Conservazione libri contabili in modalità digitale: normativa e linee guida

9 Febbraio 2022

Conservazione libri contabili: tutto quello che c’è da sapere

Normativa di riferimento e linee guida per la conservazione dei libri contabili a norma di legge e in modalità digitale.

Sono i libri e registri contabili a certificare quasi l’intera biografia dell’impresa: dalla costituzione, al suo sviluppo, sino ad arrivare all’eventuale cessazione.

In quanto attestazione inconfutabile della vita finanziaria e patrimoniale dell’impresa stessa, la legge, ne prescrive la conservazione a norma per almeno 10 anni.

A livello generale, i libri e documenti contabili possono essere tenuti:

con modalità “tradizionali”, cioè su supporto cartaceo, c.d. “documenti analogici” (art. 2215, articoli 2216 – 2219 c.c.).
con modalità informatiche, c.d. “documenti informatici” (articolo 2215-bis c.c.).

In ogni caso, il termine ultimo per la conservazione sarà il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Conservazione libri contabili in modalità digitale e perimetro normativo

Come già accennato, l’art. 2215 bis C.C., infatti, stabilisce che: “i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”.

A sostegno della suddetta disposizione codicistica, è stato successivamente emanato il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82), il primo corpus organico riguardante l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione che, nell’ambito di una sempre più preminente e dinamica evoluzione digitale, ha sancito e ulteriormente avvalorato proprio l’importanza del documento informatico anche nei confronti della imprese private che, ormai, non possono più esimersi dalle attività di formazione, trasmissione e conservazione dei documenti informatici a rilevanza fiscale.

Le norme che il CAD dedica agli obblighi di conservazione sono riportate agli artt. 43 e 44, mentre è l’art. 71 a disciplinarne le regole tecniche, facendo espresso rinvio alle vigenti “Linee Guida sulla formazione e gestione dei documenti informatici”. Spetta a queste ultime definire i requisiti e le specifiche tecniche affinché un sistema di conservazione possa considerarsi a norma e in grado di garantire autenticità, integrità, immodificabilità, leggibilità, certezza legale e reperibilità dei documenti informatici dallo stesso conservati.

Solo nel rispetto delle predette regole, infatti, è possibile per i documenti informatici conseguire il medesimo valore legale di quelli cartacei, assicurando ad aziende pubbliche e imprese private un considerevole risparmio sui costi di stampa e di archiviazione analogica.

Il ruolo del Responsabile della Conservazione

A supporto e a garanzia del processo di conservazione, è posto il ruolo del Responsabile della Conservazione a cui spetta, ai sensi dell’articolo 4.5. delle “Linee Guida sulla formazione e gestione dei documenti informatici”, definire e attuare le politiche complessive del sistema di conservazione che è chiamato a governare e a gestire con piena responsabilità e autonomia.

Quali libri contabili conservare?

La conservazione digitale va pertanto a sostituire i documenti cartacei con quelli informatici, i quali vengono resi immodificabili dall’apposizione della firma digitale e della marca temporale. Ma quali sono i Libri e i documenti contabili da poter sottoporre a conservazione digitale?

Nell’ambito specifico dei Libri e dei documenti contabili, è obbligatorio conservare:

il libro giornale,
il libro degli inventari,
la corrispondenza commerciale e le altre scritture contabili richieste dalla natura o dalla dimensione dell’impresa,
i registri IVA,
il registro dei beni ammortizzabili,
il libro dei soci,
il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, del consiglio di amministrazione, del collegio sindacale o dei revisori.

Formato e requisiti per la corretta conservazione digitale dei libri contabili

I Libri contabili, così come i documenti contabili e fiscali versati nel sistema di conservazione, dovranno essere documenti informatici in formato pdf e/o pdf/a (estensione .pdf), firmati con firma elettronica qualificata e/o digitale, prima del trasferimento al sistema di conservazione e muniti dei propri metadati obbligatori, così come espressamente richiesto da AgID nell’allegato n 5 alle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei Libri sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, proprio mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.

Il processo di conservazione a norma

Il processo di conservazione dovrà attuarsi secondo l’iter previsto dalle già richiamate “Linee Guida” oltre che secondo le disposizioni previste dalla normativa fiscale contenuta nel vigente DMEF 17 Giugno 2014, art. 3 comma 3. Il processo si concluderà con l’apposizione da parte del Responsabile del Servizio di Conservazione di firma digitale e marca temporale.