Nota spesa

Nota spesa: cos’è e come si compila. Le novità per l’azienda

La nota spesa può diventare un vero e proprio incubo per chi amministra un’azienda. Tuttavia, è una componente fondamentale per il successo delle operazioni aziendali.

Investire nel suo corretto utilizzo può fare la differenza tra un’azienda efficiente e una che procede a rilento. Ma cos’è realmente una nota spese?

La nota spesa può diventare un vero e proprio incubo per chi amministra un’azienda. Tuttavia, è una componente fondamentale per il successo delle operazioni aziendali.

Investire nel suo corretto utilizzo può fare la differenza tra un’azienda efficiente e una che procede a rilento. Ma cos’è realmente una nota spese?

La nota spesa è documento organizzato e completo che permette di tracciare e registrare ogni spesa aziendale che i tuoi dipendenti sostengono a nome dell’azienda.

Con questi dettagli in mano, hai la possibilità di valutare in modo rapido la conformità delle spese con il piano di bilancio aziendale. Allo stesso tempo, potrai sostenere la trasparenza degli affari finanziari per il futuro.

Tra gli strumenti più utilizzati nel creare la lista dei costi, i template targati Microsoft sono senza ombra di dubbio tra i più utilizzati. Tuttavia, il processo può essere ancora complicato e richiedere molto tempo. Senza menzionare il rischio di errori di compilazione che possono costare caro all’azienda.

Ecco allora una guida pratica alla nota spesa che ti spiegherà come implementare la sua compilazione in modo professionale e preciso tra i tuoi dipendenti.

Continua a leggere per scoprire quali miglioramenti potresti apportare per rendere più fluido e funzionante il processo di creazione e gestione delle note spese dipendenti.

 

Nota spese perfetta: cosa non deve mancare

Una nota spesa efficace deve contenere informazioni accurate e complete per essere accettata dal tuo team direzionale o dai reparti contabili.

Per questo motivo è importante poter fornire ai tuoi collaboratori una formazione adeguata su come compilare la richiesta, mettendo loro a disposizione gli strumenti necessari per raggiungere lo scopo.

In questo modo eviterai a te o al tuo team amministrativo eventuali reclami, malcontento generale e potrai dare alla tua azienda un assetto più professionale ed organizzato.

Detto ciò, tra gli elementi must have da inserire nella nota spese troviamo:

  • Dati personali del dipendente
  • Data dell’acquisto
  • Descrizione dell’acquisto/servizio ricevuto (ad es.: il nome del commerciante o del fornitore del servizio)
  • Luogo in cui è stato effettuato l’acquisto (se applicabile)
  • Importo speso compresa la valuta (tasse incluse)
  • Documentazione pertinente (ad es.: ricevuta, contratto)
  • Scopo della spesa

Se applicabile, devono essere incluse anche le ricevute e qualsiasi altro documento richiesto dalla politica aziendale o dalla legge. Inoltre, se la nota spese comprende anche le spese di viaggio, è necessario fornire informazioni aggiuntive come i chilometri percorsi e il tipo di veicolo utilizzato.

 

Le note spese dipendenti dalla presentazione al rimborso

Il processo di rimborso varia a seconda delle politiche e dei regolamenti aziendali, ma in genere segue questa struttura:

  1. Il dipendente presenta la nota spese compilata insieme a tutti i documenti
  2. Il team amministrativo esamina i documenti presentati
  3. Una volta approvata la nota spese, il dipendente riceve il rimborso delle spese sostenute

Questo argomento è importante per tutte e due le parti coinvolte: il lavoratore e l’azienda. Iniziamo dal punto di vista del dipendente.

Innanzitutto è importante assicurarsi che i lavoratori conoscano perfettamente la politica aziendale per la gestione delle spese e sappiano come presentare correttamente i resoconti.

Solo dopo aver raccolto tutte le ricevute e la documentazione necessaria, potranno compilare ed inviare il modulo della nota spesa al manager competente o al reparto di riferimento.

L’azienda, invece, necessita di un team dedicato che si occupi di esaminare ogni richiesta e verificare l’autenticità di ogni documento presentato. Ma questo non è tutto: prima di inviarle al reparto contabilità, il team si deve accertare che ogni spesa sia conforme alla politica aziendale.

Solo dopo l’approvazione da parte del responsabile designato, il dipendente viene rimborsato in base alle norme preconcordate. E, infine, i fondi dovranno essere erogati nella forma prevista dalla policy aziendale – dai vecchi e cari assegni ai pratici bonifici elettronici.

Grazie a questo processo, i tuoi dipendenti avranno la sicurezza di ricevere la corretta compensazione. Tu, invece, potrai dormire sonni tranquilli perché avrai la certezza di non incorrere in utilizzi illeciti di fondi aziendali.

Questo perché ogni resoconto presentato dai tuoi collaboratori è stato verificato in modo accurato e tempestivo e ogni transazione aziendale è stata attentamente monitorata.

 

Errori comuni che invalidano una nota spesa

La rendicontazione delle note spese dipendenti è una parte fondamentale dei processi di amministrazione aziendale. È importante che i dipendenti compilino correttamente le note spese in modo che l’azienda possa valutare come viene speso il denaro.

Tuttavia, ancora più importante è mantenere un’atmosfera positiva sul posto di lavoro: diventa quindi essenziale dedicare del tempo ai tuoi dipendenti per spiegare loro in modo dettagliato come compilare il modulo di rimborso spese.

In particolare, mostra loro gli errori più comuni che possono invalidare la nota spese:

  • Elencazione di spese con importi errati
  • Categorizzazione o codifica impropria delle spese
  • Documentazione incompleta (mancanza di ricevute o documenti di supporto come fatture e moduli fiscali)
  • Mancanza di spiegazioni o descrizioni di ogni voce
  • Superamento del limite di spesa totale
  • Presentazione di spese inappropriate o non approvate
  • Mancato rispetto delle politiche aziendali sugli acquisti
  • Scelta del tipo di conto sbagliato per il rimborso
  • Mancata inclusione delle ricevute originali

In questo modo i dipendenti saranno più sereni e motivati sul lavoro perché non vedranno rigettate le loro richieste, e il tuo reparto amministrativo non dovrà faticare e ripetere il processo di convalida ogni volta.

 

Digitalizzare la nota spese: tutti i vantaggi per l’azienda

Perché digitalizzare le note spese dipendenti quando il metodo attuale – la cara, vecchia carta – funziona benissimo?

Quando siamo abituati a un processo che funziona a dovere, è facile sottovalutare i possibili miglioramenti legati a un cambiamento. Ma se l’obiettivo è far crescere e sviluppare l’azienda, dobbiamo rimanere sempre aggiornati e pronti a innovare.

Vediamo nello specifico quali vantaggi ottieni ad ottimizzare i processi amministrativi di rendicontazione aziendale tramite la digitalizzazione delle note spese:

  1. Semplicità e velocità: processo fluido, immediato e praticamente senza sforzo
  2. Risparmio di tempo e denaro che può essere utilizzato per altre operazioni aziendali
  3. Riduzione degli errori di calcolo e degli errori associati ai metodi di rendicontazione manuale
  4. Riduzione della documentazione cartacea da gestire, archiviare e conservare
  5. Possibilità di tenere controllate le spese aziendali in tempo reale
  6. Maggiore sicurezza e monitoraggio dei processi
  7. I file digitali sono più sicuri di quelli cartacei: in caso di disastro o furto, garantiscono infatti una maggiore sicurezza contro la perdita o la manomissione dei dati

In breve, digitalizzare offre maggiore sicurezza, accuratezza e visibilità. Inoltre, l’accesso rapido ai dati sulle spese consente una migliore pianificazione finanziaria a lungo termine.

 

È legale conservare le note spese dipendenti digitalmente?

Sì, è perfettamente legale (e incoraggiato!) archiviare e conservare la nota spesa in formato digitale, a condizione che si adottino misure per garantire la sicurezza di tali informazioni.

L’Agenzia delle Entrate ha redatto un documento interessante riguardo all’utilizzo di app e software per la gestione delle spese.

Tra le best practices da utilizzare per garantire la sicurezza dei dati, accertati di includere:

  • La crittografia di tutti i dati sensibili (numeri di conto corrente, di previdenza sociale, ecc…)
  • Accesso esclusivo a persone autorizzate che possono vedere e modificare questi documenti

 

Nota spesa: facilita il lavoro con l’app SnapXpense

La gestione delle note spese dipendenti non deve essere una seccatura -e diciamoci la verità: spesso lo è!

Passando a SnapXpense potrai finalmente dire addio alle pratiche burocratiche che richiedono tempo e rivoluzionerai il processo:

semplificando la creazione della nota spese grazie all’applicazione mobile.  Con l’app mobile infatti, creare e inviare la nota spese è semplicissimo, come scattare una foto.

velocizzando l’approvazione delle note spese presentate dal personale in trasferta. SnapXpense consente infatti ai Manager e al team amministrativo di visualizzare solo le note spese di propria competenza e di approvarle e rifiutarle in un clic.

tenendo sotto controllo le spese aziendali grazie a grafici e statistiche sempre aggiornati. Finalmente monitorare il costo del personale in mobilità è alla portata di qualsiasi realtà aziendale.

integrando i dati delle note spese con gli altri software in uso dicendo addio ad operazioni manuali e fogli excel.

 

Prova oggi stesso e semplificati la vita!

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