La conservazione digitale dei documenti di trasporto.

Facciamo chiarezza!

La conservazione digitale dei documenti di trasporto è un tema di grande importanza per le aziende che operano nel settore della logistica e dei trasporti.

La normativa vigente prevede infatti precise regole per la conservazione dei documenti fiscali, tra cui i documenti di trasporto, che devono essere conservati per un certo periodo di tempo.

In questo articolo esploreremo la normativa di riferimento per la conservazione dei documenti di trasporto, come fare conservazione digitale a norma dei documenti di trasporto, quali vantaggi comporta per le aziende conservare digitalmente a norma i documenti di trasporto e le sanzioni previste per una conservazione non corretta dei documenti di trasporto.

La normativa di riferimento

La normativa che regola la conservazione dei documenti di trasporto è contenuta nel D.P.R. n. 633/1972, che disciplina l’imposta sul valore aggiunto (IVA), e nel D.Lgs. n. 127/2015, che ha recepito la direttiva europea 2010/45/UE.

Queste norme prevedono che i documenti di trasporto, come la fattura e la bolla di accompagnamento, debbano essere conservati per un certo periodo di tempo, che varia a seconda del tipo di documento.

In particolare, la normativa prevede che i documenti di trasporto debbano essere conservati per un periodo di 10 anni a partire dalla data di emissione.

Tuttavia, la conservazione può avvenire sia in forma cartacea che digitale, a condizione che siano rispettati determinati requisiti tecnici e procedurali.

La conservazione digitale a norma dei documenti di trasporto

Per fare conservazione digitale a norma dei documenti di trasporto, è necessario seguire alcune procedure e adottare strumenti tecnologici che garantiscano l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dei documenti stessi.

In primo luogo, è necessario utilizzare un sistema di conservazione digitale che rispetti i requisiti previsti dalla normativa.

In particolare, il sistema deve:

• garantire la conservazione dei dati inalterati per il periodo previsto dalla legge,
• l’autenticità dell’origine dei dati,
• la leggibilità dei dati conservati,
• la possibilità di accedere ai dati in modo rapido ed efficiente.

Inoltre, è necessario adottare alcune misure procedurali per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati conservati. Ad esempio, è importante definire un sistema di accesso ai dati che preveda la verifica dell’identità dell’utente che accede al sistema, l’attribuzione di privilegi di accesso in base al ruolo dell’utente e la tracciabilità delle operazioni effettuate.

Quali vantaggi comporta per le aziende conservare digitalmente a norma i documenti di trasporto

La conservazione digitale a norma dei documenti di trasporto comporta numerosi vantaggi per le aziende che operano nel settore della logistica e dei trasporti:

• consente di ridurre i costi di archiviazione e conservazione dei documenti, eliminando la necessità di conservare documenti,
• possibilità di accedere ai documenti in modo rapido ed efficiente. Grazie alla conservazione digitale, i documenti sono facilmente consultabili in qualsiasi momento, senza dover cercare e recuperare documenti cartacei, con conseguente risparmio di tempo e di risorse,
• migliorare la sicurezza dei dati: i documenti cartacei sono infatti più soggetti a smarrimenti o danneggiamenti, mentre la conservazione digitale garantisce la protezione dei dati da accessi non autorizzati o da eventuali perdite,
• semplificare i processi di gestione documentale, riducendo gli errori e aumentando l’efficienza operativa.

Le sanzioni previste in caso di mancata o non corretta conservazione

Passiamo ora a parlare delle sanzioni previste per una conservazione non corretta dei documenti di trasporto.

La normativa prevede, infatti, sanzioni amministrative per le aziende che non rispettano le regole di conservazione dei documenti.

In particolare, le sanzioni amministrative possono andare da una semplice diffida alla sospensione dell’attività dell’azienda, fino al pagamento di multe anche molto elevate.

In caso di mancata conservazione dei documenti di trasporto, la sanzione amministrativa prevista è la perdita del diritto alla detrazione dell’IVA sui costi documentati dal documento non conservato. Questa sanzione è particolarmente pesante, in quanto comporta l’obbligo per l’azienda di pagare l’IVA sul totale del valore della fattura, senza poter detrarre l’IVA pagata sui costi documentati dal documento mancante.

In conclusione, la conservazione digitale a norma dei documenti di trasporto rappresenta una soluzione vantaggiosa per le aziende che operano nel settore della logistica e dei trasporti.

Grazie alla conservazione digitale, è possibile:

• ridurre i costi di archiviazione e conservazione dei documenti,
• accedere ai documenti in modo rapido ed efficiente,
• migliorare la sicurezza dei dati e semplificare i processi di gestione documentale.

Tuttavia, è importante rispettare le regole di conservazione previste dalla normativa, al fine di evitare sanzioni amministrative e penali che possono avere conseguenze anche molto pesanti per l’azienda.

Link utili:

DPR 472/76

DMEF 17 giugno 2014 

Art.2220 CC

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