Conservazione FIR digitale: tutto quello che devi sapere
Dal 13 febbraio 2026 il FIR digitale diventerà obbligatorio per i soggetti iscritti al RENTRI, segnando un passaggio cruciale nella digitalizzazione della tracciabilità dei rifiuti e coinvolgendo migliaia di imprese italiane.
In particolare, l’abbandono progressivo del formulario cartaceo evidenzia un aspetto fondamentale: la conservazione FIR a norma. Non basta infatti compilare e trasmettere il FIR in formato elettronico per essere conformi alla normativa.
Le aziende devono garantire che ogni formulario sia correttamente conservato digitalmente, rispettando regole tecniche e requisiti giuridici. Solo così si assicura autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
Per questo motivo, in questa guida analizziamo obblighi, scadenze, requisiti e vantaggi della conservazione FIR digitale, offrendo indicazioni pratiche per un’implementazione conforme e sicura.
FIR digitale: contesto normativo e obbligo dal 2026
Il FIR digitale è la versione elettronica del Formulario di Identificazione del Rifiuto che accompagna ogni movimentazione di rifiuti speciali. La sua introduzione rientra nel più ampio processo di digitalizzazione ambientale, volto a migliorare la trasparenza e a contrastare le irregolarità nella gestione dei rifiuti.
L’obbligo del FIR digitale, inizialmente previsto per il 2025, è stato tuttavia posticipato. Il Decreto Legge n. 215 del 30 dicembre 2023, convertito con la Legge n. 18 del 23 febbraio 2024 (Decreto Milleproroghe), ha infatti fissato la nuova data di entrata in vigore al 13 febbraio 2026.
Questo rinvio offre alle aziende un margine temporale utile per adeguare i propri processi interni, i sistemi informativi e le modalità di gestione e conservazione digitale dei documenti.
Chi è obbligato al FIR digitale
L’obbligo riguarda tutti gli operatori della filiera dei rifiuti speciali:
- produttori iniziali di rifiuti pericolosi e non pericolosi;
- detentori che conferiscono rifiuti a terzi;
- trasportatori;
- intermediari e commercianti senza detenzione;
- impianti di recupero o smaltimento.
Scadenze FIR digitale: la timeline del nuovo formulario
La transizione verso il FIR digitale avviene per fasi:
- Dal 13 febbraio 2025 al 12 febbraio 2026: è ancora possibile utilizzare il FIR cartaceo, ma con il nuovo modello e vidimazione digitale;
- Dal 13 febbraio 2026: i soggetti iscritti al RENTRI dovranno emettere il FIR esclusivamente in formato digitale. I non iscritti potranno continuare con il cartaceo, nei casi previsti.
In ogni scenario, i FIR digitali prodotti dovranno essere conservati digitalmente a norma.
FIR digitale e RENTRI: il ruolo del registro elettronico
Il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale della Tracciabilità dei Rifiuti) è la piattaforma del Ministero dell’Ambiente che gestisce i dati relativi alla movimentazione dei rifiuti.
Dal 2026, i soggetti iscritti al RENTRI dovranno:
- compilare e gestire i FIR in formato digitale;
- trasmettere i dati attraverso i servizi messi a disposizione dal RENTRI;
- garantire la corretta conservazione del FIR digitale.
Il sistema consente alle autorità un controllo puntuale e rafforza l’importanza di una conservazione strutturata, indicizzata e sempre accessibile.
Conservazione FIR digitale: perché è un obbligo normativo
Con l’introduzione del FIR digitale, la conservazione FIR a norma diventa un obbligo a tutti gli effetti. Infatti, il formulario, in quanto documento informatico con valore legale, deve mantenere nel tempo determinate caratteristiche fondamentali.
In particolare, è necessario garantire l’autenticità del soggetto che ha formato il documento, l’integrità del contenuto e la sua leggibilità nel tempo. Inoltre, il documento deve essere sempre reperibile e immodificabile, così da poter essere esibito correttamente in caso di controlli.
Questi requisiti, infatti, sono stabiliti Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D.Lgs. n. 82/2005) e dalle Linee Guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici. Di conseguenza, il semplice salvataggio del file o l’archiviazione su supporti non certificati non è sufficiente.
Tempi di conservazione del FIR
L’articolo 193 del D.Lgs. 152/2006 (Testo Unico Ambientale) stabilisce che:
- il FIR deve essere conservato per 3 anni dalla data di compilazione;
- per i rifiuti pericolosi, il periodo di conservazione sale a 10 anni.
Nel caso del FIR digitale, la conservazione deve avvenire esclusivamente in modalità digitale e a norma, per l’intero periodo previsto.
Processo di conservazione digitale del FIR
La conservazione FIR non è una semplice archiviazione, ma un processo strutturato che comprende:
- Versamento dei FIR digitali in un sistema di conservazione certificato;
- Creazione del Pacchetto di Versamento (PdV) che includa il documento informatico FIR e i relativi metadati;
- Generazione del Pacchetto di Archiviazione (PdA);
- Apposizione di firma digitale e marca temporale da parte del responsabile della conservazione, per garantire certezza di data e ora.
- Indicizzazione per una ricerca rapida e massima tracciabilità;
- Esibizione del FIR digitale e delle evidenze di conservazione in caso di controlli.
Attori coinvolti nella conservazione FIR digitale
- Azienda produttrice del FIR: responsabile della corretta formazione del FIR digitale;
- Responsabile della conservazione: questa figura, interna o esterna all’azienda, garantisce il rispetto delle norme tecniche e giuridiche del processo di conservazione. In caso di esternalizzazione, il ruolo è del provider di conservazione.
- Conservatore accreditato AgID: è un’azienda specializzata, iscritta all’elenco pubblico dei conservatori accreditati AgID. offre il servizio di conservazione digitale a norma e garantisce requisiti tecnici, legali e di sicurezza per i tuoi Formulari di Identificazione del Rifiuto digitali.
Benefici della conservazione FIR digitale
Oltre a garantire la piena conformità normativa, la conservazione FIR digitale offre numerosi benefici operativi. Innanzitutto, consente una significativa riduzione dei costi legati alla gestione della documentazione cartacea.
Inoltre, migliora l’efficienza dei processi interni, riducendo i tempi di ricerca e recupero dei documenti. Allo stesso tempo, aumenta il livello di sicurezza dei dati, proteggendo i FIR da smarrimenti, alterazioni o accessi non autorizzati.
Infine, la digitalizzazione dei formulari contribuisce attivamente alla sostenibilità ambientale, riducendo il consumo di carta e favorendo una gestione più responsabile dei rifiuti.
Sanzioni per mancata conservazione FIR
La mancata o errata conservazione dei FIR comporta sanzioni rilevanti. L’articolo 258 del Decreto Legislativo 152/2006 prevede sanzioni amministrative che possono arrivare fino a 15.500 euro per i rifiuti pericolosi. Le sanzioni si applicano anche in caso di conservazione digitale non conforme.
Conservazione FIR con YouDOX
Versare i documenti in un sistema di conservazione digitale certificato, come quello di DocuMI, garantisce elevati livelli di sicurezza e compliance normativa.
Affidandoti al servizio di conservazione digitale a norma, i FIR digitali vengono conservati per i tempi stabiliti dalla normativa vigente e risultano sempre accessibili e facilmente consultabili sul portale YouDOX.
Inoltre, attivando anche il servizio di conservazione del registro di carico e scarico rifiuti, è possibile affidarsi a un unico provider specializzato per la conservazione di tutta la documentazione sulla tracciabilità dei rifiuti.
Grazie a un ambiente digitale semplice, sicuro e intuitivo, YouDOX consente di avere un archivio organizzato, dal quale ricercare e scaricare rapidamente documenti ed evidenze di conservazione a norma, pronti per l’esibizione in caso di controlli.
1. Quando entra in vigore l'obbligo del FIR digitale?
2.Chi deve usare il FIR digitale?
3. I FIR digitali devono essere firmati?
4. Per quanto tempo devo conservare i FIR digitali?
5. Posso conservare i FIR digitali sul mio server aziendale o in un cloud generico?
6. Cosa succede in caso di mancata conservazione a norma dei FIR?
7. Il MUD sarà eliminato con l'introduzione del FIR digitale?
No, al momento il MUD (Modello Unico di Dichiarazione Ambientale) e il FIR digitale sono obblighi complementari. Il FIR traccia la singola movimentazione, il MUD è una dichiarazione annuale riepilogativa. La completa implementazione del RENTRI punta a una futura semplificazione anche di questo aspetto.
8. DocuMI è un conservatore certificato?
9. Posso conservare altri documenti con YouDOX?
Certamente: grazie al servizio di conservazione digitale YouDOX puoi digitalizzare il tuo archivio documentale e conservare a norma libri, registri, fatture, contratti e qualsiasi altro documento a valenza legale. Ti basterà inviare una mail a info@youdox.it per maggiori informazioni.
Link utili:
Registro Elettronico Nazionale per Tracciabilità dei Rifiuti
Art. 190 del Decreto Legislativo 3 aprile 2006, n. 152 (Testo Unico Ambientale)
Tracciabilità dei rifiuti – Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)