Obbligo di conservazione del FIR digitale: cosa prevede la normativa
Obbligo di conservazione del FIR digitale: cosa prevede la normativa
Con l’introduzione del FIR digitale e l’avvio operativo del RENTRI (Registro Elettronico Nazionale della Tracciabilità dei Rifiuti), per molte imprese italiane non cambia solo il formato del formulario, ma nasce un obbligo giuridico preciso: la conservazione digitale a norma del FIR.
Dal 13 febbraio 2026, per i soggetti iscritti al RENTRI, il Formulario di Identificazione del Rifiuto non sarà più un semplice documento operativo, ma un documento informatico con pieno valore legale, soggetto a regole stringenti di conservazione.
Comprendere quando l’obbligo scatta, chi ne è responsabile e quali rischi comporta una gestione non conforme è fondamentale per evitare sanzioni e problemi in fase di controllo.
Qual è la base normativa dell’obbligo di conservazione del FIR digitale
L’obbligo di conservazione del FIR digitale non nasce da una singola norma, ma dall’integrazione di più riferimenti legislativi e tecnici.
In particolare:
- il D.Lgs. 152/2006 (Testo Unico Ambientale) disciplina l’utilizzo e la conservazione del FIR;
- il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D.Lgs. n. 82/2005) stabilisce i requisiti dei documenti informatici con valore legale;
- le Linee Guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici definiscono le modalità con cui un documento digitale deve essere conservato nel tempo;
- il RENTRI introduce l’obbligo di gestione e trasmissione digitale dei FIR per i soggetti iscritti.
Da questa combinazione normativa deriva un principio chiave: il FIR digitale deve essere conservato digitalmente e a norma, non semplicemente archiviato.
Chi è obbligato alla conservazione del FIR digitale
L’obbligo di conservazione del FIR digitale riguarda tutti i soggetti coinvolti nella filiera dei rifiuti speciali che producono o gestiscono il formulario.
In particolare:
- produttori iniziali di rifiuti pericolosi e non pericolosi;
- detentori che conferiscono rifiuti a terzi;
- trasportatori;
- intermediari e commercianti senza detenzione;
- impianti di recupero o smaltimento.
Ogni soggetto è responsabile per i FIR di propria competenza, indipendentemente dal fatto che il documento sia condiviso con altri operatori.
Per quanto tempo è obbligatoria la conservazione del FIR digitale
La durata dell’obbligo di conservazione del FIR è stabilita dall’articolo 193 del D.Lgs. 152/2006.
In sintesi:
- 3 anni dalla data di compilazione per i rifiuti non pericolosi;
- 10 anni per i rifiuti pericolosi.
Nel caso del FIR digitale, l’obbligo riguarda l’intero periodo di conservazione, durante il quale il documento deve essere tale da garantire integrità, immodificabilità, leggibilità e massima reperibilità.
Cosa succede in caso di mancata conservazione del FIR digitale
La mancata o errata conservazione del FIR digitale non è una semplice irregolarità formale.
L’articolo 258 del D.Lgs. 152/2006 prevede sanzioni amministrative che possono arrivare:
- fino a 15.500 euro per i rifiuti pericolosi;
- anche in presenza di FIR formalmente compilati, ma non conservati correttamente.
Rientrano nei casi di inadempienza:
- assenza del FIR in fase di controllo;
- FIR non reperibile o non esibibile;
- documenti conservati senza un processo conforme;
- utilizzo di sistemi di archiviazione non idonei.
Controlli sul FIR digitale: cosa viene verificato
Durante le attività di verifica, gli organi di controllo non si limitano a chiedere se il FIR è disponibile ed esibibile, ma verificano come è stato conservato.
In particolare viene verificato:
- che il FIR digitale sia conservato per il periodo previsto;
- che sia possibile dimostrarne integrità e immodificabilità;
- che vengano mostrate le evidenze di conservazione a norma;
- che il documento sia rapidamente reperibile ed esibibile.
Perché l’archiviazione non basta a rispettare l’obbligo
Uno degli errori più comuni è confondere archiviazione digitale e conservazione digitale a norma.
Salvare il FIR su un server interno, in una cartella cloud, o su un supporto di backup non equivale a rispettare l’obbligo di conservazione previsto dalla normativa.
La conservazione a norma richiede un processo strutturato, formalizzato e conforme alle Linee Guida AgID e al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D.Lgs. n. 82/2005) , con responsabilità chiare e tracciabilità nel tempo.
Come adempiere correttamente all’obbligo di conservazione del FIR digitale
Per adempiere correttamente all’obbligo, le aziende devono adottare un sistema di conservazione digitale che garantisca:
- conformità normativa costante;
- sicurezza dei dati;
- reperibilità immediata dei documenti;
- possibilità di esibizione delle evidenze di conservazione in caso di controllo.
La tua azienda è conforme alla normativa? Per valutare se il processo di conservazione del FIR digitale rispetta gli obblighi vigenti abbiamo preparato una checklist operativa. Scaricala gratuitamente e rispondi alle domande in maniera sincera e obiettiva.
In caso di dubbi, affidati a un conservatore certificato come DocuMI e scopri di più sul nostro servizio di conservazione digitale a norma dei registri RENTRI.
FAQ – Obbligo conservazione FIR digitale
1. La conservazione del FIR digitale è obbligatoria?
2. Chi è obbligato a conservare il FIR digitale?
3.Per quanti anni va conservato il FIR digitale?
4. Cosa succede se il FIR digitale non viene conservato correttamente?
Link utili:
Registro Elettronico Nazionale per Tracciabilità dei Rifiuti
Art. 190 del Decreto Legislativo 3 aprile 2006, n. 152 (Testo Unico Ambientale)
Tracciabilità dei rifiuti – Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
Linee Guida AGID (Agenzia per l’Italia Digitale)