Conservazione digitale delle PEC: perché è obbligatoria
Quadro normativo e vantaggi del processo di conservazione a norma dei messaggi PEC
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è caratterizzata da un processo che certifica l’invio e la ricezione del messaggio scambiato. Di fatto, come previsto dal DPR dell’11/2/2005 n.68, consente di inviare e-mail dal valore legale equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Per via del ruolo sempre più centrale che assume nei processi di business aziendali, maggiore attenzione deve essere posta alle previsioni normative che prevedono la conservazione digitale della PEC.
In tal senso l’articolo 2220 del Codice Civile stabilisce che:
“Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.”
Poiché il riferimento codicistico è certamente riconducibile al più ampio ambito della documentazione commerciale, è in dubbio che le PEC rappresenti una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa.
A rafforzare la tesi sopra espressa, viene in soccorso anche la previsione contenuta nell’ art. 43 del Codice dell’amministrazione Digitale (CAD) secondo cui i documenti informatici – tra cui certamente si possono annoverare le PEC – devono essere conservati nella modalità digitali previste dalle regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
Chi è obbligato a conservare a norma i messaggi PEC?
Sono gli utilizzatori della PEC, privati o Pubbliche Amministrazioni, che devono provvedere alla conservazione a norma dei propri messaggi e delle relative notifiche.
Pertanto chi si dota della PEC ha l’obbligo di mettere in conservazione i propri dati, affidandosi ad un provider qualificato che ne garantisca la conservazione a norma per 10 anni.
Perché conviene conservare a norma la PEC?
La conservazione digitale a norma della PEC porta intrinsecamente con sé una duplice finalità.
Se da un lato la conservazione a norma, per tramite di un provider accreditato, consente di ottemperare agli obblighi normativi ai sensi della normativa civilistica vigente, dall’altra, in sede di contenzioso, rende i propri dati opponibili a terzi in quanto il documento acquisisce valore legale grazie alla firma digitale e alla marca temporale sui pacchetti di conservazione.
Come assicurare l’autenticità della PEC?
Grazie alla firma digitale apposta dalla Certification Authority, la PEC risulta in qualche modo assimilabile ad una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Pertanto ai fini di mantenere il suo valore legale nel tempo, questa necessita di essere conservata a norma digitalmente, unitamente alle rispettive ricevute, ben oltre quella che è la normale, nonché limitata durata del certificato di firma elettronica che nella maggior parte dei casi è pari a tre anni.
Dunque la conservazione digitale a norma garantisce e preserva l’autenticità della PEC oltre il termine di scadenza del certificato.