DDT elettronici via Peppol
I DDT, o Documenti di trasporto, sono documenti che attestano in maniera dettagliata l’avvenuto trasferimento di merci o servizi da un fornitore al cliente destinatario e accompagnano quindi la spedizione stessa.
Tradizionalmente, essi venivano emessi su supporto cartaceo, con copie multiple consegnate a tutti gli attori coinvolti nel trasporto e nella consegna delle merci.
Tuttavia, con il progredire della digitalizzazione d’impresa, insieme alla dematerializzazione delle fatture e degli ordini d’acquisto, sempre più aziende stanno adottando processi di invio dei DDT elettronici tramite Peppol Network.
DDT elettronici e normativa: tutto quello che c’è da sapere
Allo stato attuale, non c’è ancora una normativa che sancisce l’obbligatorietà di invio dei DDT elettronici: rimane in capo al singolo soggetto decidere se impostare o meno un processo di questo tipo.
Nell’ambito del processo di ordinazione elettronica via NSO/Peppol ad oggi l’Emilia-Romagna è l’unica regione che, pioniera nel processo di dematerializzazione dell’intero ciclo d’ordine, ha sancito tale obbligo per i fornitori (già obbligati a ricevere ordini elettronici via Peppol).
Infatti, con la Delibera della Giunta Regionale n. 287/2015, entrata in vigore nel 2017, la Regione ha previsto che la trasmissione, il ricevimento e la conservazione dei documenti del ciclo acquisti delle PA della Regione debba avvenire esclusivamente in forma elettronica, attraverso il Sistema regionale per la dematerializzazione del Ciclo Passivo (SiCiPa-ER).
Quindi, sia gli ordini da parte delle PA afferenti al Sistema Sanitario Nazionale dell’Emilia che i relativi DDT devono essere formato elettronico ed essere trasmessi tramite Peppol Network.
Sulla scia dell’Emilia-Romagna, tuttavia, sempre più Regioni stanno valutando i vantaggi della digitalizzazione e chiedendo ai propri fornitori di inviare i documenti di trasporto in formato elettronico via Peppol, al fine di semplificare i processi migliorare l’efficienza operativa.
Come inviare DDT elettronici via PEPPOL Network
Per garantire la piena interoperabilità dei processi del ciclo d’ordine e una rapida importazione e gestione dei dati, i DDT elettronici devono essere nel formato strutturato UBL/XML Peppol.
I documenti devono essere inviati tramite rete Peppol, rispettando le specifiche tecniche definite dalla Peppol Authority italiana AGID.
Al fine di creare DDT elettronici nel formato richiesto ed inviarli alla Pubblica Amministrazione ordinante la scelta più efficiente per l’azienda fornitrice sarà quella di affidarsi ad un Peppol Access Point in grado di:
- Generare il DDT elettronico nel formato UBL/XML a partire da qualsiasi formato con cui l’azienda produce tali documenti ad oggi (ad es. PDF);
- Inviare i DDT elettronici tramite Peppol Network gestendo notifiche e aggiornamenti di stato;
- Mettere a disposizione i DDT elettronici inviati in formato leggibile fornendo evidenza rispetto all’avvenuta consegna;
- Effettuare la conservazione a norma decennale dei DDT elettronici inviati, in quanto documenti informatici.
Inoltre sarà necessario richiedere alla PA ordinante il proprio Peppol ID quale dato indispensabile per l’invio del DDT elettronico.
Perché scegliere di inviare DDT elettronici
Anche se per il momento non sussiste alcun obbligo normativo, la digitalizzazione dell’intero ciclo d’ordine presenta indubbi vantaggi e dovrà esser valutata sempre più seriamente dalle aziende che mirano ad impostare processi sempre più sicuri ed efficienti.
Con la dematerializzazione di fattura, ordine d’acquisto e DDT, si può disporre di tre documenti perfettamente integrati e interoperabili tra loro, riducendo drasticamente il rischio di errori di compilazione e migliorando l’efficienza dell’intero ciclo logistico.
Quindi, grazie all’integrazione di tutti i documenti relativi alle diverse fasi del processo di consegna si ottiene un maggior controllo e visibilità sulle diverse fasi del ciclo d’ordine, guadagnando in efficienza, praticità e sicurezza.
Inoltre, dal momento che i DDT non hanno solo valenza operativa ma anche fiscale e tributaria, essi devono essere obbligatoriamente conservati a norma per 10 anni. Con la loro dematerializzazione, si può così dire addio ai problemi in termini di gestione di tempi, spazi e processi legati all’archiviazione tradizionale, rendendo inoltre i documenti facilmente reperibili in caso di controlli o contenziosi e garantendone il valore legale nel tempo.
L’invio di DDT elettronici rappresenta quindi una soluzione ottimale per completare la digitalizzazione dell’intero ciclo d’ordine, non solo nell’ambito delle relazioni con le PA afferenti al Sistema Sanitario Nazionale, ma anche nei confronti di qualsiasi soggetto B2B pronto a recepirli, in modo da ottimizzare i processi logistici e renderli agili e sicuri.
Il servizio YouDOX di invio DDT elettronici
DocuMI, in qualità di canale accreditato al NSO (Nodo Smistamento Ordini) e Peppol International Access Point, consente già ad oggi attivando il servizio YouDOX di ricevere ordini elettronici via NSO e Peppol Network.
A questo si aggiunge la possibilità di digitalizzare l’intero ciclo d’ordine.
Qualora, infatti, l’azienda volesse implementare un servizio di invio di DDT elettronici tramite YouDOX sarà possibile:
- Creare il DDT elettronico a partire da qualsiasi formato;
- Inviare il DDT elettronico via Peppol Network a PA e aziende;
- Consultare e scaricare i DDT elettronici inviati e il relativo stato di consegna sul portale online YouDOX;
- Conservare automaticamente a norma per 10 anni i DDT elettronici inviati.
Unendo l’invio di DDT elettronici ai nostri servizi di fatturazione elettronica e di ricezione di ordini NSO, sarà quindi possibile affidarsi ad unico provider certificato per gestire in maniera digitale l’intero processo logistico, dalla ricezione dell’ordine elettronico all’invio di DDT e fatture elettroniche.
Sai cos’è Peppol?
Peppol, acronimo di Pan-European Public Procurement On-Line, nasce nel 2008 come progetto pilota finanziato dalla Commissione Europea per la creazione di un mercato unico digitale a livello europeo, con l’obiettivo ultimo di fornire un’infrastruttura e un protocollo tecnico di semplificazione delle operazioni di procurement digitale.
Oltre alla gestione delle fatture a livello paneuropeo, il network Peppol rappresenta una dei canali principali, nonché alternativi al canale NSO (Nodo Smistamento Ordini) per la ricezione degli ordini elettronici dalle Pubbliche Amministrazioni afferenti al SSN e per l’invio di DDT elettronici.
Vuoi saperne di più? Consulta il sito ufficiale di AgiD, la Peppol Authority italiana: clicca qui.