Dal 13 febbraio 2026 il FIR digitale diventerà obbligatorio per i soggetti iscritti al RENTRI, segnando un passaggio decisivo nella digitalizzazione della tracciabilità dei rifiuti. Questo cambiamento non riguarda solo l’emissione del formulario, ma soprattutto la conservazione FIR digitale a norma, un aspetto spesso sottovalutato ma centrale ai fini della conformità.

Non basta infatti compilare e trasmettere il FIR in formato elettronico: le aziende devono garantire che ogni formulario sia correttamente conservato nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche e giuridiche previste dalla normativa vigente.

In questa guida approfondiamo cos’è la conservazione a norma del FIR digitale, quali sono gli obblighi dal 2026, come funziona un servizio di conservazione FIR e perché l’archiviazione semplice non è sufficiente.

FIR digitale: contesto normativo e obbligo dal 2026

Il FIR digitale è la versione elettronica del Formulario di Identificazione del Rifiuto che accompagna ogni movimentazione di rifiuti speciali. La sua introduzione rientra nel più ampio processo di digitalizzazione ambientale promosso dal Ministero dell’Ambiente per migliorare trasparenza e controlli lungo la filiera dei rifiuti.

L’obbligo, inizialmente previsto per il 2025, è stato posticipato dal Decreto Legge n. 215 del 30 dicembre 2023,, convertito con Legge n. 18 del 23 febbraio 2024 (Decreto Milleproroghe), che ha fissato la nuova data di entrata in vigore al 13 febbraio 2026.

Questo periodo transitorio consente alle imprese di adeguare non solo i sistemi di emissione dei FIR, ma anche i processi di conservazione documenti rifiuti in modalità digitale e a norma.

Chi è obbligato al FIR digitale

L’obbligo del FIR digitale riguarda tutti gli operatori della filiera dei rifiuti speciali:

• produttori iniziali di rifiuti pericolosi e non pericolosi;
• detentori che conferiscono rifiuti a terzi;
• trasportatori;
• intermediari e commercianti senza detenzione;
• impianti di recupero o smaltimento.

Per tutti questi soggetti, la conservazione FIR digitale rappresenta un obbligo normativo al pari dell’emissione del formulario.

Scadenze FIR digitale: la timeline

La transizione avviene per fasi:

• dal 13 febbraio 2025 al 12 febbraio 2026: è ancora possibile utilizzare il FIR cartaceo, ma con nuovo modello e vidimazione digitale;
• dal 13 febbraio 2026: i soggetti iscritti al RENTRI dovranno emettere esclusivamente FIR in formato digitale.

In ogni scenario, i FIR digitali prodotti dovranno essere conservati digitalmente a norma, secondo quanto previsto dalla normativa sulla conservazione dei documenti informatici.

FIR digitale e RENTRI: il ruolo del registro elettronico

Il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale della Tracciabilità dei Rifiuti) è la piattaforma attraverso cui transitano i dati relativi alla movimentazione dei rifiuti.

Dal 2026, i soggetti iscritti dovranno:

• compilare e gestire i FIR in formato digitale;
• trasmettere i dati tramite i servizi RENTRI;
• garantire la corretta conservazione a norma del FIR digitale.

Il RENTRI non sostituisce il sistema di conservazione: la responsabilità della conservazione sostitutiva del FIR resta in capo all’azienda.

Cos’è la conservazione a norma del FIR digitale

La conservazione a norma del FIR digitale è il processo che garantisce nel tempo il valore legale del formulario informatico. Non si tratta di una semplice archiviazione, ma di un insieme di attività regolamentate che assicurano:

• autenticità del documento e del soggetto che lo ha formato;
• integrità del contenuto;
• leggibilità nel tempo;
• reperibilità e immodificabilità.

Questi requisiti sono stabiliti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D.Lgs. n. 82/2005) e dalle Linee Guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici.

Perché non basta archiviare i file

Salvare il FIR digitale su un cloud, un server aziendale o un supporto di backup non equivale a una conservazione a norma.

Senza un sistema di conservazione certificato:

• non è garantita l’immodificabilità del documento;
• manca la certezza giuridica di data e ora;
• non esistono evidenze opponibili a terzi in caso di controllo.

Per questo motivo, la conservazione FIR digitale 2026 richiede un servizio strutturato e un sistema di conservazione certificato.

Come funziona un servizio di conservazione FIR digitale

Un servizio di conservazione FIR a norma prevede un processo articolato che include:

• versamento dei FIR digitali in un sistema di conservazione certificato;
• creazione del Pacchetto di Versamento (PdV) con documento e metadati;
• generazione del Pacchetto di Archiviazione (PdA);
• apposizione di firma digitale e marca temporale;
• indicizzazione per ricerca e tracciabilità;
• esibizione del FIR e delle evidenze di conservazione in caso di controlli.

Requisiti di un conservatore a norma AgID

Un conservatore deve:

• essere iscritto all’elenco pubblico dei conservatori accreditati AgID;
• rispettare requisiti di sicurezza, affidabilità e continuità del servizio;
• garantire conformità alle Linee Guida AgID e al CAD;
• assumere il ruolo di responsabile della conservazione, se esternalizzato.

Solo così è possibile assicurare una conservazione documenti rifiuti pienamente conforme.

Perché esternalizzare la conservazione FIR digitale

Esternalizzare la conservazione sostitutiva del FIR consente alle aziende di:

• ridurre complessità tecnica e responsabilità operative;
• evitare investimenti infrastrutturali interni;
• garantire aggiornamento normativo continuo;
• avere un sistema sempre pronto in caso di ispezioni.

È la scelta più diffusa per chi cerca sicurezza, continuità e conformità normativa.

Tempi di conservazione del FIR

L’articolo 193 del  D.Lgs. 152/2006 (Testo Unico Ambientale) stabilisce che:

• il FIR deve essere conservato per 3 anni dalla data di compilazione;
• per i rifiuti pericolosi, il periodo sale a 10 anni.

Nel caso del FIR digitale, la conservazione deve avvenire esclusivamente in modalità digitale e a norma, per l’intera durata prevista.

Sanzioni per mancata conservazione FIR

La mancata o errata conservazione del FIR comporta sanzioni rilevanti. L’articolo 258 del  Decreto Legislativo 152/2006 prevede sanzioni amministrative fino a 15.500 euro per i rifiuti pericolosi, applicabili anche in caso di conservazione digitale non conforme.

Conservazione FIR digitale con YouDOX

Versare i documenti in un sistema di conservazione digitale certificato, come quello di DocuMI, garantisce elevati livelli di sicurezza e compliance normativa.

Affidandoti al servizio di conservazione digitale a norma, i FIR digitali vengono conservati per i tempi stabiliti dalla normativa vigente e risultano sempre accessibili e facilmente consultabili sul portale YouDOX.

Inoltre, attivando anche il servizio di conservazione del registro di carico e scarico rifiuti, è possibile affidarsi a un unico provider specializzato per la conservazione di tutta la documentazione sulla tracciabilità dei rifiuti.

Grazie a un ambiente digitale semplice, sicuro e intuitivo, YouDOX consente di avere un archivio organizzato, dal quale ricercare e scaricare rapidamente documenti ed evidenze di conservazione a norma, pronti per l’esibizione in caso di controlli.

Link utili:

Registro Elettronico Nazionale per Tracciabilità dei Rifiuti

Art. 190 del Decreto Legislativo 3 aprile 2006, n. 152 (Testo Unico Ambientale)

Decreto Ministeriale 59/2023

Normativa nazionale RENTRi

Tracciabilità dei rifiuti – Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica

Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)

Linee Guida AGID (Agenzia per l’Italia Digitale)

Decreto Legge n. 215 del 30 dicembre 2023

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