Conservazione fatture elettroniche: obbligo e nuovi adempimenti
Come aderire alla normativa e rispondere correttamente all’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche
Quello della conservazione a norma delle fatture elettroniche rimane sempre un tema caldo, soprattutto in vista della scadenza del termine ultimo, quest’anno previsto per il 28 febbraio 2022 per tutte le fatture dell’annualità 2020.
Svisceriamo, dunque, i punti chiave di questo adempimento a partire dal perimetro normativo, passando per le corrette modalità, sino ad arrivare alle nuove linee guida introdotte da AgID.
L’introduzione dell’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche
Con la legge di bilancio del 2018, sulla scorta della Legge n. 205 del 27 dicembre 2017, il 1 gennaio 2019 è ufficialmente entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i soggetti IVA.
Lo scopo dell’introduzione dell’obbligo era quello di contrastare l’evasione fiscale in Italia.
Da quella data, ad eccezione dei soggetti identificati come “esonerati”, esiste per i titolari di P.IVA l’obbligo di emissione e conservazione delle fatture in formato elettronico.
La conservazione delle fatture elettroniche non coincide con una mera archiviazione informatica di file, bensì rappresenta una procedura tecnica volta a garantire l’immodificabilità del documento nel tempo.
Obbligo di conservazione fatture elettroniche: gli obiettivi
Tale obbligatorietà presuppone specifiche modalità di conservazione delle fatture elettroniche, regolamentate dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.
Il CAD sancisce quelli che sono i requisiti di un processo tecnico che attribuisca valore legale ai documenti e che possa dirsi davvero a norma.
L’obiettivo è garantire veridicità, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici nel corso del tempo, soprattutto ai fini di una successiva consultazione o di una eventuale esibizione fiscale.
I soggetti obbligati alla conservazione
Le fatture elettroniche devono essere conservate a norma di legge, e tale obbligo di conservazione ricade sia sull’emittente della fattura che sul destinatario della stessa, ai sensi dell’art. 39 del DPR n. 633/1972.
Come conservare a norma di legge le fatture elettroniche
I soggetti su cui ricade l’obbligo hanno la facoltà di stabilire liberamente le modalità di conservazione, scegliendo se:
– aderire al servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per la conservazione a norma delle fatture che transitano dal Sistema di Interscambio. Il servizio, accessibile dal portale “Fatture e Corrispettivi”, è fruibile oltre che dal contribuente stesso, anche da terzi ufficialmente delegati secondo precise modalità previste dall’Agenzia delle Entrate.
– demandare ad un ente terzo la conservazione delle fatture elettroniche, rivolgendosi a provider certificati. Tali provider possono supportare aziende e professionisti nella conservazione sostitutiva di fatture e, in generale, di tutte le altre tipologie documentali fiscalmente rilevanti, per cui la normativa vigente (art. 2215 bis CC e artt. 43 e 44 CAD) impone il medesimo obbligo di conservazione.
In tal senso YouDOX eroga un servizio di conservazione su misura per imprese e studi commercialisti.
Con che tempistiche conservare le fatture elettroniche
Le tempistiche della messa in conservazione delle fatture elettroniche vengono bene precisate dal DM del 17 giugno 2014.
La conservazione a norma delle fatture elettroniche e delle rispettive notifiche deve essere completata, per l’anno d’imposta di riferimento, entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali del soggetto contribuente.
Inoltre, ai sensi dell’art 2220 del Codice Civile, secondo il principio generale di conservazione delle scritture contabili, tutte le fatture elettroniche, alla stregua di quelle analogiche, devono essere obbligatoriamente conservate per almeno 10 anni dalla data della loro ultima registrazione.
I requisiti della fattura elettronica da conservare
La fattura elettronica dovrà presentare specifici requisiti, propedeutici alla conservazione digitale a norma per 10 anni. Nello specifico il documento dovrà:
- essere nel formato originale XML;
- essere indicizzata, ovvero ogni file dovrà contenere tutti i dati principali (date, numeri, partite IVA, codici clienti, prodotti, eccetera) per permettere una ricerca immediata e una facile consultazione.
A questo punto la fattura sarà pronta per essere versata in conservazione, all’interno di uno specifico pacchetto di versamento (che racchiude tutti i file da porre in conservazione); sarà poi il Responsabile della Conservazione a verificare che i documenti abbiano tutti i requisiti necessari per poter esser versati in conservazione, così come indicato da manuale della conservazione.
Una volta superati i controlli da parte del Responsabile della Conservazione, i pacchetti di versamento (con indice di conservazione e informazioni relative al pacchetto), vengono archiviati, andando a costituire un unico pacchetto di archiviazione.
Proprio durante la fase di archiviazione, ai documenti viene apposta ai documenti viene apposta la firma digitale qualificata dal Responsabile della Conservazione e la marcatura temporale.
A conclusione di questo iter, i pacchetti di fatture verranno conservati per 10 anni, secondo normativa.
Le nuove linee guida AgID sulla conservazione digitale
Dal 1° gennaio 2022, l’Agenzia per l’Italia Digitale – AgID, ha introdotto le Nuove linee guida, ovvero ulteriori specifiche per definire e regolare la formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento informatico, andando a ridisegnare quelli che sono i vari soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale dei documenti aziendali, dettagliandone ruoli e responsabilità.