Gestione PEC: ottimizza il monitoraggio delle tue caselle con YouDOX
Tutte le potenzialità di un vero PEC organizer unite alla conservazione a norma per 10 anni dei messaggi PEC inviati e ricevuti
Innovazione e sicurezza: il ruolo centrale della PEC nell’ecosistema B2B
La Posta Elettronica Certificata (PEC) si è affermata come uno strumento indispensabile nel panorama aziendale e professionale italiano, offrendo una soluzione affidabile per l’invio e la ricezione di documenti e comunicazioni con valore legale equiparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
La capacità di garantire l’identità del mittente e del destinatario, nonché l’integrità e l’inequivocabilità dei contenuti inviati, rende la PEC una risorsa cruciale per le imprese di ogni dimensione e settore.
In un contesto storico in cui digitalizzazione e sicurezza delle informazioni sono priorità imprescindibili, la PEC si posiziona quindi come uno strumento chiave per semplificare la gestione documentale, ridurre i tempi e i costi di comunicazione e assicurare la conformità alle normative vigenti.
Tuttavia, con l’aumento del volume di comunicazioni, una gestione della mail PEC efficiente diventa una sfida per aziende, intermediari fiscali e professionisti, richiedendo soluzioni innovative per ottimizzare i flussi di lavoro e garantire la sicurezza delle informazioni scambiate.
Oltre la comunicazione: il valore aggiunto di un PEC Manager
Per rispondere a queste esigenze, emerge la necessità di una software per la gestione PEC, progettato per offrire alle aziende e ai professionisti un controllo completo e semplificato delle loro caselle di posta elettronica certificata. Questo software rappresenterà una risorsa strategica per migliorare significativamente l’efficienza operativa e la sicurezza delle comunicazioni certificate.
Un PEC Manager si distingue, infatti, per l’integrazione di funzionalità avanzate che vanno ben oltre la semplice ricezione e invio di messaggi certificati.
La capacità di automatizzare processi ripetitivi e a basso valore aggiunto, come l’archiviazione, la categorizzazione e la ricerca degli email, consente di liberare risorse preziose che possono essere reindirizzate verso attività strategiche, stimolando così l’innovazione e il miglioramento continuo.
Elementi distintivi come il dispatching automatico dei messaggi, il tracking avanzato delle comunicazioni, le notifiche personalizzate in base alle esigenze specifiche dell’utente e la conservazione digitale conforme alle normative vigenti, trasformano il software di gestione PEC in un pilastro per la sicurezza delle informazioni aziendali.
Queste caratteristiche assicurano che ogni messaggio sia non solo gestito con la massima efficienza, ma anche in piena conformità con le leggi e i regolamenti, riducendo i rischi legali e migliorando la governance dei dati.
Inoltre, attraverso interfacce utente intuitive e accessibili, una soluzione software per la gestione della PEC aziendale permette a più utenti, anche in divisioni e funzioni aziendali differenti, di gestire efficacemente i propri messaggi PEC, migliorando la collaborazione interna e riducendo il rischio di errori o di perdita di informazioni critiche.
E’ chiaro quindi come una gestione PEC sicura, efficiente e condivisa rappresenta un investimento strategico per le imprese moderne che vogliono non solo adeguarsi alle esigenze della digitalizzazione, ma anche distinguersi nel panorama competitivo attraverso l’efficienza operativa e la sicurezza delle comunicazioni.
Efficienza, sicurezza e collaborazione: il PEC Manager che stavi cercando si chiama YouDOX
Abbiamo visto come ottimizzare la gestione della mail PEC all’interno di un’organizzazione, garantendo che le comunicazioni siano gestite in modo efficiente, sicuro e conforme alle normative vigenti, sia ora più che mai fondamentale e necessario.
Un software dedicato al PEC Management svolge un ruolo cruciale in questo contesto, offrendo una piattaforma centralizzata per la gestione di tutte le attività legate alla PEC.
Queste soluzioni sono progettate per andare oltre la semplice lettura e l’invio di email certificate, garantendo:
- Automazione ed efficienza
- Sicurezza e conformità
- Collaborazione e accessibilità
- Tracciabilità e reporting
Da oggi una gestione PEC efficiente, organizzata e sicura è alla portata di tutti con YouDOX, il software per la gestione integrata di tutte le caselle PEC aziendali, in un unico ambiente online semplice e intuitivo.
Un PEC manager che semplifica le operazioni di scrittura, lettura, smistamento presa in carico e reporting, garantendo al contempo la validità legale nel tempo dei messaggi PEC grazie ad un processo automatico di conservazione a norma certificata AgID – Agenzia per l’Italia Digitale.
Con YouDOX aziende, consulenti fiscali e professionisti possono finalmente gestire in modo collaborativo e organizzato più caselle PEC dallo stesso portale online, ottemperando agli obblighi normativi di conservazione e preservando il valore legale dei messaggi PEC nel tempo rendendone i dati opponibili ai terzi.
Gestione PEC multi-provider
YouDOX è una soluzione di gestione PEC flessibile e multi-provider: è infatti possibile configurare per la sincronizzazione automatica di una o più caselle PEC di qualsiasi provider di mercato.
Nel configurare la sincronizzazione YouDOX consentirà di:
- stabilire la frequenza con cui verranno scaricati automaticamente i messaggi dalle caselle PEC attive;
- scegliere se recuperare automaticamente tutt i messaggi inviati e ricevuti fino a quel momento, in modo da archiviarli e conservarli a norma per 10 anni;
- Decidere se cancellare i messaggi PEC dalla casella originaria post sincronizzazione: i messaggi una volta sincronizzati e conservati a norma potranno essere cancellati dalla PEC box originaria in modo da liberare spazio di archiviazione.
Nel sincronizzare le caselle YouDOX replicherà esattamente la struttura di cartelle e sotto cartelle presenti e archivierà i messaggi indicizzandoli, in modo da consentire ricerche puntuali e una gestione semplificata dei messaggi.
Scrittura, lettura e smistamento dei messaggi PEC
L’obiettivo del PEC organizer YouDOX è facilitare la scrittura, la lettura e lo smistamento dei messaggi PEC, garantendo massima sicurezza ed efficienza.
YouDOX permette di:
- creare e inoltrare messaggi PEC da una o più caselle sincronizzate in tutta semplicità e da un unico ambiente online. YouDOX inoltre salva in automatico i destinatari delle comunicazioni creando una rubrica clienti utile a velocizzare l’invio dei messaggi PEC.
- ricercare, visualizzare e scaricare messaggi PEC e allegati in modo rapido e intuitivo, sfruttando i numerosi filtri a disposizione per ricerche mirate e trasversali alle caselle PEC attive.
- Impostare, previa analisi tecnica, regole di dispatching automatico per smistare in automatico a specifici utenti i messaggi in arrivo in base a regole predefinite.
- Naturalmente ogni utente ha la possibilità di abilitare il tracking di lettura, potendo contrassegnare i messaggi PEC a cui ha accesso come “letti” o “non letti” e potendo successivamente filtrare le proprie ricerche secondo tale criterio.
Liste di distribuzione e invii massivi
YouDOX semplifica e ottimizza i tempi necessari per l’invio della stessa comunicazione via PEC a più destinatari.
La funzionalità liste di distribuzione consente, infatti, di creare una o più liste di destinatari e di richiamare la lista in fase di invio del messaggio in modo da inviare contemporaneamente la stessa comunicazione.
Lettore p7m integrato
Il PEC manager YouDOX comprende la funzionalità di conversione automatica dei file in formato p7m allegati al messaggio, siano essi fatture elettroniche, ordini elettronici, contratti o qualsiasi altra tipologia documentale ricevuta in tale formato.
L’eventuale allegato in formato p7m viene reso infatti visualizzabile online e scaricabile nel formato originale senza che sia necessario esportarlo per la successiva conversione tramite applicativi dedicati.
Gestione PEC collaborativa e tracciamento
Una gestione PEC collaborativa, unita alla possibilità di tracciare le attività di ciascun utente, rappresentano elementi fondamentali per assicurare che documenti informatici dal valore legale come le PEC siano gestiti in modo corretto ed efficiente.
Nel caso in cui le caselle PEC sincronizzate siano gestite da più utenti, YouDOX rende possibile etichettare i messaggi PEC come “Gestiti”.
In questo modo è possibile segnalare al collega la presa in carico del messaggio, evitando sovrapposizioni inutili e ottimizzando i flussi di lavoro.
Ogni messaggio PEC etichettato come “Gestito” riporterà il dettaglio dell’utente che lo ha preso in carico e la relativa data, consentendo di tenere traccia delle operazioni svolte.
Inoltre, in fase di ricerca delle PEC, sarà possibile filtrare e distinguere facilmente i messaggi gestiti da quelli ancora da gestire, risparmiando tempo e definendo più efficacemente le priorità.
Gestione accessi e profili utente
YouDOX permette una gestione puntuale degli accessi ai messaggi PEC inviati e ricevuti.
Per ogni utente è infatti possibile:
- specificare a quale casella PEC debba avere accesso;
- stabilire se debba poter semplicemente consultare e gestire i messaggi ricevuti oppure possa anche creare, inviare o inoltrare messaggi PEC.
In questo modo ogni utente accede solo alle caselle di sua competenza con credenziali personali evitando che venga condivisa, come spesso accade in modo improprio, la password di accesso.
Grazie alla gestione degli accessi prevista dal PEC manager tutti i collaboratori sono indipendenti nella gestione delle caselle secondo i profili a loro attribuiti, evitando così di sprecare tempo per l’inoltro delle comunicazioni via posta ordinaria.
Report e notifiche automatiche
Per garantire la presa in carico dei messaggi in tempi ottimali e consentire gestione PEC efficiente, YouDOX permette di attivare la ricezione di report automatici.
In pochi semplici clic è possibile impostare l’invio di report automatici relativi ai messaggi PEC ricevuti nelle ultime 24 ore. I report possono essere inviati a più indirizzi email e secondo la frequenza desiderata.
Questa funzionalità del software di gestione PEC YouDOX assicura che l’accesso alle caselle per la presa in carico delle comunicazioni avvenga sempre in tempo utile.
Cancellazione messaggi sincronizzati e conservati a norma
Tra le funzionalità configurabili YouDOX offre la possibilità di impostare la cancellazione automatica, dalla casella PEC originaria, dei messaggi che risultano già essere sincronizzati e conservati a norma per 10 anni.
In questo modo è possibile:
- liberare spazio di archiviazione sulla casella PEC, garantendo il valore legale nel tempo ai messaggi inviati e ricevuti grazie alla conservazione;
- evitare il canone di archiviazione pagato al PEC Provider cresca negli anni in funzione dello spazio occupato sulla casella.
Conservazione digitale dei messaggi PEC per 10 anni
Per mantenere il valore legale dei messaggi PEC nel tempo e risultare in linea con le disposizioni normative vigenti (Art. 2220 Codice Civile e Art. 43 del CAD – Codice Amministrazione Digitale) è necessario conservare digitalmente a norma le PEC inviate e ricevute.
La conservazione digitale a norma della PEC pertanto porta intrinsecamente con sé una duplice finalità:
- ottemperare agli obblighi normativi ai sensi della normativa civilistica vigente;
- rendere i propri dati opponibili a terzi in quanto il documento conserva nel tempo il suo valore legale grazie alla firma digitale e alla marca temporale apposte sui pacchetti di conservazione.
La soluzione di gestione PEC YouDOX consente quindi di conservare a norma i messaggi PEC inviati e ricevuti prolungandone il valore legale ben oltre la durata del certificato di firma.
La soluzione di gestione PEC YouDOX si inserisce in un ecosistema di servizi digitali in continua crescita e mira rendere la gestione delle caselle PEC aziendali più snella, sicura ed efficiente indipendentemente dal numero di caselle e dal volume dei messaggi gestiti.
Non hai ancora messo in sicurezza il tuo archivio legalmente rilevante? Vuoi monitorare e gestire in modo più efficiente le tue caselle PEC? Attiva subito il servizio di PEC Management e conservazione YouDOX
