Gestione PEC: semplifica e ottimizza il monitoraggio delle caselle con YouDOX
Tutte le potenzialità di un vero PEC organizer unite alla conservazione a norma per 10 anni dei messaggi PEC inviati e ricevuti
Da oggi una gestione PEC semplice, organizzata e sicura è alla portata di professionisti, aziende e intermediari fiscali con YouDOX.
YouDOX è il software per la gestione integrata di tutte le caselle PEC aziendali, così come di quelle dei clienti di studio, in un unico ambiente online semplice e intuitivo.
Un PEC manager che semplifica le operazioni di scrittura, lettura, smistamento e gestione delle PEC, garantendo la validità legale nel tempo dei messaggi inviati e ricevuti grazie ad un processo automatico di conservazione a norma certificata AgID – Agenzia per l’Italia Digitale.
Tutti gli utilizzatori della PEC, privati o Pubbliche Amministrazioni, devono infatti per legge provvedere alla conservazione a norma per 10 anni dei propri messaggi e delle relative notifiche, per mezzo di un provider certificato.
Gestione PEC multi-provider e sincronizzazione
YouDOX è una soluzione di gestione PEC flessibile e multi-provider: è infatti possibile configurare per la sincronizzazione una o più caselle PEC di qualsiasi provider.
Nel configurare la sincronizzazione YouDOX consente di stabilire la frequenza con cui dovrà essere effettuato il download automatico dei messaggi dalle caselle PEC attive e di scegliere se recuperare automaticamente tutte i messaggi inviati e ricevuti fino a quel momento, in modo da archiviarli e conservarli automaticamente a norma per 10 anni.
Nel sincronizzare le caselle YouDOX replica esattamente la struttura di cartelle e sotto cartelle presenti e archivia i messaggi indicizzandoli, in modo da consentire ricerche puntuali e una gestione semplificata dei messaggi.
Scrittura, lettura e smistamento dei messaggi PEC
L’obiettivo del PEC organizer YouDOX è facilitare la scrittura, la lettura e lo smistamento dei messaggi PEC, garantendo al tempo stesso sicurezza ed efficienza.
YouDOX permette di creare e inoltrare messaggi PEC da una o più caselle sincronizzate in tutta semplicità e da un unico ambiente online.
Al tempo stesso consente di ricercare, visualizzare e scaricare messaggi PEC e allegati in modo rapido e intuitivo, sfruttando i numerosi filtri a disposizione per ricerche mirate e trasversali alle caselle PEC attive.
Naturalmente ogni utente ha la possibilità di abilitare il tracking di lettura, potendo così contrassegnare i messaggi PEC a cui ha accesso come “letti” o “non letti” e potendo successivamente filtrare le proprie ricerche secondo tale criterio.
Lettore p7m integrato
Il PEC manager YouDOX comprende la funzionalità di conversione automatica dei file p7m allegati al messaggio, siano essi fatture elettroniche, ordini elettronici, contratti o qualsiasi altra tipologia documentale ricevuta in tale formato.
L’eventuale allegato in formato p7m viene reso infatti visualizzabile online e scaricabile in formato in locale senza che sia necessario esportarlo per la successiva conversione.
Gestione PEC collaborativa e tracciamento
Una gestione PEC collaborativa, unita alla possibilità di tracciare le attività di ciascun utente, rappresentano elementi fondamentali per assicurare che documenti informatici dal valore legale come le PEC siano gestiti in modo corretto ed efficiente.
Nel caso in cui le caselle PEC sincronizzate siano gestite da più utenti, YouDOX rende possibile etichettare i messaggi PEC come “Gestiti”.
In questo modo è possibile segnalare al collaboratore la presa in carico del messaggio, evitando sovrapposizioni inutili e ottimizzando i flussi di lavoro.
Ogni messaggio PEC etichettato come “Gestito” riporterà inoltre il dettaglio dell’utente che lo ha preso in carico e la relativa data, consentendo di tenere traccia delle operazioni svolte.
Inoltre, in fase di ricerca e consultazione delle PEC, sarà possibile filtrare e distinguere facilmente i messaggi gestiti da quelli ancora da gestire, risparmiando tempo e definendo più efficacemente le priorità.
Gestione accessi e profili utente
YouDOX permette una gestione puntuale e flessibile degli accessi ai messaggi PEC sincronizzati.
Per ogni utente è possibile, infatti, specificare a quale casella PEC debba avere accesso e con che profilo, stabilendo se debba poter semplicemente consultare e gestire i messaggi ricevuti oppure possa anche creare, inviare o inoltrare messaggi PEC.
In questo modo ogni utente accede alle caselle di sua competenza con credenziali personali evitando che venga condivisa, come spesso accade in modo improprio, la password di accesso.
Grazie alla gestione degli accessi prevista dal PEC manager YouDOX tutti i collaboratori sono quindi indipendenti nella gestione delle caselle secondo i profili a loro attribuiti, evitando così di sprecare tempo per l’inoltro di email via posta ordinaria.
Report e notifiche automatiche
Per garantire la presa in carico dei messaggi PEC in tempi ottimali e consentire un monitoraggio costante di quanto ricevuto, YouDOX permette di attivare in pochi clic la ricezione di report automatici.
E’ possibile, infatti, impostare l’invio di notifiche automatiche ad uno o più indirizzi email aventi come oggetto il riepilogo dettagliato di tutti i messaggi PEC ricevuti nelle ultime 24 ore.
Questa funzionalità del PEC manager YouDOX assicura che l’accesso alle caselle, per la presa in carico delle comunicazioni caratterizzate da valore legale, avvenga sempre in tempo utile.
Cancellazione messaggi sincronizzati e conservati a norma
Tra le funzionalità configurabili YouDOX offre la possibilità di impostare la cancellazione automatica, dalla casella PEC originaria, dei messaggi che risultano già essere sincronizzati e conservati a norma per 10 anni.
In questo modo è possibile liberare spazio di archiviazione sulla casella PEC di riferimento, con la garanzia di assicurare valore legale nel tempo ai messaggi inviati e ricevuti, e conseguentemente evitare che cresca negli anni il canone di archiviazione pagato al PEC Provider.
Conservazione digitale dei messaggi PEC per 10 anni
Per mantenere il valore legale dei messaggi PEC nel tempo e risultare in linea con le disposizioni normative vigenti (Art. 2220 Codice Civile e Art. 43 del CAD – Codice Amministrazione Digitale) è necessario conservare digitalmente a norma le PEC inviate e ricevute.
La conservazione digitale a norma della PEC pertanto porta intrinsecamente con sé una duplice finalità:
- ottemperare agli obblighi normativi ai sensi della normativa civilistica vigente;
- rendere, in sede di contenzioso, i propri dati opponibili a terzi in quanto il documento acquisisce valore legale grazie alla firma digitale e alla marca temporale apposte sui pacchetti di conservazione.
La soluzione di gestione PEC YouDOX consente di conservare automaticamente a norma i messaggi PEC inviati e ricevuti per 10 anni su un sistema di conservazione certificato AgID – Agenzia per l’Italia Digitale prolungandone il valore legale ben oltre la durata del certificato di firma.
L’ecosistema di servizi digitali YouDOX continua a crescere e con la soluzione di gestione PEC mira a snellire ed efficientare la gestione delle caselle aziendali, semplificando e ottimizzando ogni singola attività per consentire a tutti gli attori coinvolti di occuparsene in modo intuitivo, senza perdite di tempo o errori.