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Il servizio di conservazione messaggi PEC YouDOX

 

Conservazione digitale dei messaggi PEC: da obbligo a valore aggiunto

 

Conservare a norma i messaggi PEC garantisce valore legale nel tempo alla corrispondenza giuridica d’impresa.

 

Ai sensi della vigente normativa in tema di obbligatorietà di conservazione digitale dei messaggi PEC (art. 2220 CC e art. 43 del CAD) DocuMI, in qualità di Conservatore Accreditato AgID, garantisce massima compliance e sicurezza nel tempo attraverso un servizio di conservazione completo e su misura per imprese e intermediari fiscali.

Come già anticipato nel nostro precedente articolo, solo la conservazione digitale a norma, per mezzo di un intermediario qualificato, garantisce, infatti, l’autenticità della PEC, attraverso il mantenimento del suo valore legale nel tempo, ben oltre quella che è la durata tipica del certificato di firma elettronica, ovvero tre anni.

Conservare i propri messaggi PEC in un sistema certificato permette, al contempo, in sede di contenzioso, di rendere i propri dati opponibili a terzi in forza del valore legale del documento che questo acquisisce grazie alla firma digitale e alla marca temporale sui pacchetti di conservazione.

In virtù del panorama normativo vigente DocuMI ha sviluppato una soluzione ad hoc sul tema conservazione digitale dei messaggi PEC, aggiungendo un ulteriore tassello al più ampio servizio di conservazione digitale norma dei documenti fiscalmente rilevanti (fatture, libri e registri contabili, contratti, giustificativi di spesa, etc.) erogato a migliaia di studi commercialisti e aziende con l’obiettivo di garantire compliance ai massimi livelli e processi digitali e sicuri.

Il servizio di conservazione digitale dei messaggi PEC

 

Il servizio di conservazione digitale dei messaggi PEC prevede la sincronizzazione automatica delle caselle PEC aziendali con il sistema di conservazione a norma DocuMI, in modo totalmente trasparente per l’utente.

Una volta sincronizzate le caselle con il sistema di conservazione, DocuMI si occuperà di portare in conservazione i messaggi PEC a intervalli regolari e secondo la frequenza desiderata dall’utente.

Sarà inoltre possibile scegliere, una volta conservati digitalmente i messaggi PEC, di cancellarli dalla casella PEC di riferimento in modo da liberare spazio di archiviazione.

I messaggi PEC facenti riferimento a una o più caselle saranno quindi conservati a norma per 10 anni e risulteranno ricercabili, scaricabili e consultabili direttamente dal portale online YouDOX.

L’accesso al portale web di consultazione ed esibizione YouDOX potrà essere creato per ciascun collaboratore titolato ad accedere ai messaggi PEC conservati, con la possibilità di stabilire permessi di visualizzazione specifici.

In questo modo, tanto lo studio commercialista quanto l’impresa, disporranno di uno strumento di monitoraggio e conservazione a norma dei messaggi PEC inviati e ricevuti, che risulteranno disponibili nello stesso ambiente web in cui saranno eventualmente presenti tutte le altre tipologie documentali fiscalmente rilevanti che si è scelto di conservare digitalmente.

Ecco che YouDOX diviene sempre più una Suite di servizi digitali per l’impresa e per il professionista che scelgono di digitalizzare i processi di business, dematerializzare i propri archivi e collaborare in modo efficiente e innovativo.

 

 

Link utili:

Codice dell'Amministrazione Digitale 

Codice Civile

 

 

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Importa, gestisci e conserva i corrispettivi con YouDOX

Importa, gestisci e conserva i corrispettivi con YouDOX

Gestisci e conserva a norma i corrispettivi telematici con YouDOX

 

YouDOX si arricchisce del nuovo modulo corrispettivi, divenendo uno strumento ancor più completo per la gestione finaziaria d’impresa

 

Con l’introduzione del nuovo modulo “Corrispettivi” YouDOX prosegue nella sua evoluzione funzionale.

Il nostro obiettivo? Fornire alle piccole e medie imprese tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per gestire e monitorare le proprie perfomance di vendita in tempo reale!

Il modulo Corrispettivi sarà disponibile nel Business Manager di YouDOX e consentirà di importare i file corrispettivi scaricati dal proprio cassetto fiscale, i quali saranno conservati a norma per 10 anni, alla stregua delle fatture, andando ad alimentare le statistiche di vendita e i prospetti IVA disponibili su YouDOX.

 

Le funzionalità

Il nuovo modulo Corrispettivi consentirà di:

  • importare, singolarmente o massivamente, i file corrispettivi scaricati dal cassetto fiscale;
  • visualizzare un riepilogo dettagliato, suddiviso per singola giornata, dei corrispettivi giornalieri inviati all'Agenzia delle Entrate;
  • completare le statistiche e le proiezioni di vendita disponibili nel modulo di Busness Intelligence;
  • completare il dato relativo all'IVA a debito nel modulo prospetti IVA presente all'interno del Business Manager;
  • conservare a norma per 10 anni i file importati.

 

La conservazione

I corrispettivi importati su YouDOX verranno conservati a norma per 10 anni su sistema certificato AgID – Agenzia per l’Italia Digitale.

Come precisato in uno dei nostri precedenti articoli sulla natura fiscale e normativa del corrispettivo (link articolo Francesco), quale “elemento contabile di misura di una grandezza finanziaria”, la mera memorizzazione del documento “corrispettivo” non può considerarsi intrisecamente sufficiente a rispondere alle molteplici esigenze di compliance previste dall’attuale normativa che pretendono l’osservanza delle caratteristiche di autenticità, leggibilità e reperibilità del documento, che solo la una conservazione a norma certificata può garantire.

La memorizzazione, dunque, non può essere equiparata alla conservazione a norma. L’invio e la memorizzazione sono appannaggio del registratore di cassa, mentre la conservazione a norma deve seguire le regole e le linee guida del DCPM del 3 Dicembre, del DMEF del 17 Giugno 2014 e di AgID.

La normativa che introduce i corrispettivi elettronici non modifica i termini e la necessità di assolvere all’obbligo di conservazione.

Semplicemente cambiano le modalità di conservazione: invece di stampare a chiusura cassa lo scontrino giornaliero per poi conservare tale documentazione per 5 anni, sarà necessario conservare digitalmente i corrispettivi elettronici per la stessa durata già prevista dalla legge.

 

 

Link utili

Conservazione corrispettivi telematici

 

 

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Conservazione digitale delle PEC: perché è obbligatoria

Conservazione digitale delle PEC: perché è obbligatoria

Conservazione digitale delle PEC: perché è obbligatoria

Perché conservare a norma la posta elettronica certificata per 10 anni è obbligatorio

 

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è caratterizzata da un processo che certifica l’invio e la ricezione del messaggio scambiato. Di fatto, come previsto dal DPR dell’11/2/2005 n.68, consente di inviare e-mail dal valore legale equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

 

Per via del ruolo sempre più centrale che assume nei processi di business aziendali, maggiore attenzione deve essere posta alle previsioni normative che ne prevedono l’obbligo di conservazione.

 

In tal senso l’articolo 2220 del Codice Civile stabilisce che: 

 

"Le scritture   devono   essere   conservate per   dieci anni  dalla  data dell'ultima registrazione. Per lo  stesso  periodo  devono  conservarsi  le  fatture,  le  lettere  e i telegrammi ricevuti  e  le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti."

 

Poiché il riferimento codicistico è certamente riconducibile al più ampio ambito della documentazione commerciale, è in dubbio che le PEC rappresenti una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa.

 

A rafforzare la tesi sopra espressa, viene in soccorso anche la previsione contenuta nell' art. 43 del Codice dell’amministrazione Digitale (CAD) secondo cui i documenti informatici – tra cui certamente si possono annoverare le PEC – devono essere conservati nella modalità digitali previste dalle regole tecniche in materia di sistema di conservazione.  

 

Chi è obbligato?

Sono gli utilizzatori della PEC, privati o Pubbliche Amministrazioni, che devono provvedere alla conservazione a norma dei propri messaggi e delle relative notifiche.

Pertanto chi si dota della PEC ha l’obbligo di mettere in conservazione i propri dati, affidandosi ad un provider qualificato che ne garantisca la conservazione a norma per 10 anni.

 

Perché conviene conservare a norma la PEC?

La conservazione digitale a norma della PEC porta intrinsecamente con sé una duplice finalità.

 

Se da un lato la conservazione a norma, per tramite di un provider accreditato, consente di ottemperare agli obblighi normativi ai sensi della normativa civilistica vigente, dall’altra, in sede di contenzioso, rende i propri dati opponibili a terzi in quanto il documento acquisisce valore legale grazie alla firma digitale e alla marca temporale sui pacchetti di conservazione.

 

L’autenticità della PEC

Grazie alla firma digitale apposta dalla Certification Authority, la PEC risulta in qualche modo assimilabile ad una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Pertanto ai fini di mantenere il suo valore legale nel tempo, questa necessita di essere conservata a norma digitalmente, unitamente alle rispettive ricevute, ben oltre quella che è la normale, nonché limitata durata del certificato di firma elettronica che nella maggior parte dei casi è pari a tre anni.

Dunque la conservazione digitale a norma garantisce e preserva  l'autenticità della PEC oltre il termine di scadenza del certificato.

 

Link utili:

Codice dell'Amministrazione Digitale 

Codice Civile

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Il codice identificativo NSO

Il codice identificativo NSO

IL CODICE IDENTIFICATIVO NSO

 Tutto quello che c’è da sapere sulla gestione degli ordini elettronici e sul codice identificativo NSO.

 

In uno dei nostri articoli precedenti ci siamo occupati di sviscerare il tema sempre più caldo della ricezione degli ordini elettronici per i fornitori del Servizio Sanitario Nazionale, mediante l’utilizzo del codice identificativo NSO.

Dal 1 gennaio 2020, infatti, è ormai entrato a pieno regime l’utilizzo dell’NSO, quale canale di trasmissione dei documenti d’ordine, divenuto indispensabile per tutte le imprese che operano nel settore sanitario con aziende pubbliche

Da quella data, per l’acquisto di beni, e dal 1°gennaio 2021, per l’acquisto di servizi, tutte Pubbliche Amministrazioni afferenti al SSN hanno l’obbligo di inviare, ai propri fornitori, ordini elettronici attraverso il Nodo Smistamento Ordini (NSO), mediante rispettivo codice identificativo NSO.

La procedura per l’invio e la relativa ricezione degli ordini è speculare a quella per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche.

In questo caso sarà il Nodo Smistamento Ordini l’ente deputato a gestire il flusso di documenti, che in formato UBL, verrà trasmesso per mezzo di un codice identificativo dalla PA al fornitore.

Come il codice destinatario per la fattura elettronica, così il codice identificativo NSO funge da indirizzo necessario per fare in modo che la piattaforma che si occupa della consegna dell'ordine sappia a quale destinatario dover consegnare l'ordine elettronico.

Questo, denominato dal MEF anche come “Identificativo del Destinatario”, si caratterizza come un codice alfanumerico di 8 cifre, il quale va, appunto, ad identificare il canale di ricezione degli ordini elettronici.

A differenza del codice destinatario, questo non può essere registrato sul proprio Cassetto Fiscale, ma dovrà meramente essere comunicato dai fornitori del SSN alle PA clienti.

 

Come si ottiene?

Al fine di gestire gli ordini elettronici, è possibile ottenere il codice identificativo NSO mediante canale informatico accreditato, gestito direttamente dall’azienda o da un provider tecnologico.

 

Perchè scegliere il codice NSO anziché la Pec?

Gestire gli ordini tramite Posta Elettronica Certificata è molto più macchinoso.

La PEC, infatti, consente la ricezione di un unico ordine per volta, in formato UBL, non leggibile ad occhio umano.

Inoltre, per legge, i messaggi devono necessariamente essere conservati digitalmente a norma per 10 anni.

 

Ricezione degli ordini tramite id-Peppol

Un canale alternativo per la ricezione degli ordini elettronici è l’infrastruttura PEPPOL. In questo caso il fornitore dovrà dotarsi di un Peppol ID da comunicare alle PA clienti.

In Italia per i Participant ID PEPPOL sono in uso le seguenti codifiche:

  • 9906:ITpartitaIVA (per operatori economici)
  • 9907:CodiceFiscale (per operatori economici)
  • 0201:CodiceIPA (per Pubbliche Amministrazioni)

Oltre a queste, sono ammesse le codifiche internazionali elencate nella codelist dei Participant Identifier Schemes pubblicata da PEPPOL (https://docs.peppol.eu/edelivery/codelists/ )

PEPPOL è l’acronimo di Pan-European Public Procurement OnLine, ed è un progetto a livello Europeo che consente lo scambio di dati o documenti grazie all’accesso alla rete PEPPOL, mediante registrazione presso i cosiddetti Access Point.

 

L’Access Point non è altro che l’intermediario accreditato che rappresenta il canale per la ricezione degli ordini, mediante rilascio di un id-Peppol, quale codice identificativo univoco, che deve essere registrato sulla rete specifica, e che andrà a rappresentare l’indirizzo elettronico a cui verranno associati gli ordini che il soggetto dovrà ricevere.

 

In alcuni Paesi dell’Unione Europea, il canale PEPPOL è stato sdoganato già da qualche anno anche ai fini dello scambio di fatture elettroniche nel formato europeo tra aziende e Pubbliche Amministrazioni.

In ambito nazionale, invece, è stata l’Emilia Romagna nel 2016 a precorrere i tempi e fare da battistrada nell’utilizzo dell’id-Peppol per la gestione di ordini elettronici e DDT, imponendo tutt’ora tale canale come obbligatorio e non alternativo.

Ad eccezione del caso della Regione Emila Romagna, le PA del resto della penisola, sono al quanto flessibili nel lasciare margine di scelta ai fornitori nell’impiego di ambo i codici in maniera, ovviamente, alternativa.

All’occorrenza è, in ogni caso, possibile dotarsi di entrambi al fine di poter far fronte, in maniera esaustiva e completa, ad ogni eventuale richiesta da parte del’SSN.

 

Link utili:

Regole Tecniche e linee guida NSO

 

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Nuovi codici natura IVA: il dettaglio da indicare in fattura

Nuovi codici natura IVA: il dettaglio da indicare in fattura

Nuovi codici natura IVA

Nuovi codici natura IVA: il dettaglio da indicare in fattura

Tutti i nuovi codici per indicare, senza errori, la Natura Iva nella tua fattura elettronica

 

Nel nostro precedente articolo, abbiamo già anticipato tutte le novità apportate dall’introduzione delle nuove specifiche tecniche in vigore dal 1 Gennaio 2021 ai sensi del provvedimento n.166579/2020 del 20 aprile 2020.

I nuovi codici sono volti a favorire l’Agenzia delle Entrate nella predisposizione della dichiarazione Iva precompilata, attraverso una maggiore specificazione di quelli che sono i vari casi di operazioni esenti e non imponibili proprio ai fini Iva e quelli soggetti al meccanismo dell’inversione contabile (link).

In questo modo, i codici generici N2, N3, N6 si scindono in una serie di sottocodici, 24 in tutto, con l’obiettivo mirato di definire e al contempo, circoscrivere le singole fattispecie.

Vediamo, ora, insieme quali sono questi nuovi codici natura Iva che danno maggiore dettaglio alle nature delle operazioni N2, N3 ed N6, e quando utilizzarli:

  • N2 non soggette;
  • 1 non soggette ad Iva ai sensi degli artt. da 7 a 7-septies del D.P.R. 633/72;
  • 2 non soggette – altri casi;
  • N3 non imponibili;
  • 1 non imponibili – esportazioni;
  • 2 non imponibili – cessioni intracomunitarie;
  • 3 non imponibili – cessioni verso San Marino;
  • 4 non imponibili – operazioni assimilate alle cessioni all’esportazione;
  • 5 non imponibili – a seguito di dichiarazioni d’intento;
  • 6 non imponibili – altre operazioni che non concorrono alla formazione del plafond;
  • N6 inversione contabile (per le operazioni in reverse charge ovvero nei casi di autofatturazione per acquisti extra UE di servizi ovvero per importazioni di beni nei soli casi previsti);
  • 1 inversione contabile – cessione di rottami e altri materiali di recupero;
  • 2 inversione contabile – cessione di oro e argento puro;
  • 3 inversione contabile – subappalto nel settore edile;
  • 4 inversione contabile – cessione di fabbricati;
  • 5 inversione contabile – cessione di telefoni cellulari;
  • 6 inversione contabile – cessione di prodotti elettronici;
  • 7 inversione contabile – prestazioni comparto edile e settori connessi;
  • 8 inversione contabile – operazioni settore energetico;
  • 9 inversione contabile – altri casi.

 

Link utili:

Specifiche Tecniche XML 1.6.1

Guida alla compilazione delle fatture elettroniche 

Ti sei perso il nostro webinar dedicato a tutte le novità introdotte dalle nuove specifiche tecniche? Lo trovi al seguente link.

 

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