conservazione sostitutiva

Conservazione sostitutiva: cos’è, come funziona e cosa la distingue dall’archiviazione elettronica.

La conservazione elettronica o conservazione sostitutiva è ormai prassi. Permangono, però, ancora alcune zone d’ombra a riguardo: facciamo chiarezza!

Quando parliamo di conservazione sostituiva o digitale, facciamo riferimento a quell’attività, atta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, siano essi nati in formato digitale o trasformati da cartaceo a digitale.

 

Il perimetro normativo

A stabilire la disciplina della conservazione sostitutiva o digitale è il CAD (Codice per l’Amministrazione Digitale), il primo corpus organico riguardante l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione, nonché tutti i decreti che ad esso hanno dato attuazione (come il DPCM 22 febbraio 2013, 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, rispettivamente in tema di regole tecniche per le firme elettroniche, la conservazione e la formazione dei documenti informatici, o il D.M. 17 giugno 2014, recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”).

Le norme che il CAD dedica agli obblighi di conservazione sono riportate agli artt. 43 e 44, mentre è l’art. 71 a disciplinarne le regole tecniche, facendo espresso rinvio alle vigenti “Linee Guida sulla formazione e gestione dei documenti informatici.

Spetta a queste ultime definire i requisiti e le specifiche tecniche affinché un sistema di conservazione possa considerarsi a norma e in grado di garantire autenticità, integrità, immodificabilità, leggibilità, certezza legale e reperibilità dei documenti informatici dallo stesso conservati.

Solo nel rispetto delle predette regole, infatti, è possibile per i documenti informatici conseguire il medesimo valore legale di quelli cartacei, assicurando ad aziende pubbliche e imprese private un considerevole risparmio sui costi di stampa e di archiviazione analogica.

Grazie alla conservazione sostitutiva è, così, possibile distruggere il documento originale cartaceo senza procedere alla stampa dello stesso.

 

 

Per quali documenti è obbligatoria la conservazione sostitutiva?

L’obbligo di conservazione digitale non abbraccia indistintamente ogni tipologia documentale.

Vi sono, infatti, dei documenti per i quali vi è una chiara prescrizione normativa a prevedere la conservazione digitale. Per altre tipologie documentali, come documenti fiscali o amministrativi (link articolo conservazione libri e registri) invece, questa risulta una mera scelta di efficienza.

La conservazione a norma, dunque, è obbligatoria per fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente e i messaggi mail inviati tramite PEC. In tutti questi casi la conservazione deve essere mantenuta per 10 anni.

 

Quale è la differenza con l’archiviazione

In questo contesto, inoltre, è opportuno specificare che il processo di conservazione digitale e quello di archiviazione non si equivalgono.

Archiviazione e conservazione, dunque, non sono sinonimi. Pertanto è molto importante capirne la differenza.

La conservazione digitale è quel processo, successivo all’archiviazione, volto a far acquisire al documento valore legale nel tempo e opponibilità a terzi, garantendo integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento stesso.

La validità legale del documento e del suo contenuto è garantito dall’apposizione sul documento di due “sigilli”:

  • firma digitale,
  • marca temporale, un “timbro” che garantisce l’esistenza del documento in un momento “temporalmente” preciso.

L’archiviazione documentale, invece, consiste meramente nel “salvare” un documento digitale (digitale dall’origine o scansionato) all’interno di uno spazio digitale.

Solo, però, la conservazione sostitutiva consente la definitiva dematerializzazione del documento.

 

Cos’è il manuale della conservazione

L’articolo 8 del DPCM del dicembre 2013, introduce l’obbligo di redigere il Manuale di conservazione digitale, quel documento informatico prodotto dall’azienda e firmato dal responsabile della Conservazione che contiene tutti i dettagli dell’organizzazione (da tenere periodicamente aggiornati), quali:

  • soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale
  • il modello di funzionamento e tutte le procedure da cui è composto il processo di conservazione digitale
  • la descrizione delle architetture e le infrastrutture, sia fisiche che informatiche per la conservazione.
  • il trattamento e l’esportazione dei pacchetti di archiviazione e dei pacchetti di distribuzione.
  • l’indicazione delle misure di sicurezza e cybersecurity adottate per proteggere i flussi documentali e i documenti.
  • la descrizione dei metodi usati per il monitoraggio dei flussi di gestione e conservazione documentale nel tempo.
  • l’indicazione delle tempistiche di ogni operazione.

 

Nel caso in cui si decida di affidare il servizio di conservazione ad un soggetto terzo, sarà quest’ ultimo a provvedere alla stesura e all’aggiornamento del Manuale della Conservazione, opportunamente, firmato dal Responsabile della Conservazione, che l’azienda dovrà nominare al suo interno.

 

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  • libri e registri contabili
  • fatture elettroniche e fatture analogiche (es. fatture pdf estero)
  • contratti
  • note spese
  • documenti di trasporto attivi e passivi
  • corrispettivi elettronici
  • messaggi PEC e allegati (DPR dell’11/2/2005 n.68)
  • dichiarativi fiscali
  • documentazione di gara
  • bilanci

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