La PEC europea: scopri cos’è e quali sono le nuove regole
PEC europea: cos’è e che cosa prevede l’adeguamento agli standard europei?
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Oggi la PEC italiana attribuisce validità legale alle comunicazioni, in quanto possono essere considerate equivalenti alla tradizionale raccomandata con avviso di ricezione.
Tuttavia, non fornisce una certificazione dell’identità del titolare della casella. Da qui sorge la necessità di adeguare la casella PEC agli standard europei.
Pertanto, a partire dai primi mesi del 2024, la PEC in Italia sarà sostituita dalla Registered Electronic Mail (REM), comunemente nota come PEC europea che consentirà di inviare messaggi certificati con valore legale in tutta Europa.
Gli articoli 43 e 44 del Regolamento eIDAS stabiliscono i requisiti che devono essere rispettati per essere conformi ad un Servizio Elettronico di Recapito Certificato:
- i requisiti SERC (Servizio Elettronico di Recapito Certificato) – il quale consente la trasmissione elettronica dei dati tra diverse parti, fornendo evidenze riguardanti il trattamento dei dati trasmessi, inclusa la conferma dell’invio e della ricezione dei dati stessi.
- i requisiti SERCQ (Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato) – che permette di identificare prima della trasmissione dei dati sia il mittente che il destinatario garantendo elevati livelli di sicurezza.
La PEC italiana può essere considerata un Servizio Elettronico di Recapito Certificato (SERC), in quanto soddisfa i requisiti fissati dall’articolo 43 del regolamento eIDAS, però non può essere considerata un Servizio elettronico di recapito certificato qualificato (SERCQ), pertanto, le caselle PEC attivate in Italia dovranno essere integrate con quest’ultimo.
I requisiti di una PEC adeguata agli standard europei
Per conformare la PEC italiana agli standard europei è necessario soddisfare i seguenti requisiti:
- verificare l’identità del proprietario o del Legale Rappresentante (nel caso di PEC aziendali) utilizzando strumenti come SPID, firma digitale, CIE 3.0, TS – Carta Nazionale dei Servizi o webcam,
- implementare un secondo livello di protezione per l’accesso a ciascuna casella PEC. Infatti, oltre all’uso di username e password, sarà richiesta un’autorizzazione aggiuntiva tramite dispositivi associati come SMS, email, app o token,
- verificare che il programma di posta o il software gestionale siano compatibili con il nuovo standard europeo e procedere all’aggiornamento necessario.
Come la PEC Europea semplificherà le comunicazioni
Ecco alcuni vantaggi della PEC europea:
- agevolare le relazioni commerciali e contrattuali con clienti e fornitori stranieri,
- ridurre il tempo e i costirispetto ai mezzi di comunicazione tradizionali,
- beneficiare di uno strumento elettronico sicuro, affidabile, certificato e garantito,
- semplificare le procedure burocratichecon le pubbliche amministrazioni di altri Paesi.
Cosa succede se non si adegua la PEC agli standard europei obbligatori
La mancata conformità della PEC agli standard europei obbligatori comporterà:
- l’impossibilità di utilizzare la posta elettronica come mezzo di comunicazione legale,
- la limitazione all’accesso e alla consultazione della vecchia PEC.
L’obbligo di conservazione digitale delle PEC
Come stabilito dall’art. 2220 del Codice Civile e dall’art. 43 del Codice dell’amministrazione Digitale, tutti gli utilizzatori della PEC devono provvedere alla conservazione digitale a norma dei propri messaggi per dieci anni.
Conservare digitalmente a norma i messaggi PEC, oltre che rispettare quanto previsto dalla normativa, ti consentirà di:
- rendere i tuoi dati opponibili a terzi, grazie alla firma digitale e alla marca temporale sui pacchetti di conservazione;
- mantenere il valore legale dei messaggi PEC nel tempo, oltre il periodo per il quale il gestore PEC è obbligato a conservare le informazioni dei vari log (30 mesi).
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