Registro di carico e scarico rifiuti: cosa cambia con RENTRI e come conservarlo a norma
Dal 2025 il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti) entra ufficialmente in funzione per la maggior parte delle imprese italiane.
Questo significa che tutte le aziende obbligate devono gestire e conservare digitalmente il registro di carico e scarico rifiuti, secondo regole tecniche precise e nuove scadenze.
In questo articolo passeremo in rassegna:
- cos’è e a cosa serve il registro di carico e scarico rifiuti;
- i soggetti obbligati a tenerlo;
- cosa cambia con il RENTRI;
- come effettuare una conservazione digitale a norma di legge del registro di carico e scarico rifiuti.
Cos’è il registro di carico e scarico rifiuti
Il registro di carico e scarico rifiuti è il documento che consente di tracciare tutte le movimentazioni dei rifiuti prodotti o gestiti da un’impresa:
quantità, data, codice CER, destinazione, formulario (FIR) e operazioni di carico e scarico.
Secondo l’art. 190 del D.Lgs. 152/2006, sono obbligati a tenere il registro:
- i produttori iniziali di rifiuti speciali pericolosi e non pericolosi;
- le imprese che raccolgono o trasportano rifiuti;
- i soggetti che effettuano operazioni di recupero o smaltimento;
- gli intermediari e commercianti di rifiuti senza detenzione.
Dal 2025 il registro non è più gestito su carta o Excel, ma solo in formato elettronico tramite il portale RENTRI.
RENTRI 2025: obblighi, scadenze e novità per le imprese
Con l’attivazione del RENTRI, cambia radicalmente la gestione dei registri ambientali:
non basta più stampare o archiviare file Excel, ma occorre creare e trasmettere digitalmente i registri sul portale ufficiale.
Le imprese devono:
- Accedere a RENTRI con le proprie credenziali;
- Creare il registro digitale con carichi, scarichi e FIR;
- Trasmettere periodicamente i dati richiesti;
- Scaricare il file XML del registro generato dal sistema;
- Conservarlo digitalmente per 3 anni nel rispetto della normativa.
Le tempistiche di adesione e trasmissione variano in base alla categoria di impresa, in particolare:
- Dal 15 dicembre 2024: imprese con più di 50 dipendenti (produttori iniziali di rifiuti pericolosi e non pericolosi).
- Dal 15 giugno 2025: enti e imprese produttori di rifiuti speciali pericolosi e non pericolosi con un numero di dipendenti compreso tra 10 e 50.
- Dal 13 febbraio 2026. enti e imprese produttori di soli rifiuti speciali pericolosi con meno di 10 dipendenti.
Conservazione digitale del registro RENTRI: formato XML e requisiti legali
Il registro RENTRI è generato in formato XML, che costituisce il documento ufficiale da conservare.
La legge impone che venga conservato per almeno 3 anni dall’ultima registrazione, in conformità con il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID.
Per essere valida, la conservazione deve garantire:
- integrità e autenticità del documento (nessuna alterazione del file);
- firma digitale e marca temporale;
- accessibilità e leggibilità in caso di controlli;
- gestione da parte di un conservatore accreditato o conforme AgID.
Archiviare il file XML sul PC o su un cloud generico non è sufficiente: serve una vera conservazione digitale a norma.
Rischi e sanzioni per la mancata conservazione dei registri rifiuti
Non rispettare gli obblighi di conservazione digitale può comportare:
- sanzioni amministrative previste dal D.Lgs. 152/2006;
- contestazioni da parte degli enti di controllo;
- perdita di validità legale del registro;
- difficoltà a dimostrare la corretta tracciabilità dei rifiuti.
Una corretta conservazione digitale è quindi una tutela legale e operativa per la tua azienda.
Come mettersi in regola: guida pratica per piccole e micro-imprese
Ecco gli step essenziali per una gestione RENTRI conforme, anche senza software ambientale:
- Accedi al portale RENTRI.
- Registra carichi, scarichi e movimenti.
- Scarica il file XML del registro aggiornato.
- Invia il file a un servizio di conservazione digitale a norma (CAD/AgID).
- Ricevi la ricevuta di conservazione con firma e marca temporale.
- Conserva i registri per 3 anni in un archivio digitale legale.
In questo modo sei pienamente in regola con gli obblighi RENTRI e di conservazione.
Perché scegliere YouDOX per la conservazione digitale dei registri RENTRI
Molte imprese scaricano i file XML da RENTRI ma non sanno come conservarli correttamente.
Con YouDOX puoi gestire tutto in modo semplice, sicuro e conforme alle regole AgID.
Domande frequenti sul registro di carico e scarico rifiuti
Chi deve tenere il registro nel 2025?
Come si crea il registro RENTRI?
Posso conservarlo in autonomia?
Cosa rischio se non lo conservo a norma?
Conclusione
Con l’entrata in vigore del RENTRI, tutte le imprese devono adeguarsi alla gestione e conservazione digitale dei registri di carico e scarico rifiuti.
Affidarsi a un servizio come YouDOX significa semplificare la procedura, garantire la piena conformità legale e proteggere la tua azienda da rischi e sanzioni.
