i canali di transfer documentale sopra citati, sarà possibile condividere con DocuMI i DDT da tradurre nel formato PEPPOL e da inviare alla struttura sanitaria o alla PA di riferimento.

La gestione automatica, semplificata e sicura di questi processi assicura, insieme ai servizi di fatturazione elettronica, riconciliazione automatica del cassetto fiscale e conservazione digitale, efficienza e aderenza alla normativa lungo l’intero ciclo dell’ordine.

L’accreditamento come Access Point PEPPOL va a completare un’offerta dinamica e in continua evoluzione, guidata dalla volontà di porsi come interlocutore di riferimento per l’automation, la semplificazione e la compliance dei processi strategici aziendali attraverso servizi innovativi e incentrati sull’ottimizzazione dei tempi e sulla migliore user experience possibile.

Il progetto PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On Line) è l’iniziativa sviluppata nell’ambito del Programma Europeo per l’Innovazione e la Competitività che consente agli operatori economici europei di gestire i processi di emissione degli Ordini e di ricezione dei Documenti di Trasporto (DDT) in maniera completamente dematerializzata, standard e sicura al fine di agevolare l’interoperabilità tra i sistemi dei diversi Paesi europei. 

In Italia la prima regione ad aderire agli standard PEPPOL è l’Emilia Romagna che dal 30 giugno 2016 obbliga tutti gli enti del sistema sanitario ad adeguarsi alla normativa.

 

Consulta la lista ufficiale degli Access Point certificati PEPPOL al link  https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/.

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Conservazione a norma corrispettivi elettronici

Conservazione a norma corrispettivi elettronici

Corrispettivi elettronici: conserva con YouDOX

Conservazione corrispettivi elettronici

 

Sull’imminente introduzione a partire dal 1° luglio 2019 dell’obbligo di invio dei dati dei corrispettivi telematici, un dibattito che occorre necessariamente alimentare è quello legato all’obbligatorietà o meno della loro conservazione a norma.

Di seguito, proviamo a fornire una possibile interpretazione.

– di Francesco Foglio | 07 giugno 2018

 

Natura del corrispettivo

Partiamo dalla definizione di “corrispettivo”. Fiscalmente e contabilmente il “corrispettivo” indica il ricavo “conseguito dai commercianti al minuto e da attività assimilate, per i quali non sussiste l’obbligo di emissione di fattura a meno che non venga espressamente richiesta dal cliente al momento dell’effettuazione dell’operazione” (vedi articolo 22 d.P.R. n. 633/72).

Il “corrispettivo”, dunque, non è un documento ma, semmai, un “elemento contabile di misura di una grandezza finanziaria”. In quanto tale, però, necessita di essere documentato. La funzione di documentazione del momento contabile è per l’appunto “certificata”, per imposizione normativa, dalla produzione di un documento: lo scontrino fiscale (vedi articolo 1 d.P.R. n. 696/1996), la ricevuta fiscale o la fattura (elettronica). L’attività di certificazione si rende necessaria ai fini degli adempimenti fiscalmente previsti oltre che per le attività di monitoraggio e controllo delle competenti Autorità fiscali.

Ciò premesso, senza scendere ulteriormente nel dettaglio della normativa fiscale, proviamo a calare il concetto di certificazione – documentale – del “corrispettivo”, nell’àlveo dell’attuale normativa.

Il D.L. n. 119/2018 ha stabilito che a partire dal 1° luglio 2019 è fatto obbligo, per determinate categorie di contribuenti, di “inviare telematicamente i dati dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate”. La proposizione ancorché mal formulata – ciò che viene inviato è il documento che certifica l’esistenza di un “corrispettivo” e non il “corrispettivo” in quanto tale – probabilmente riprende ciò che linguisticamente, nel gergo comune, si è da sempre inteso essere il “corrispettivo”: un documento fisico tangibile generato a giustificativo di un’operazione contabile.

 

Memorizzazione e conservazione

Fin dall’emanazione del D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127 in tema di “Trasmissione telematica delle operazioni IVA e di controllo delle cessioni di beni effettuate attraverso distributori automatici”, emanato in attuazione delle disposizioni contenute nell’articolo 9, comma 1, lettere d) e g) della legge 11 marzo 2014, n. 23, ss.mm.ii., il Legislatore ha inteso riferirsi al concetto di “memorizzazione” elettronica dei dati dei corrispettivi, piuttosto che a quello di conservazione a norma.

Dal punto di vista meramente normativo, il concetto di “memorizzazione” ha origine nell’abrogata Deliberazione Cnipa n. 11/2004 che lo definiva come “processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’art. 10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, così come modificato dall’art. 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10” laddove, invece, il termine di “conservazione” (sostitutiva) si riferiva al “processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della presente deliberazione”.

Se nel CAD il concetto di “memorizzazione” è andato perduto, è nelle regole tecniche sui sistemi di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013) e sulla formazione del documento informatico (DPCM 13 novembre 2014) che lo troviamo ancora applicato, per altro, in ambiti differenti.

Se nelle prime è utilizzato in riferimento al supporto o a un componente del più ampio sistema di conservazione, nelle seconde è utilizzato quale operazione che, realizzata all’interno di un sistema di gestione informatica, è idonea a garantire le caratteristiche di immodificabilità e di integrità del documento formatosi secondo determinate caratteristiche.

Risulta quindi evidente come la “memorizzazione” non sia sinonimo o equivalente di “conservazione”, poiché quest’ultima non rappresenta solamente uno o più momenti di natura squisitamente tecnica o computazionale legati all’utilizzo del concetto di memoria informatica, ma si riferisce alla più ampia impalcatura tecnica e giuridica di processo disciplinata e regolamentata in modo puntuale dalla normativa italiana ed europea.

 

La formazione del corrispettivo informatico

Se possiamo considerare il “corrispettivo” o meglio, la sua rappresentazione documentale in metalinguaggio XML, quale documento informatico a tutti gli effetti, dobbiamo necessariamente chiederci – soprattutto per comprendere se sia necessario o meno conservarlo all’interno di un processo normato – attraverso quale modalità si forma.

Secondo quanto previsto dall’articolo 3 del DPCM 13 novembre 2014, il documento informatico può essere formato mediante una delle seguenti quattro modalità: redazione, acquisizione, registrazione informatica di informazioni o dati e generazione o raggruppamento di un insieme di dati o registrazioni.

Nel caso specifico del “corrispettivo” telematico, crediamo si possa affermare che questo sia formato mediante redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software (articolo 3, comma 1 lett. a) delle suddette regole tecniche)[1].

Le “Specifiche tecniche per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri di cui all’art. 2, comma 1, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127”, infatti, definiscono il c.d. modulo fiscale, di cui ciascun Registratore Telematico deve essere dotato, quale “componente hardware e software che gestisce la parte fiscale del Registratore Telematico […] in grado di produrre un file a cui è apposto un sigillo elettronico avanzato secondo le disposizioni del Regolamento UE n. 910/2014, che ne garantisce l’origine e l’integrità”.

Pertanto, il Registratore Telematico quale “dispositivo dotato di modulo fiscale e capacità di trasmissione telematica, corredato di identificativo fiscale univoco ed in grado di leggere, memorizzare e trasmettere i dati a valenza fiscale” rappresenta lo strumento tecnologico deputato alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica cui fa riferimento il comma 3 dell’articolo 2 D.Lgs. n. 127/2015 e come tale idoneo a garantire l’inalterabilità e la sicurezza dei dati.

Per quanto sia affermato che il Registratore Telematico è lo strumento di formazione del documento informatico “corrispettivo” idoneo a memorizzare “in memorie permanenti e inalterabili, elaborare, sigillare elettronicamente e trasmettere telematicamente i dati fiscali introdotti attraverso dispositivi di input” (vedi Provvedimento AdE 28 ottobre 2016), occorre poter stabile – con discreta certezza – se questa sia previsione sufficiente a soddisfare i requisiti di cui agli articoli 43 e 44 del CAD, dell’articolo 3, comma 4 del richiamato DPCM 13 novembre 2014 oltre che dell’articolo 3 del DM 17 giugno 2014.  

 

Conservazione sì conservazione no

Sopra abbiamo definito il “corrispettivo” come documento informatico a rilevanza fiscale munito di sigillo elettronico avanzato. Abbiamo inoltre definito che il Registratore Telematico, strumento tecnologico deputato alla produzione, alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica del “corrispettivo”, garantisce inalterabilità e sicurezza del dato “corrispettivo”.

Ciò detto occorre fare alcune considerazioni per comprendere in che modo la natura dello strumento Registratore Telematico e del suo prodotto “corrispettivo”, come sopra delineato, si sposi con le previsioni in tema di conservazione a norma attualmente vigenti.

Con riferimento alla natura del “corrispettivo” quale documento formato (recte prodotto) tramite l’utilizzo di appositi strumenti software, l’articolo 3, comma 4 del DPCM 13 novembre 2014 dispone che “le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; b) l’apposizione di una validazione temporale; c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; e) il versamento ad un sistema di conservazione”.

L’articolo 3 del DM 17 giugno 2014, poi, prevede che ai fini della loro rilevanza fiscale i documenti informatici debbano essere conservati in modo tale che: “a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove  tali informazioni siano obbligatoriamente previste […]”.

A quest’ultimo articolo sono collegate le previsioni di cui all’articolo 43 del CAD per cui “gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida”, oltre all’articolo 44 per cui “il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida”.

Anche se l’elenco non rispetta l’ordine gerarchico delle fonti, i principali elementi che ci consentono di costruire in modo logico una proposizione che possa dirci con discreta certezza quale linea possa prevalere, ci sono tutti.

Pertanto, se resta vero che:

. il “corrispettivo” è un documento informatico la cui formazione richiede, affinché ne siano determinate le caratteristiche di integrità e autenticità, che sia almeno versato in un sistema di conservazione. Non sembra infatti potersi affermare che il Registratore Telematico sia assimilabile a un sistema di gestione documentale né, tanto meno, che l’apposizione del sigillo elettronico avanzato sia sostitutivo della sottoscrizione con firma digitale o con firma elettronica qualificata (articolo 3, comma 4 del DPCM 13 novembre 2014);

. il “corrispettivo” è un documento informatico che, per via della sua rilevanza tributaria, deve essere conservato a norma in modo che “siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste” (articolo 3 del DM 17 giugno 2014);

. il sistema di conservazione a norma, cui deve essere sottoposto il documento informatico a rilevanza fiscale “corrispettivo”, debba porre in essere procedure tali da garantire la conformità ai documenti originali e in conformità alle Linee guida AgID assicurando, inoltre, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida AgID (articoli 43 e 44 CAD),

allora,

l’attività di mera “memorizzazione” del documento “corrispettivo” non può considerarsi di per sé sufficiente a rispondere alle molteplici esigenze di compliance previste dall’attuale normativa; sia in termini di processo applicato alla sua generazione sia al mantenimento nel lungo periodo delle caratteristiche di autenticità, leggibilità e reperibilità del documento. Ancor meno, per altro, pare sia possibile sostenere in termini di Funzioni e Ruoli specifici normati per il solo processo di conservazione e deputati al presidio delle attività di supervisione, monitoraggio e gestione dei flussi documentali e degli archivi di conservazione

[1] Escluderei che il “corrispettivo” possa ritenersi formato per acquisizione telematica (articolo 3, comma 1 lett. b) DPCM 13 novembre 2014), rappresentando questa la modalità di colloquio realizzata dal Registratore Telematico con l’Agenzia delle Entrate.

 

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Partnership DocuMI-Retitalia

Partnership DocuMI-Retitalia

 

Fatturazione elettronica e riconciliazione dei dati sul cassetto fiscale: il caso Retitalia SpA

Dall'emissione di fatture elettroniche in nome e per conto nell'ambito di contratti di netting alla riconciliazione dei dati presenti nell'area fatture e corrispettivi 

Retitalia SpA. Fondata nel 2005 grazie all’iniziativa dei più importanti operatori privati del settore petrolifero, Retitalia è oggi una delle realtà più dinamiche e innovative nel mercato italiano della distribuzione di carburanti, in grado di soddisfare le esigenze dei piccoli e medi clienti.

Nel corso degli anni, con l’ambizione di diventare una delle aziende di riferimento del settore e soddisfare una esigenza sempre più forte da parte dei propri Clienti e dei propri Partner, Retitalia ha consolidato la sua proposta, andando oltre la tradizionale offerta di prodotto petrolifero e concentrando le proprie energie anche nello sviluppo e nella fornitura di servizi altamente innovativi e personalizzati. 

Grazie all’esperienza qualificata della propria organizzazione, al dinamismo imprenditoriale, al desiderio di modernità dei suoi soci e alla partnership con le maggiori petrolifere, l’azienda è stata in grado di raggiungere in poco tempo una posizione di rilievo nel mercato nazionale, rafforzando la sua competitività.

DocuMI.  Conservatore accreditato AgID – Agenzia per l’Italia Digitale – qualificato art. 24 eIDAS, focalizzato sullo sviluppo di servizi digitali e soluzioni tecnologiche innovative, specializzato nel fornire servizi di fatturazione elettronica e conservazione a norma. 

Caratterizzate da un basso impatto di implementazione e dalla conseguente rapidità di integrazione, le soluzioni applicative proposte da DocuMI vantano un elevato livello di adozione in molteplici industry di mercato grazie alla loro flessibilità ed efficienza.

Grazie agli oltre 10 anni di esperienza, DocuMI è il digital partner scelto dalle medio-grandi aziende che hanno scelto di investire nella digitalizzazione dei processi di critical business e nell’outsourcing delle funzioni di back office avanzato con l'obiettivo di aumentare produttività e performance, migliorare i processi collaborativi e rispettare i più elevati standard di sicurezza e di compliance normativa.

“L'informatica ha un ruolo determinante in società come Retitalia, caratterizzate da volumi elevati in termini transazionali e da una competitività spinta nel mercato. È necessario supportare il business con strumenti innovativi che possano ottenere efficienza operativa nelle attività quotidiane o integrare nuovi servizi al portafoglio caratteristico dell’azienda."

Ing. Fabio Mattaboni, Direttore Sistemi Retitalia SpA

La fatturazione elettronica nell'ambito dei contratti di netting

 

Com’è noto dal 1°luglio 2018 i gestori degli impianti stradali di distribuzione carburante sono coinvolti nella fatturazione elettronica non solo dal lato passivo, ovvero per le fatture che ricevono dai fornitori, ma anche dal lato attivo, per le fatture emesse nei confronti delle compagnie petrolifere o altri intermediari nell'ambito dei contratti di “netting” e similari.

Il caso tipico è quello di una società petrolifera che stipula con i gestori degli impianti stradali di distribuzione di carburante un contratto di somministrazione in base al quale il gestore si impegna, a fronte di un corrispettivo, ad eseguire a favore della società petrolifera cessioni periodiche o continuative, consistenti nel rifornimento di carburante alle società aderenti al sistema delle tessere magnetiche/carte carburante, che a loro volta hanno stipulato un contratto di somministrazione con la stessa società petrolifera.

Nel rapporto tra gestore e società petrolifera il primo emette nei confronti di quest'ultima regolare fattura elettronica per le somministrazioni effettuate a favore della società beneficiaria delle forniture di carburante. La società petrolifera, a sua volta, emette fattura nei confronti della società che fruisce della somministrazione nei termini previsti dall’art. 6, comma 2, lettera a), del decreto IVA, in base al flusso di informazioni automatizzate di tutti i prelievi effettuati con l'utilizzo delle carte magnetiche.

L’esigenza di Retitalia SpA

Dall’emissione in nome e per conto alla quadratura dei flussi di contabilità

 

Risultando coinvolta dall’obbligo di fatturazione elettronica in partenza il 1° luglio 2018, Retitalia Spa necessitava di rispondere a molteplici esigenze legate ai diversi aspetti del nuovo processo di fatturazione.

Come evidenzia il Direttore dei sistemi Ing. Fabio Mattaboni, l’informatica ha un ruolo determinante in società come Retitalia, caratterizzate da volumi elevati in termini transazionali e una competitività spinta nel mercato:

“È necessario supportare il business con strumenti innovativi che possano ottenere efficienza operativa nelle attività quotidiane o integrare nuovi servizi al portafoglio caratteristico dell’azienda. La fatturazione elettronica ha consentito di introdurre efficienza operativa nelle attività di contabilizzazione e fatturazione con automatismi spinti che hanno liberato le risorse aziendali della manualità precedente”.

In primis vi era la necessità di comprendere e applicare coerentemente alla propria realtà il quadro normativo di riferimento, al fine di implementare in tempo utile un processo che risultasse compliant ancor prima che efficiente.

In parallelo alla comprensione e relativa applicazione della normativa si palesava la necessità di strutturare in tempi rapidi un processo di fatturazione elettronica attiva e passiva snello, sicuro e cost effective.

All’interno di questo perimetro, particolare focus veniva posto sull’esigenza di creare un efficace processo di predisposizione ed emissione delle fatture elettroniche in nome e per conto dei gestori degli impianti stradali di distribuzione di carburante che prevedesse, oltre all’invio, la messa a disposizione delle fatture elettroniche ai gestori stessi.

Naturalmente, a monte di tutto il processo, risultava indispensabile definire e applicare un rigoroso monitoraggio e una precisa quadratura della contabilizzazione relativa ai flussi delle carte carburante.

Compliance, efficienza e automation: la risposta DocuMI

L'emissione in nome e per conto dei gestori degli impianti

 

Forte della consolidata esperienza maturata in processi di fatturazione elettronica e conservazione a norma per realtà strutturate, DocuMI ha saputo rispondere in modo rapido e pragmatico alle esigenze di Retitalia Spa, abilitandola alla fatturazione elettronica nei tempi previsti e introducendo soluzioni innovative in grado di ridurre operatività, tempi e costi.

L’analisi preliminare delle procedure as is si è tradotta rapidamente nella definizione del processo di fatturazione elettronica attiva e passiva a regime, in primis per Retitalia stessa.

Presa in carico dei flussi documentali, controlli di completezza e validità formale sui documenti ricevuti, apposizione della firma digitale, invio tramite SdI e gestione delle notifiche d’esito, ricezione tramite codice destinatario dedicato, messa a disposizione delle fatture ricevute e conservazione a norma di fatture, notifiche ed allegati: un processo completo e automatizzato sia lato attivo che passivo supportato da strumenti di reportistica e monitoraggio.

In parallelo è stato implementato l’invio delle fatture elettroniche in nome e per conto dei gestori: questo processo prevede l’emissione da parte di Retitalia, attraverso DocuMI, delle fatture elettroniche dirette a Retitalia stessa da parte dei gestori degli impianti stradali di distribuzione carburante.

In aggiunta alla predisposizione e all’invio, DocuMI ha provveduto a mettere a disposizione dei gestori stessi le fatture, in formato XML e PDF, che Retitalia ha inviato in loro nome e per conto inviando loro una comunicazione via PEC.

Quadratura dei flussi passivi e riconciliazione dei dati sul cassetto fiscale

L'innovazione al servizio dei processi di contabilizzazione

 

La completa integrazione di processo ha consentito a DocuMI di sviluppare, sulla base di specifiche esigenze di Retitalia, due innovativi servizi per la quadratura dei flussi di fatturazione gestiti da e verso le società petrolifere.

 

Le fatture ricevute dalle società petrolifere

Con il passaggio alla fatturazione elettronica le società petrolifere dismetteranno via via i processi di invio dei flussi di contabilizzazione delle fatture emesse verso Retitalia, privando quest’ultima degli strumenti di quadratura necessari alla contabilizzazione delle stesse nei propri sistemi gestionali.

Per superare il problema, DocuMI ha sviluppato e integrato con le soluzioni gestionali di Retitalia un processo di “certificazione” di coerenza tra i flussi di contabilizzazione inviati dalle società petrolifere e le fatture ricevute dal Sistema di Interscambio, permettendo a Retitalia di validarne la correttezza del contenuto prima della contabilizzazione.

 

Le fatture emesse in nome e per conto dalle società petrolifere

Sul versante opposto, sempre con il passaggio alla fatturazione elettronica, Retitalia necessitava di potere scaricare dal proprio cassetto fiscale le fatture emesse in suo nome e per conto dalle società petrolifere.

L’esigenza, infatti, nasceva dalla considerazione che trattandosi di fatture attive emesse da un soggetto terzo, Retitalia non sarebbe potuta entrarne in possesso – ai fini della contabilizzazione – se non accendendo al proprio cassetto fiscale.

DocuMI, grazie allo sviluppo di servizi tecnologicamente avanzati e a meccanismi di automation, ha realizzato un servizio per l’automazione di processo che oggi consente a Retitalia di scaricare le fatture dal proprio cassetto fiscale massimizzando l’efficienza e l’efficacia di un’attività diversamente macchinosa e costosa sotto il profilo operativo.

Il processo di riconciliazione dei dati presenti sul cassetto fiscale DocuMI è completato e rafforzato dalla messa a disposizione di strumenti di reportistica dedicata finalizzati ad ottimizzare il processo amministrativo.

 

"La fatturazione elettronica ha consentito di introdurre efficienza operativa nelle attività di contabilizzazione e fatturazione con automatismi spinti che hanno liberato le risorse aziendali della manualità precedente”.

Ing. Fabio Mattaboni, Direttore Sistemi Retitalia SpA

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