Come conservare il FIR digitale: processo, responsabilità ed errori da evitare
Con l’introduzione del FIR digitale e l’entrata in vigore del RENTRI, molte imprese si stanno chiedendo come conservare correttamente il FIR digitale e quali siano le modalità operative per rispettare la normativa.
A differenza del formulario cartaceo, il FIR digitale è un documento informatico con valore legale. Questo significa che la sua conservazione non può essere improvvisata, ma deve seguire regole tecniche precise, stabilite dalla normativa sulla conservazione dei documenti informatici.
Capire quando nasce l’obbligo, chi è responsabile e quali requisiti deve rispettare la conservazione a norma è essenziale per evitare errori e rischi in fase di controllo.
Quando nasce l’obbligo di conservazione del FIR digitale
L’obbligo di conservazione del FIR digitale nasce nel momento in cui il formulario viene completato e trasmesso al RENTRI in formato elettronico (D.Lgs. 152/2006 (Testo Unico Ambientale)
Dal 13 febbraio 2026, per i soggetti iscritti al RENTRI:
- il FIR deve essere compilato in formato digitale;
- i dati devono essere trasmessi attraverso il RENTRI;
- il FIR digitale deve essere conservato esclusivamente in modalità digitale e a norma.
Da quel momento, il documento entra a far parte del patrimonio documentale dell’azienda e deve essere gestito secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D.Lgs. n. 82/2005) e dalle Linee Guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici.
Chi è responsabile della conservazione del FIR digitale
Uno degli aspetti più delicati riguarda la responsabilità della conservazione del FIR digitale.
In base alla normativa sopra menzionata:
- ogni soggetto coinvolto nella gestione dei rifiuti è responsabile dei FIR di propria competenza;
- la responsabilità non si esaurisce con la compilazione o la trasmissione del documento.
All’interno del processo di conservazione è prevista la figura del Responsabile della conservazione, che ha il compito di:
- garantire il rispetto delle regole tecniche;
- supervisionare il processo di conservazione;
- assicurare la corretta esibizione dei documenti in caso di controlli.
Questa figura può essere interna all’azienda oppure esterna, nel caso in cui la conservazione venga affidata a un provider specializzato.
Quali requisiti deve rispettare la conservazione del FIR digitale a norma
La conservazione del FIR digitale non coincide con una semplice archiviazione elettronica.
Affinché sia considerata a norma, la conservazione deve garantire i requisiti previsti dal CAD e dalle Linee Guida AgID, tra cui:
- autenticità, per identificare con certezza il soggetto che ha formato il documento;
- integrità, per assicurare che il contenuto non sia stato alterato;
- immodificabilità, per impedire modifiche successive;
- leggibilità, per l’intero periodo di conservazione;
- reperibilità, per consentire la ricerca e l’esibizione del FIR in caso di verifica.
Questi requisiti devono essere garantiti attraverso un processo strutturato e documentato, non tramite soluzioni informali.
È possibile conservare il FIR digitale internamente o conviene esternalizzare?
Dal punto di vista normativo, sì, è possibile conservare il FIR digitale internamente. Tuttavia, questa scelta comporta una serie di valutazioni operative e organizzative.
Per gestire correttamente la conservazione interna, l’azienda deve:
- disporre di competenze specifiche sulla normativa;
- implementare un sistema conforme alle Linee Guida AgID;
- nominare formalmente il Responsabile della conservazione;
- garantire aggiornamenti continui in caso di modifiche normative;
- assicurare la continuità del servizio nel tempo.
Prima di scegliere questa strada, è quindi fondamentale valutare attentamente tempi, risorse, costi indiretti e rischi operativi, considerando che eventuali errori emergono spesso solo in fase di controllo, quando non è più possibile intervenire.
Errori comuni nella conservazione del FIR digitale
Molte non conformità nascono da errori ricorrenti, tra cui:
- confondere l’archiviazione digitale con la conservazione a norma;
- salvare i FIR su server o cloud non certificati;
- non garantire l’immodificabilità dei documenti;
- non disporre di evidenze di conservazione esibibili;
- affidare il processo a soluzioni non aggiornate alla normativa.
Questi errori possono emergere solo in fase di controllo, quando è ormai troppo tardi per rimediare.
Perché affidarsi a un conservatore accreditato
Per ridurre il rischio di errori e semplificare la gestione degli obblighi, molte imprese scelgono di affidarsi a un conservatore accreditato, specializzato nella conservazione digitale a norma.
Un conservatore certificato garantisce:
- conformità normativa costante;
- aggiornamento continuo alle evoluzioni legislative;
- sicurezza dei dati;
- disponibilità immediata dei documenti e delle evidenze di conservazione.
Questa scelta consente all’azienda di concentrarsi sulle attività operative, delegando a specialisti un processo complesso e altamente regolamentato.
Conservazione FIR digitale a norma con YouDOX
Per aiutare le imprese a rispettare con serenità gli obblighi normativi, YouDOX mette a disposizione un servizio di conservazione digitale a norma dei registri di carico e scarico rifiuti e del FIR digitale che garantisce la massima compliance.
I FIR digitali firmati e trasmessi al RENTRI vengono versati nel sistema di conservazione, conservati per i tempi previsti dalla normativa vigente. I metadati sono estratti automaticamente da YouDOX e non è necessaria alcuna azione manuale aggiuntiva.
I documenti risultano così sempre disponibili sul portale online, facilmente ricercabili e pronti per la consultazione. Inoltre, le evidenze di avvenuta conservazione sono immediatamente esibibili in caso di controlli.
Affidandoti a YouDOX puoi semplificare la gestione e conservazione dei registri di carico e scarico rifiuti e dei FIR digitali, così da ridurre il rischio di errori, mantenendo il controllo sulla documentazione e garantendo il valore legale nel tempo dei tuoi file.
FAQ – Come conservare il FIR digitale
1. Chi deve conservare il FIR digitale se sono coinvolti più soggetti?
2. Per quanto tempo conservare il FIR digitale?
3. Quali documenti servono per conservare correttamente il FIR digitale?
4. Quali sono gli errori più frequenti nella conservazione del FIR digitale?
5. Quando è consigliabile esternalizzare la conservazione del FIR digitale?
Link utili:
Registro Elettronico Nazionale per Tracciabilità dei Rifiuti
Art. 190 del Decreto Legislativo 3 aprile 2006, n. 152 (Testo Unico Ambientale)
Tracciabilità dei rifiuti – Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
Linee Guida AGID (Agenzia per l’Italia Digitale)