Bolle doganali elettroniche: dove scaricarle
Per le aziende che operano nel settore import-export, la gestione delle bolle doganali elettroniche rappresenta un’attività fondamentale ma spesso complessa. Recuperare i documenti dal Portale Unico Dogane e Monopoli, monitorarne lo stato, archiviarli correttamente e renderli disponibili ai diversi reparti aziendali richiede tempo e attenzione.
Con l’adozione del modello di dati comunitario EUCDM (European Union Customs Data Model) e la completa digitalizzazione delle dichiarazioni doganali di import ed export, diventa sempre più importante dotarsi di strumenti in grado di automatizzare la gestione dell’intero fascicolo doganale.
In questo contesto, DocuMI ha sviluppato una soluzione che consente di automatizzare il download delle bolle doganali elettroniche, semplificando la gestione documentale e riducendo le attività manuali.
Come automatizzare il download delle bolle doganali elettroniche
E’ infatti possibile semplificare e velocizzare il download delle bolle doganali elettroniche, eliminando completamente l’attività manuale.
DocuMI ha sviluppato un nuovo servizio perfettamente integrato con il portale dell’ADM – Agenzia delle Accise, Dogane, Monopoli, che permette di automatizzare l’accesso ai documenti doganali e dimenticarsi così le procedure lunghe e macchinose per scaricare ogni singola bolla.
Così, le aziende possono recepire in modo rapido ed efficiente il cambio di procedura, garantendo al contempo un flusso di lavoro fluido e conforme alle normative vigenti.
Il servizio YouDOX: come funziona
Oltre 200 aziende hanno già scelto YouDOX per automatizzare il download, la gestione e la conservazione delle bolle doganali elettroniche.
Grazie all’integrazione con il Portale Unico Dogane e Monopoli, la piattaforma semplifica l’intero processo documentale: dall’acquisizione automatica delle bolle alla consultazione del fascicolo doganale digitale, fino alla conservazione a norma. Il risultato è una significativa riduzione delle attività manuali, una maggiore tracciabilità dei documenti e una gestione più efficiente delle operazioni di import ed export.
Di seguito scopri le principali funzionalità del servizio e come possono aiutare la tua azienda a semplificare la gestione delle bolle doganali elettroniche.
1. Recupero automatico degli MRN
Il servizio offerto da DocuMI consente il recupero automatico degli MRN, codici identificativi del movimento di import/export associati univocamente a ciascuna bolla doganale.
In questo modo le aziende non dovranno più affrontare da sole un’ingente mole di burocrazia, ma potranno eliminare le operazioni manuali, riducendo al minimo il rischio di errori e garantendo un recupero rapido ed efficiente delle informazioni chiave.
2. Download automatico delle bolle doganali
Relativamente alle operazioni di import, il servizio consente di accedere in automatico ai seguenti prospetti:
- Prospetto Contabile
- Prospetto di Sintesi
- Prospetto di Svincolo
Per le operazioni di export, invece, l’azienda potrà acquisire in maniera semplice e veloce:
- il DAE (Documento di Esportazione)
- il DAT (Documento di Accompagnamento Transito)
- il Visto Uscita
Tutti i documenti vengono scaricati automaticamente dal Portale Unico Dogane e Monopoli senza alcun intervento manuale. Inoltre, è possibile effettuare il download massivo dei PDF delle bolle doganali, semplificando ulteriormente la gestione di grandi volumi documentali.
Grazie a queste funzionalità, gli utenti possono concentrarsi su altre attività strategiche, lasciando al sistema il compito di scaricare e organizzare i documenti.
3. Consultazione del fascicolo doganale
Tutti i documenti vengono organizzati automaticamente all’interno di un fascicolo doganale digitale consultabile tramite il portale online YouDOX.
Il sistema riconcilia automaticamente i documenti appartenenti alla stessa pratica (ad esempio DAE e Visto Uscita), consentendo agli utenti di visualizzare immediatamente l’intero iter documentale.
L’azienda può inoltre allegare ulteriori documenti al fascicolo, come fatture, ordini, packing list o altri documenti commerciali, creando un archivio completo della pratica doganale.
Attraverso la funzionalità Dettagli, è possibile consultare online tutti i dati estratti automaticamente dalle bolle senza dover aprire il documento PDF.
Per facilitare il lavoro tra colleghi, gli utenti possono inserire note operative e contrassegnare le pratiche come “gestite”, migliorando la collaborazione tra ufficio amministrativo, logistica e spedizioni.
4. Ricezione di report e notifiche
Per consentire una gestione puntuale e sicura delle bolle doganali elettroniche, il servizio mette a disposizione report dettagliati contenenti tutti i dati inclusi nei documenti scaricati. Nello specifico, lato export, il report relativo ai dati contenuti nel DAE sarà completo anche delle informazioni relative alla effettiva uscita della merce.
I report saranno messi a disposizione via email o pubblicati sul portale YouDOX secondo la frequenza desiderata.
Il servizio mette inoltre a disposizione notifiche automatiche configurabili che avvisano l’azienda:
- della disponibilità di nuovi Visti Uscita;
- del superamento di 60, 75 o 90 giorni dallo svincolo della merce senza il relativo Visto Uscita.
5. Conservazione digitale a norma
Le bolle doganali elettroniche, in quanto documenti digitali fiscalmente e legalmente rilevanti, devono essere archiviate secondo quanto previsto dall’articolo 43 del Codice dell’Amministrazione digitale e dalle Linee Guida AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
DocuMI, in qualità di conservatore certificato AgID, garantisce la conservazione digitale a norma delle bollette doganali per 10 anni, al fine di preservarne l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, la certezza legale e reperibilità nel tempo.
Digitalizzazione completa delle bolle doganali di import ed export
Oggi sia le operazioni di import sia quelle di export utilizzano esclusivamente procedure digitali basate sul modello dati unionale EUCDM. Le dichiarazioni doganali vengono gestite attraverso i sistemi telematici dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, rendendo indispensabile per le aziende dotarsi di strumenti in grado di automatizzare il recupero, la consultazione e la conservazione della documentazione doganale.
In questo scenario, una gestione manuale dei documenti può comportare un aumento dei tempi operativi e del rischio di errori, mentre l’automazione consente di migliorare efficienza, tracciabilità e collaborazione tra i diversi reparti aziendali.
Vuoi creare un archivio digitale centralizzato e sicuro e conservare digitalmente a norma non solo le bolle doganali, ma tutte le tipologie di documenti informatici?
DocuMI, in quanto conservatore accreditato al Marketplace AgID, consente di digitalizzare e conservare a norma di legge tutte le tipologie di documenti informatici per 10 anni.