Il servizio di conservazione messaggi PEC YouDOX
Conservare a norma i messaggi PEC garantisce valore legale nel tempo alla corrispondenza giuridica d’impresa.
Ai sensi della vigente normativa in tema di obbligatorietà di conservazione digitale dei messaggi PEC (art. 2220 CC e art. 43 del CAD) DocuMI, in qualità di Conservatore Accreditato AgID, garantisce massima compliance e sicurezza nel tempo attraverso un servizio di conservazione completo e su misura per imprese e intermediari fiscali.
Come già anticipato nel nostro precedente articolo, solo la conservazione digitale a norma, per mezzo di un intermediario qualificato, garantisce, infatti, l’autenticità della PEC, attraverso il mantenimento del suo valore legale nel tempo, ben oltre quella che è la durata tipica del certificato di firma elettronica, ovvero tre anni.
Conservare i propri messaggi PEC in un sistema certificato permette, al contempo, in sede di contenzioso, di rendere i propri dati opponibili a terzi in forza del valore legale del documento che questo acquisisce grazie alla firma digitale e alla marca temporale sui pacchetti di conservazione.
In virtù del panorama normativo vigente DocuMI ha sviluppato una soluzione ad hoc sul tema conservazione digitale dei messaggi PEC, aggiungendo un ulteriore tassello al più ampio servizio di conservazione digitale norma dei documenti fiscalmente rilevanti (fatture, libri e registri contabili, contratti, giustificativi di spesa, etc.) erogato a migliaia di studi commercialisti e aziende con l’obiettivo di garantire compliance ai massimi livelli e processi digitali e sicuri.
Il servizio di conservazione digitale dei messaggi PEC
Il servizio di conservazione digitale dei messaggi PEC prevede la sincronizzazione automatica delle caselle PEC aziendali con il sistema di conservazione a norma DocuMI, in modo totalmente trasparente per l’utente.
Una volta sincronizzate le caselle con il sistema di conservazione, DocuMI si occuperà di portare in conservazione i messaggi PEC a intervalli regolari e secondo la frequenza desiderata dall’utente.
Sarà inoltre possibile scegliere, una volta conservati digitalmente i messaggi PEC, di cancellarli dalla casella PEC di riferimento in modo da liberare spazio di archiviazione.
I messaggi PEC facenti riferimento a una o più caselle saranno quindi conservati a norma per 10 anni e risulteranno ricercabili, scaricabili e consultabili direttamente dal portale online YouDOX.
L’accesso al portale web di consultazione ed esibizione YouDOX potrà essere creato per ciascun collaboratore titolato ad accedere ai messaggi PEC conservati, con la possibilità di stabilire permessi di visualizzazione specifici.
In questo modo, tanto lo studio commercialista quanto l’impresa, disporranno di uno strumento di monitoraggio e conservazione a norma dei messaggi PEC inviati e ricevuti, che risulteranno disponibili nello stesso ambiente web in cui saranno eventualmente presenti tutte le altre tipologie documentali fiscalmente rilevanti che si è scelto di conservare digitalmente.
Ecco che YouDOX diviene sempre più una Suite di servizi digitali per l’impresa e per il professionista che scelgono di digitalizzare i processi di business, dematerializzare i propri archivi e collaborare in modo efficiente e innovativo.
Link utili:
Articoli collegati: