Il Belgio si appresta a entrare in una nuova era digitale nel settore fiscale, introducendo l’obbligo di fatturazione elettronica per le transazioni B2B. Con l’adozione di standard europei e il ricorso a infrastrutture consolidate come la rete Peppol, il Paese punta a semplificare i processi amministrativi, aumentare la trasparenza e ridurre i rischi di evasione fiscale. Ma quali sono gli elementi chiave di questa riforma e come possono le aziende prepararsi al meglio?

Un quadro normativo in linea con le direttive UE

L’iniziativa di introduzione della fatturazione elettronica B2B in Belgio si inserisce nel contesto più ampio del programma ViDA (VAT in the Digital Age) promosso dall’Unione Europea, che mira a digitalizzare e armonizzare la gestione dell’IVA in tutta la comunità. La fatturazione elettronica obbligatoria per le transazioni B2B nazionali è sancita dalla Legge di Bilancio 2024, la quale prevede l’implementazione graduale del nuovo sistema, con applicazione definitiva entro il 1° gennaio 2026.

Questa riforma si ispira all’esperienza di altri Paesi europei che hanno già adottato modelli di validazione preventiva e sistemi di trasmissione standardizzati, al fine di garantire la sicurezza e la trasparenza dei flussi informativi.

Tempistiche e soggetti coinvolti

L’obbligo di fatturazione elettronica interesserà:

• Tutte le imprese belghe registrate ai fini IVA, indipendentemente dalla loro dimensione o dal fatturato.
• Anche le imprese estere che operano in Belgio potrebbero rientrare nel nuovo obbligo, in attesa di ulteriori precisazioni da parte dell’amministrazione fiscale.

Attualmente, l’obbligo si applicherà esclusivamente alle transazioni B2B nazionali. Operazioni B2C o transfrontaliere, per il momento, non rientrano nei requisiti obbligatori, sebbene il quadro normativo possa evolversi in futuro per allinearsi ulteriormente alle direttive europee.

Le fatture dovranno essere conservate per un periodo minimo di riferimento di 7 anni.

Il modello Peppol: dai quattro ai cinque angoli

Nel contesto della fatturazione elettronica belga, la rete Peppol gioca un ruolo centrale nella trasmissione dei documenti fiscali. Il sistema si configura in due modalità strutturali, che vanno oltre le tempistiche di attuazione del nuovo obbligo e rappresentano scelte organizzative finalizzate all’ottimizzazione del flusso informativo.

Modello a quattro angoli

In questa configurazione, sono coinvolti:

• Il mittente (fornitore)
• Il destinatario (cliente)
• Il provider di servizi (access point)
• L’infrastruttura di scambio Peppol

Qui, le transazioni avvengono tra le parti interessate, supportate dall’access point che garantisce una trasmissione sicura e standardizzata dei dati.

Modello a cinque angoli

Questo modello prevede l’aggiunta di un ulteriore nodo: l’amministrazione fiscale. In questo scenario, le fatture vengono sottoposte a una fase di validazione preventiva da parte dell’ente governativo prima di essere recapitate al destinatario.

L’inclusione dell’amministrazione fiscale:

• Rafforza il controllo e la trasparenza delle transazioni.
• Riduce il rischio di frodi e anomalie grazie a una verifica centralizzata.
• Favorisce interventi tempestivi in caso di discrepanze.

È importante sottolineare che la scelta tra il modello a quattro o a cinque angoli non è direttamente legata alle scadenze per l’adozione dell’obbligo di fatturazione, ma rappresenta un’evoluzione strutturale volta a garantire maggior sicurezza e controllo.

Formati e standard richiesti

Il formato della fattura elettronica strutturata dovrà essere basato sullo standard EN 16931. Il Belgio in ogni caso spingerà sull’utilizzo del formato Peppol-BIS BILLING 3.0 CIUS. Questo standard, conforme alle normative UE, garantisce:

• L’interoperabilità tra i sistemi delle diverse imprese.
• La sicurezza e l’autenticità dei dati trasmessi.

Tutte le fatture dovranno essere inviate esclusivamente attraverso la rete Peppol, e non sono previsti formati alternativi.

Canali di trasmissione e validazione

Il nuovo sistema belga si basa su canali di trasmissione sicuri e standardizzati:

• Peppol Access Point: il metodo principale per l’invio e la ricezione delle fatture attraverso la rete Peppol.
• Portale Hermes: soluzione temporanea per le transazioni B2B, funge da supporto nella transizione all’e-invoicing per quelle imprese non ancora conosciute su rete PEPPOL.
• Portale Mercurius: piattaforma per gestire le fatture elettroniche tra le imprese e la Pubblica Amministrazione (B2G).
• Piattaforme software certificate: le imprese potranno scegliere tra una lista ufficiale di fornitori, resa pubblica dall’amministrazione belga, per garantire la conformità alle nuove normative.

Questa infrastruttura integrata assicura un controllo rigoroso dei flussi informativi e contribuisce a prevenire errori o frodi fiscali.

Il ruolo dell’e-reporting: verso una maggiore digitalizzazione

Accanto all’obbligo di fatturazione elettronica, il Belgio mira a introdurre entro il 2028 un sistema di e-reporting IVA. Questo strumento obbligherà le aziende a trasmettere periodicamente informazioni dettagliate sulle transazioni, migliorando il controllo e la trasparenza del sistema fiscale, eliminando  al contempo complessi processi amministrativi ed errori nella raccolta dei dati.

Questo nuovo sistema si baserà sul modello Peppol a 5 angoli, che consentirà una comunicazione sicura e standardizzata tra le imprese e l’amministrazione fiscale.

Supporto e FAQ per le imprese

Per facilitare la transizione al nuovo sistema, il governo belga metterà a disposizione:

• Guide ufficiali e documentazione tecnica: con dettagli sui formati, i canali di trasmissione e le modalità operative.
• Elenco pubblico dei fornitori di software certificati: per aiutare le imprese a scegliere soluzioni conformi.
• Webinar e sessioni informative online: rivolte in particolare alle PMI, per supportare l’adozione della fatturazione elettronica.
• Eventuali incentivi per la digitalizzazione: con agevolazioni fiscali per chi investe in sistemi compatibili con Peppol.

Tutte queste risorse saranno accessibili sul sito dell’amministrazione fiscale belga, che fungerà da punto di riferimento per tutte le imprese interessate.

Conclusioni

L’introduzione della fatturazione elettronica B2B in Belgio rappresenta una svolta importante per il sistema fiscale del Paese. Sebbene l’obbligo entri in vigore definitivamente il 1° gennaio 2026, le aziende devono prepararsi fin da ora, adottando soluzioni compatibili con il formato Peppol e aggiornando i propri sistemi amministrativi.

Grazie a un’infrastruttura digitale avanzata, basata sugli scambi attraverso Rete Peppol e Access Point certificati, la transizione non rappresenterà solo un obbligo normativo, ma offrirà anche opportunità concrete per aumentare l’efficienza operativa e ridurre i costi.

DocuMI, in qualità di International Peppol Access Point e digital provider specializzato, supporta i suoi Clienti nell’invio e ricezione di fatture elettroniche in Europa, offrendo un servizio in linea con la normativa europea e le specifiche tecniche adottate da ciascun Paese, attivabile rapidamente e integrabile con l’ERP aziendale.

Link utili:

ViDA (VAT in the Digital Age)

 Legge di Bilancio 2024

Peppol-BIS BILLING 3.0

portale Hermes

Guide ufficiali e documentazione tecnica

Software solutions for sending, receiving and processing electronic invoices

Articoli collegati:

Fatturazione elettronica in Spagna

Fatturazione elettronica in Germania