Fattura elettronica: cos'è, come funziona e quali sono i soggetti obbligati

31 Agosto 2022

Fattura elettronica: cos’è, come funziona e quali sono i soggetti obbligati

Dal formato della fattura elettronica all’invio e ricezione tramite il Sistema di Interscambio fino alla conservazione a norma decennale: tutto quello che devi sapere sulla fatturazione elettronica

Con la Legge di Bilancio del 2018 (Legge n. 205/2017), che ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica anche tra privati, oltre che nei rapporti con le PA, la fattura elettronica ha definitivamente soppiantato quella analogica a favore di un meccanismo informatico e standard, al costante vaglio dell’Agenzia delle Entrate per mezzo del Sistema di Interscambio.

Sistema di Interscambio che altro non è che il sistema informatico gestito proprio dall’Agenzia delle Entrate in grado di ricevere le fatture elettroniche (XML), effettuare i controlli formali sui documenti e inoltrare le fatture ai destinatari finali.

Vediamo ora più nel dettaglio cos’è la fattura elettronica, quali sono i soggetti obbligati e come funzionano invio, ricezione e conservazione digitale a norma.

Cos’è la fattura elettronica

A differenza di quella cartacea, la fattura elettronica è un documento totalmente digitale in formato XML standard.

La struttura e le modalità di composizione della fattura elettronica sono contenute nelle Specifiche Tecniche Ufficiali.

Le fatture elettroniche dovranno pertanto essere prodotte nel formato XML ufficiale e dovranno transitare attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che le invierà al destinatario tramite un codice di riferimento specificato in fattura (detto “codice destinatario”) o un indirizzo PEC.

Nel caso in cui il Sistema di Interscambio rifiuti una fattura elettronica in seguito ai controlli formati applicati, questa risulterà non emessa.

I soggetti coinvolti dall’obbligo di fatturazione elettronica

I soggetti che dal 1° gennaio 2019, hanno dovuto obbligatoriamente ricorrere alla fattura elettronica sono tutti i soggetti privati (partite IVA e consumatori finali) residenti, stabiliti e identificati nel territorio dello Stato Italiano, per le cessioni di beni e servizi, anche con la Pubblica Amministrazione.

La legge di Bilancio del 2018 in prima battuta ha escluso dall’obbligatorietà:

I soggetti in regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
I contribuenti in regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto-legge 98/2011);
I soggetti che che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.

Dal 1° luglio di quest’anno, però, alla luce della Legge di Bilancio del 2021, tutti i contribuenti forfettari e minimi che nell’anno precedente hanno percepito ricavi o compensi superiori a € 25.000 sono obbligati ad emettere fattura elettronica.

Dal 1 gennaio 2024, il vincolo di emissione di fattura digitale, verrà poi esteso a tutti gli altri forfettari e minimi fino ad oggi esonerati.

Rimangono attualmente ancora esenti dall’obbligo tutti i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria , quali medici, fisioterapisti, igienisti e altri operatori che offrono prestazioni sanitarie a persone fisiche private.

Le caratteristiche della fattura elettronica

Elementi essenziali del documento digitale sono:

Il formato XML ufficiale;
L’immodificabilità dei dati;
Data e ora del documento;
Firma elettronica del titolare a garanzia dell’autenticità del documento.

Inoltre, come anticipato, le fatture elettroniche devono essere inviate specificando il codice identificativo dell’ufficio di destinazione nel caso di Pubbliche Amministrazioni (Codice Univoco Ufficio) o il Codice Destinatario (o l’indirizzo PEC) nel caso di fatture verso privati.

Il Codice Univoco Ufficio è un codice alfanumerico di sei caratteri che identifica l’ufficio della PA cui indirizzare la fattura elettronica.

Il Codice destinatario invece è un codice alfanumerico di 7 cifre che identifica il canale informatico accreditato al Sistema di Interscambio scelto dalla partita IVA per ricevere le fatture elettroniche.

Fattura elettronica e Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio, dunque, è deputato ad un controllo meramente formale del file XML prodotto, a garanzia di autenticità e integrità del documento.

La convalida dell’Ente è volta, infatti, proprio ad una verifica su formato, dimensioni e validità della firma.

Nel caso in cui la fattura non superi i controlli formali dello SDI, questo scarterà il documento, restituendo al mittente la relativa ricevuta di scarto. In caso contrario, il mittente riceverà una ricevuta che attesterà l’avvenuta consegna della fattura elettronica, con specifiche ricevute (avvenuta consegna, mancata consegna, ricevuta di scarto o rifiuto della PA).

Il codice destinatario nella fattura elettronica

Come sopra anticipato il codice destinatario è un codice alfanumerico di 7 cifre che rappresenta l’indirizzo telematico del ricevente e che viene assegnato dallo SDI ai soggetti che hanno accreditato un canale per l’invio e la ricezione delle fatture.

Il Codice Destinatario che il Provider fornisce alle aziende, andrà comunicato ai singoli fornitori o registrato presso l’apposita sezione del sito dell’Agenzia delle Entrate, Portale Fatture e Corrispettivi, che rimane sempre l’archivio virtuale ufficiale dove andranno a confluire tutte le fatture elettroniche, in ogni momento disponibili per la consultazione.

Qualora questo risulti in qualche modo non reperibile, è stata data dall’amministrazione finanziaria, la possibilità al fornitore, di poter comunque creare ed inviare un documento digitale, ovviando a questo problema in modo da non rallentare e complicare le procedure di fatturazione elettronica.

In questo caso, il fornitore in fase di compilazione della fattura elettronica, dopo aver compilato tutti i campi obbligatori ai fini IVA, ha la possibilità di valorizzare il campo “codice destinatario” con 7 zeri (0000000), quale codice convenzionale.

La fattura elettronica verrà così messa a disposizione del destinatario, che potrà consultarla direttamente sul proprio cassetto fiscale, senza impedire al fornitore di adempiere alla corretta emissione.

I termini per l’emissione della fattura elettronica

Relativamente ai termini di invio dei documenti, è necessario operare un distinguo tra fattura immediata e differita.

Nel primo caso (fattura elettronica immediata), così come confermato dal D.L. n. 34/2019,

questa deve essere emessa e trasmessa allo SDI entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (vendita di un prodotto o prestazione di un servizio) a cui il documento stesso si riferisce.

La fattura differita, invece, dovrà essere emessa ex art. 21, comma 4 lett.a) del DPR 633/72 può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Quanto alla data, l’Agenzia delle Entrate specifica che è possibile indicare come data del documento la data dell’ultima operazione.

La conservazione a norma delle fatture elettroniche

È il CAD (artt. 43 e 44 e 71), alla luce dei relativi decreti attuativi a disciplinarne le regole tecniche della conservazione a norma dei documenti digitali, tra cui rientrano certamente a pieno titolo le fatture elettroniche.

Tale obbligatorietà presuppone specifiche modalità di conservazione delle fatture, regolamentate proprio dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

Il CAD sancisce quelli che sono i requisiti di un processo tecnico che attribuisca valore legale ai documenti e che possa dirsi davvero a norma.

L’obiettivo è garantire veridicità, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici nel corso del tempo, soprattutto ai fini di una successiva consultazione o di una eventuale esibizione fiscale.

Dunque le fatture elettroniche devono essere conservate a norma di legge, e tale obbligo di conservazione ricade sia sull’emittente della fattura che sul destinatario della stessa, ai sensi dell’art. 39 del DPR n. 633/1972.

Le tempistiche della messa in conservazione delle fatture elettroniche vengono bene precisate dal DM del 17 giugno 2014.

La conservazione a norma delle fatture elettroniche e delle rispettive notifiche deve essere completata, per l’anno d’imposta di riferimento, entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali del soggetto contribuente.

Inoltre, ai sensi dell’art 2220 del Codice Civile, secondo il principio generale di conservazione delle scritture contabili, tutte le fatture elettroniche, alla stregua di quelle analogiche, devono essere obbligatoriamente conservate per almeno 10 anni dalla data della loro ultima registrazione.

I vantaggi: perché conviene la fatturazione elettronica

Nata con l’obiettivo di perseguire una maggiore trasparenza e tracciabilità fiscale, il vincolo di emettere fattura elettronica, si rivela, in realtà, un efficace strumento volto ad una maggiore sensibilizzazione digitale, che garantisca, al contempo, fruibilità, semplicità di utilizzo e sicurezza nell’archiviazione e nella gestione dei dati, protetti dal Sistema di Interscambio che raccoglie e monitora costantemente i dati inviati e ricevuti.

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