Timbro virtuale su fattura elettronica: garantisci l’univocità delle fatture passive
L’Agenzia delle Entrate ammette la conservazione tramite timbro virtuale delle fatture soggette a incentivi fiscali.
La normativa
Con la risoluzione n. 52/E del 2010, l’Agenzia delle Entrate ha sancito l’obbligatorietà del timbro virtuale sulle fatture passive relative alle prestazioni soggette a incentivi fiscali o finanziamenti pubblici. In tal modo, si garantisce che il documento di spesa venga riferito univocamente a uno specifico progetto, escludendo il suo riutilizzo in altre circostanze.
Quando si rende necessario apporre il timbro virtuale sulle fatture elettroniche?
Con l’adozione di tale procedura, le imprese possono gestire virtualmente gli adempimenti di “annullamento” contabile del documento agevolato, apponendo in un secondo momento il timbro virtuale sulla fattura elettronica di riferimento che, in quanto file XML, non potrebbe più essere modificata.
Il timbro digitale è quindi obbligatorio nei casi in cui si rende necessario inserire in fattura i dati distintivi del progetto oggetto di detrazioni fiscali, in modo da garantire l’unicità e validità della fattura passiva agevolata in sede di verifica documentale.
Il timbro di annullamento informatico deve perciò contenere un testo riportante l’indicazione del progetto di riferimento e la spesa finanziata. In tal modo, si evita che la medesima fattura venga utilizzata più volte in sede di richiesta del credito di imposta o di rendicontazione delle spese “agevolate” sostenute.
Come applicare il timbro virtuale alla fattura elettronica: il servizio di DocuMI
DocuMI permette di creare un collegamento inscindibile tra il documento di fattura elettronica e le integrazioni presenti nel timbro digitale di annullamento: così, ricercando il documento di spesa, si rende subito evidente la correlazione con il relativo timbro, contenente tutte le informazioni necessarie.
In particolare, DocuMI prevede la creazione, per ciascuna fattura elettronica XML passiva, di un documento di integrazione PDF contenente i dati relativi al progetto, descrizione e CUP. In seguito, sia il file PDF che la corrispondente originale fattura XML vengono inviati in conservazione digitale a norma, con garanzia di associazione univoca dei due documenti.
Inoltre, il servizio include la generazione del registro dei protocolli di timbratura prodotto unitamente ai documenti di integrazione e riassuntivo di tutti i documenti integrativi relativi al progetto/CUP in oggetto. Oltre a tutti gli elementi identificativi delle fatture passive, verrà riportata l’impronta di ogni documento PDF (calcolata con algoritmo di hash SHA-256), così da creare un aggancio univoco tra la relativa riga e il documento di spesa conservato.
La conservazione digitale delle fatture passive agevolate
Come precedentemente accennato, le fatture passive soggette a incentivi fiscali o finanziamenti pubblici per l’acquisto di beni strumentali devono essere conservate a norma per 10 anni.
L’invio in conservazione digitale di tali documenti di spesa entro le tempistiche normativamente previste garantisce il fatto che, per ogni singola fattura passiva, possa essere in qualsiasi momento verificata l’unicità, l’integrità e la sua immodificabilità sin da quando è stato completato il processo di conservazione. Si evita così un eventuale riutilizzo di tale documento per altri progetti di spesa o per importi superiori a quelli documentati.
DocuMI, in qualità di conservatore accreditato AgID – Agenzia per l’Italia Digitale, fornisce ad aziende e professionisti un servizio di conservazione ad alto valore aggiunto delle fatture passive agevolate.
