Obbligo FIR digitale: guida alla normativa e conservazione digitale
Con il Registro Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI), l’Italia si è avviata verso una graduale digitalizzazione dei documenti relativi alla movimentazione e al trasporto dei rifiuti.
Per le aziende produttrici di rifiuti e tutti gli operatori del settore, diviene quindi fondamentale rimanere aggiornati sulle novità normative del RENTRI e le scadenze del FIR digitale, per garantire l’adeguamento normativo e ottimizzare la gestione dei rifiuti attraverso la digitalizzazione dei documenti.
Nell’articolo scopriamo in che modo l’entrata in vigore degli obblighi sul RENTRI ha cambiato le procedure legate al Formulario di identificazione rifiuti.
Cos’è il formulario di identificazione rifiuti – FIR
Il Formulario di identificazione rifiuti (FIR) è un documento essenziale che accompagna i rifiuti in ogni fase del loro trasporto. Tradizionalmente emesso dal produttore o detentore, viene poi integrato e sottoscritto da tutti gli operatori coinvolti nella movimentazione.
Mentre la responsabilità del produttore o detentore rimane centrale per le informazioni di loro competenza, è importante notare che il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) può essere emesso e compilato anche dal trasportatore, su richiesta del produttore o del detentore, ottimizzando la movimentazione dei rifiuti.
FIR digitale: cosa cambia con il RENTRI
L’entrata in vigore del Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI) conferma l’importanza del FIR digitale come documento principale per il trasporto dei rifiuti. Come previsto dall’articolo 193, comma 1 del Testo Unico Ambientale (D.Lgs. 152/2006), l’obbligo di utilizzare il Formulario di Identificazione dei Rifiuti rimane per tutti i soggetti e le quantità già precedentemente coinvolti nella movimentazione dei rifiuti. Tuttavia, i soggetti coinvolti dovranno via via adeguarsi alle nuove modalità di emissione, tramite l’utilizzo del Nuovo Modello di FIR.
A tal proposito, il Decreto Ministeriale 59/2023 ha definito una serie di disposizioni volte alla digitalizzazione del FIR. Di seguito, i punti chiave già in vigore:
- nuovo modello unificato: il nuovo modello di FIR è obbligatorio per tutti gli operatori dal 13 febbraio 2025.
- scadenza unica: è già in vigore la data comune da cui gli iscritti al RENTRI devono gestire il FIR in formato digitale.
- Vidimazione digitale obbligatoria: l’obbligo di vidimazione digitale per i FIR è già attivo, sia per i documenti cartacei che per quelli nativi digitali.
- Trasmissione dati al RENTRI: è già in vigore l’obbligo di trasmettere al RENTRI i dati relativi ai FIR, in particolare per i rifiuti pericolosi, migliorandone la tracciabilità.
- Responsabilità del destinatario: nel caso di FIR digitale, il destinatario ha l’obbligo di trasmettere il formulario controfirmato e datato a tutti i soggetti coinvolti nella movimentazione.
Scadenze FIR digitale: la timeline per il nuovo formulario di identificazione rifiuti
La transizione verso l’adozione di un FIR completamente digitale sta avvenendo per fasi graduali:
- Fino al 12 febbraio 2025: il formulario di trasporto poteva essere redatto con i modelli “vecchi”, definiti dal D.M. 145/1998 in formato cartaceo.
- Dal 13 febbraio 2025 al 12 febbraio 2026: il FIR può essere ancora tenuto in formato cartaceo, ma è obbligatorio utilizzare il nuovo modello e la vidimazione digitale.
- Dal 13 febbraio 2026 entrerà in pieno regime la digitalizzazione: i produttori iscritti al RENTRI dovranno emettere il FIR in formato digitale. I produttori non tenuti all’iscrizione al RENTRI potranno continuare a utilizzare i FIR cartacei.
Obbligo di conservazione a norma del FIR digitale
L’obbligo di conservazione digitale a norma del FIR rappresenta un passo significativo verso la digitalizzazione e l’efficienza nella gestione dei rifiuti. Con l’entrata in vigore ufficiale dal 1° gennaio 2026, tutte le aziende e gli operatori coinvolti nella gestione dei rifiuti dovranno abbandonare la tradizionale archiviazione cartacea per adottare la conservazione digitale dei FIR. Questa disposizione, sancita dall’art.190 del Decreto Legislativo 3 aprile 2006, n. 152(Testo Unico Ambientale), impone che i FIR siano conservati in formato digitale per un periodo di almeno tre anni.
Requisiti per una conservazione digitale a norma del FIR
La digitalizzazione dei FIR non è un semplice passaggio dal formato fisico a quello elettronico. Richiede l’adesione a precise regole tecniche e normative volte a garantire la validità legale e la fruibilità dei documenti nel tempo. La conservazione dovrà avvenire in modalità digitale, assicurando tre requisiti fondamentali:
- Autenticità: deve essere garantita l’identità del soggetto che ha formato il documento e l’integrità del suo contenuto, impedendo alterazioni non autorizzate. Ciò si ottiene tramite forme di autenticazione come il sigillo elettronico o la firma elettronica qualificata.
- Integrità: il documento digitale deve rimanere inalterato nel tempo, senza subire modifiche o cancellazioni non tracciabili. Sistemi di conservazione a norma prevedono l’applicazione di impronte digitali (hash) e la creazione di pacchetti di versamento e conservazione che ne attestino l’originalità.
- Leggibilità: i documenti digitali devono essere sempre accessibili e consultabili, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica dei software e dei formati. Questo implica l’adozione di formati standard e interoperabili, nonché la disponibilità di strumenti per la loro visualizzazione nel corso degli anni.
Questi requisiti sono dettagliati e disciplinati dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), il pilastro normativo per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e dei privati che interagiscono con essa, e dalle Linee Guida AGID (Agenzia per l’Italia Digitale). Le Linee Guida AGID forniscono le specifiche tecniche e operative per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici, definendo i ruoli, i processi e le tecnologie necessarie per una conservazione digitale a norma.
Impatto e benefici della digitalizzazione dei FIR
L’introduzione dell’obbligo di conservazione digitale dei FIR rappresenta un cambiamento significativo per le imprese italiane. Lungi dall’essere un semplice adempimento normativo, questa trasformazione offre anche numerosi e concreti benefici, promuovendo una vera e propria dematerializzazione dei processi.
- Maggiore efficienza operativa: si traduce in una drastica riduzione dei tempi e dei costi precedentemente legati alla gestione documentale cartacea (stampa, archiviazione fisica, ricerca e recupero).
- Minore impatto ambientale: contribuisce attivamente alla sostenibilità ambientale, con una significativa diminuzione del consumo di carta e inchiostro.
- Facilità di accesso e consultazione: i FIR digitali possono essere consultati rapidamente da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, facilitando enormemente le operazioni di controllo, verifica e audit.
- Sicurezza dei dati: i sistemi di conservazione digitale a norma offrono elevati standard di sicurezza, proteggendo i documenti da perdita, danneggiamento o alterazione.
- Conformità legale: garantisce un adeguamento preciso alle direttive europee e nazionali in materia di digitalizzazione e trasparenza nella gestione dei rifiuti, assicurando la piena conformità legale.
In sintesi, la conservazione digitale dei FIR non è solo un obbligo normativo, ma un’opportunità strategica per le aziende di modernizzare i propri processi, migliorare l’efficienza operativa e contribuire a una gestione dei rifiuti più sostenibile e trasparente, con una tangibile riduzione costi nel lungo periodo.
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