Rimborso spese a piè di lista: costi contemplati e regole per la deduzione
Il rimborso spese a piè di lista è una delle opzioni che un’azienda può scegliere per rimborsare i costi delle trasferte dipendenti.
Una guida completa!
Il rimborso spese a piè di lista, conosciuto anche come rimborso analitico, è una delle opzioni che un’azienda può scegliere quando deve coprire i costi dell’indennità di trasferta.
La caratteristica principale della trasferta è data dall’essere uno spostamento temporaneo ed occasionale. Ciò vuol dire che il dipendente svolge la propria attività lavorativa in un luogo differente per un periodo di tempo specifico, che può variare da un giorno ad alcune settimane.
Il rimborso spese a piè di lista permette di restituire ai dipendenti solo i costi effettivi sostenuti in trasferta, come ad esempio le spese per il pernottamento o per il pranzo.
Questo significa che l’azienda non è tenuta a pagare un’indennità forfettaria, ma deve risarcire solo ciò che effettivamente è stato speso.
Affinché questo rimborso avvenga, è necessario presentare una nota spese con informazioni come:
- Data della trasferta
- Luogo
- motivo della trasferta
- Costi sostenuti con prove (ticket, scontrini, ricevute, ecc.)
Tuttavia, ci sono diverse regole da rispettare e costi da considerare. In questo articolo ti spiegheremo in modo semplice e chiaro come funziona il rimborso spese analitico, quali costi sono contemplati e quali regole devi seguire per la deduzione fiscale.
Le caratteristiche del rimborso spese a piè di lista
Il rimborso analitico è un sistema che ti consente di restituire al lavoratore solo le spese che questi ha effettivamente sostenuto durante una trasferta.
Dopo aver accettato la nota spese del tuo dipendente, in cui sono state specificate nel dettaglio tutte le voci necessarie, l’accredito avviene direttamente in busta paga.
Le spese sostenute dai lavoratori richiedono delle prove e dei documenti specifici per essere approvate, come scontrini, fatture, ricevute fiscali di vitto e alloggio, biglietti di treni, aerei o altri mezzi.
Sarà premura dell’azienda conservare con cura tutti gli incartamenti relativi ai rimborsi, che potrebbero essere richiesti in caso di controlli fiscali come da circolare dell’Agenzia delle Entrate c.m. 16 luglio 1998, n. 188/E.
Questo tipo di sistema può apparire un po’ impegnativo, ma garantirà una maggiore precisione nei rimborsi e soprattutto la sicurezza di essere nel pieno rispetto delle normative fiscali.
Differenze tra rimborso analitico e rimborso forfettario
Quando si tratta di rimborso dei costi di viaggio per i dipendenti, l’azienda si trova di fronte a due opzioni percorribili: il rimborso forfettario e quello a piè di lista.
La differenza tra i due metodi sta nel fatto che con il primo si stabilisce un budget fisso per affrontare le spese, mentre con il secondo no e bisogna rispettare le direttive previste dalla legge.
Ecco perché è importante prestare attenzione alla scelta del modo in cui fornire il risarcimento: il dipendente ha bisogno di una somma di denaro variabile che lo aiuti a gestire al meglio la trasferta oppure gli basta avere le spese coperte?
La scelta dipende dalle esigenze aziendali, da quelle del lavoratore e anche dal tipo di trasferta e dalla sua durata.
Chi può richiedere il rimborso spese a piè di lista?
Tutti i lavoratori che vengono mandati in trasferta hanno diritto a richiedere il rimborso analitico (a piè di lista); una volta in trasferta, iniziano a spendere denaro al fine di raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati.
Per documentare in modo preciso queste spese che ha sostenuto per l’azienda, è indispensabile che il dipendente specifichi ogni dato e produca ogni giustificativo di spesa all’interno delle note spese.
Questo approccio serve anche per evitare che si verifichino situazioni che potrebbero danneggiare sia l’azienda che il lavoratore.
La normativa che disciplina il rimborso analitico
Quando un dipendente si trasferisce temporaneamente presso una sede diversa da quella abituale per lavoro, si parla di trasferta.
Questo evento genera i presupposti per l’anticipazione dei costi da parte del dipendente, che spesso dovrà sostenere delle spese ai fini dello svolgimento del lavoro.
Proprio per questo motivo, la trasferta può essere considerata come causale della nota spese a piè di lista.
L’art. 51 del TUIR, nello specifico il comma 5 e 6, stabilisce come trattare le somme fiscali e contributive dei lavoratori in trasferta.
Analizzando gli aspetti fiscali, per i dipendenti c’è una sostanziale differenza trasferte comunali o extracomunali:
- Trasferte comunali: le somme rimborsate vanno a far parte del reddito del lavoratore e quindi vengono tassate direttamente in busta paga
- Nelle trasferte extracomunali non concorrono al reddito del dipendente:
- Il rimborso documentato di vitto, alloggio, trasporto
- Le spese extra con limiti giornalieri di 15,49 € per le trasferte in Italia e 25,82 € per quelle all’estero
Qualora il dipendente in trasferta utilizzi un suo mezzo di trasporto per gli spostamenti, ha diritto al rimborso chilometrico secondo le tabelle ACI 2023.
Per l’azienda, invece, vengono imposti limiti di deducibilità per il rimborso a piè di lista:
- Vitto e Alloggio:
-
- Fino a 180,76 € al giorno per le trasferte extracomunali in Italia
- Fino a 258,23 € al giorno per le trasferte all’estero
- 75% del loro totale per le trasferte comunali
Viaggio e Trasporto deducibile completamente se le spese sono supportate da apposita documentazione
Quali spese devono essere rimborsate a piè di lista
Il rimborso analitico richiede una corretta e precisa compilazione della note spese con prove tangibili.
Tra queste informazioni rientra qualsiasi ticket correlato alla trasferta come:
- Scontrini fiscali
- Fatture
- Ricevute per vitto e alloggio
- Biglietti di mezzi pubblici (treno, bus, metro…)
- Biglietti aerei
Per ottenere il rimborso, i tuoi dipendenti devono mostrare le cosiddette spese giustificative, ovvero tutti gli scontrini o fatture dove risultano i dati identificativi del lavoratore e della prestazione svolta.
Le spese extra nel rimborso a piè di lista
Il rimborso analitico prevede un risarcimento di alcune spese extra, conosciute anche come spese marginali. Come per le spese “ordinarie”, è fondamentale che vengano documentate.
Tra le spese extra rientrano:
- Lavanderia
- Telefono
- Parcheggio
- Pedaggi
Come detto in precedenza, questi costi hanno un limite giornaliero di rimborso al dipendente di 15,49 € in Italia e 25,82 € all’estero; inoltre, non vanno a costituire il reddito del lavoratore.
Rimborso spese a piè di lista: tieni traccia di tutto facilmente con SnapXpense
Il rimborso analitico, come abbiamo appena visto, richiede la compilazione di una nota spese; a livello amministrativo, la gestione di questo rimborso può diventare un incubo, sia per i lavoratori sia per chi deve approvare tutto.
Perché non provare ad utilizzare un sistema di gestione note spese semplice ed efficiente? SnapXpense, l’app per la gestione digitale delle note spese, ti farà risparmiare tempo e stress.
I tuoi dipendenti potranno facilmente fotografare fatture e scontrini e tu avrai la possibilità di tenere i documenti organizzati in un unico posto, senza correre il rischio di perderli o rovinarli e… senza occupare spazio fisico, dato che è tutto digitale.
E conservato a norma di legge.
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